唐山
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三种角色削“文山”

2017-07-14 10:02:00  浏览次数:

    满宗洲

 

文山会海是党政机关的顽症,它浪费人力、浪费资源,影响工作效率,影响党同人民群众的联系。治理文山会海,必须领导重视,措施得力,常抓不懈。秘书作为领导的参谋和助手,天天与文件、会议打交道,应该在治理文山会海,尤其在治理文山方面,发挥优势,有所作为。下面,我结合当秘书的经历,谈谈在管理、修改和起草公文中应对文山的体会。

 

       管理文件要当好“过滤器”      

 

为领导管理文件,是秘书的重要任务之一,许多文件经过秘书之手送到领导手里。处理这些文件,有两种办法,一是当“二传手”,把所有文件一次送去;二是当好“过滤器”,区别对待,有取有舍。两种办法效果大不一样。

上世纪70年代,,我在南京军区司令部当秘书,先后为廖容标副司令和王恩茂副政委服务。上岗的第一天就领取了一大包文件,这些文件大部分是部队上报的材料和军区机关印发的简报、刊物,只有几份是中央和军区的文件。由于缺乏经验,我把这些文件一次全部送给廖副司令,几天下来,他的办公桌上积起一尺多高的“文山”。有一次,我去送文件,他指着摊开的一大堆文件说:“我工作忙,看不了这么多,你能不能筛选一下,先把最重要的送来?”

首长的提醒,使我改变了做法。领到文件后,自己先浏览一遍,按照轻重缓急进行分类。第一类是需要尽快阅读和处理的文件,主要是中央和军区党委的文件,及来自部队的请示报告;第二类也是必看的文件,但不太急;第三类是与首长关系不大,可看可不看的文件。

对于第一类文件,作为急件单独设一个文件夹,第一时间送到首长手里,有时首长忙,来不及看,还要口头提醒,以免误事;对于二类文件,则不急于送,待首长时间比较宽裕的时候再消化;第三类文件,首长有时间可送去浏览,没时间可不送。

这样,使首长从文件堆里解放出来,集中精力处理大事、要事,提高了工作效率。我体会,首长必看的文件,秘书没有及时送到是失职;首长没必要看的文件,老去麻烦首长也是失职。

 

       修改文件要当好“加工厂”

 

秘书不仅要为领导管好文件,而且对某些文件负有加工修改的责任。一是帮助业务部门修改文件,领导分管的部门也是秘书联系较多的部门,这些部门的文件出台前,喜欢找秘书一起研究,秘书应本着改进文风的精神和“短、实、新”的要求,提出修改意见。二是对已经报来的某些材料,进行加工修改。通过修改,减轻“文山”的负面影响,提高文件的使用价值,更好地为首长服务。

加工修改的方法主要有五种。一是压缩。有时下面报来的材料,内容不错,值得一看,但苦于文字太长水分太多,首长望而却步。这就需要“减肥”,把要点和干货抽出来,使首长一目了然;二是补缺。有的材料反映的问题很重要,但有些关键环节没说清楚,缺胳膊少腿,使人看了摸不着头脑,需要打电话请有关单位进行补充;三是综合。有些会议和大型活动,发简报、资料较多,这些简报、资料反映的问题有相似之处。可以综合几个问题,把有新意的内容摘录出来,送给首长;第四是扩容。有些事情,需要首长和秘书都知道,而且秘书需要了解得更详细,更具体,这就需要扩容。如接到一个会议通知,通知的内容比较简单,只说某年某月某日,在什么地方开个什么会,至于会议的规模、议程、谁主持,谁讲话,以及作什么准备,通知上并没有写,需要秘书去了解,了解的内容不一定都告诉首长,但当首长问及时,可以准确告知;五是核实。对有些材料,特别是来自社会和上网得来的材料,不能轻信,如需送首长要进行核实,以免造成误导。

加工修改的材料,一定要尊重原意,不可歪曲和篡改。这项工作考验着秘书的政治敏感性和政治鉴别力。

 

     起草文件要当好“笔杆子”

 

治理“文山”,不仅要精简文件的数量,更要提高文件的质量,做到可发可不发的文件,坚决不发,把必须发的文件写成精品,这就要在改进文风上下功夫。“假、大、空”是文件常犯三大弊病,也是顽症。秘书要当这种顽症的克星,用“短、实、新”代替“假、大、空”。在这方面我曾走过弯路。

我是在“文革”时期开始当秘书的,当时不少人怕“抓辫子”,写文章抄袭成风,说什么“秘书就是秘密抄书”。我也沾染了这种不良风气,主要是缺乏创新精神,写材料处处找“依据”,“出处”,别人没说的不敢说,别人没写的不敢写。这样写出的材料往往是似曾相识的老面孔,既空洞,又缺乏新意。有一次我写了一篇讲话稿,王恩茂副政委看后批评说:“这个稿子每句话都对,都能找到依据,但是针对性不强,该解决的问题没有解决。你要与下面的同志多研究,把问题找准再写。”首长的批评使我吃了一副清醒剂,以后,我每次受领写作任务,都尽可能抽出时间,到基层调研,在调研中形成新的观点,找到新的材料和新的语言。实践证明,调查研究,从实际出发,是治疗“假、大、空”病的良药。

当秘书前,我在民兵工作处当干事,接触的都是民兵业务。开始给首长写讲话稿,总跳不出业务的圈子,而首长需要强调的形势、任务和大政方针,却很少涉及。结果,首长讲话与业务部门领导的讲话重复、雷同。后来,写讲话稿前,先与业务部门研究沟通,该业务部门讲的,首长不去包揽,该首长讲的部门留出空间。从而提高了讲话的整体水平。

治疗“假、大、空”的弊病,需要从多方面努力,尤其要处理好三个关系。一是保持一致与创新的关系。我们要求讲话、发文都要与党中央保持高度一致,但保持一致不是照抄照转,搞上下一般粗。创新和保持一致是一个问题的两个方面,只有保持一致才能使创新找对方向,只有创新才能使保持一致落到实处,二者互相依存,相辅相成。二是共性与个性的关系。一个会议不管有多少人讲话,都要围绕一个主题,解决一个问题,不能自行其是讲题外的话。但强调共性不是让大家讲一样的话,搞千人一面。讲话者的身份不同,讲话的角度、侧重点和风格也不同。只有把共性和个性结合起来才能把事情办好。三是质和量的关系。任何事物都是质和量的统一。但量大不一定质高,有的人喜欢写长文,追求量而忽视质,有长度没力度,有厚度没深度。我们应大兴短风,在确保质的前提下,尽量把文章写得短些,精粹些。

(作者系中国公文写作研究会顾问、新疆维吾尔自治区党委原副秘书长)

 

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