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《秘书的秘书》有关情况通稿

2018-08-01 15:42:53  浏览次数:

资料目录

1.序言

2.目录

3. 作者简介

4.秘书八项独门功夫

5.会场检查胡氏七法

 

赵兴勤

我与利民相识,说来颇有机缘。那是20世纪90年代,我除承担三届研究生教学任务外,还兼两个本科班“中国文学史”课程讲授。一次,在给本科学生上课时,有同学笑嘻嘻地向我“告密”说,有化学系学生蹭课。当时,本系其他年级学生蹭课是常事,也时有文科其他系学生慕名蹭课,都不足为奇。化学系学生来听古代文学课,则属头一遭,这令我有些惊讶。我当时曾特地走到他的座位前,提醒他为学心无二用,应专心致志,别荒废本专业。他站起来爽快地答道:“放心吧,老师,我不会耽误的!”事后,才知晓他的名字,这便是胡利民。而他的蹭课,一半是志趣使然,对古代文学专业、传统文化是真喜欢;一半为私,他的女朋友崔美荣,就是我所授课班级的学生。他之所以能够准确得知我上课的时间、地点,当然离不开这位“内线”情报。

后来,学校机关一熟人到化学系蹲点,做兼职班主任,对这个聪明精干的小伙子很器重,曾专门向我提及,并推荐他报考我的研究生。因化学专业与我所从事的中国古代文学研究相去甚远,起初并未引起我的足够重视。后来,利民将他发表于相关报刊的文章拿给我,令我刮目相看,很难相信此乃出自“理工男”之手。之后,他夜以继日,发奋苦读,还给刚出生的女儿取名希研,以示考研之决心。看那劲头,似乎不达目的誓不罢休。经过几年努力,克服重重困难,他终于如愿以偿,考入徐州师范大学中文系(现江苏师范大学文学院),成为古代文学专业硕士研究生。三年读研期间,他虽然已成家,但很少请假回两人苦心经营的安乐窝。而端庄贤淑、美丽大方的美荣,对利民给予最大程度支持与理解。她在做好本职工作的同时,细心照顾老人与孩子,付出不少心血。利民自知与科班出身的同学相比,专业基础先天不足,故刻苦攻读,大部分时间都泡在图书馆或资料室,写下数十万字读书笔记,所购置书籍,也将宿舍书橱及上铺堆得满满当当,令人赞叹。

多年来,我与研究生之间处得如家人一般,节假日时常招呼他们到家中小聚,改善一下伙食。直到现在,他们中不少同学还难以忘怀师母张传凤女士做的红烧肉,每每念及,并在网上发表感言。但在治学之途的引导上,我始终坚持一丝不苟,严格得很,时常当堂发问,定期检查读书笔记,令他们不敢懈怠。至研三时,我给利民布置的学位论文题目是《〈聊斋志异〉仿书研究》。这一题目分量很重,论域牵涉面颇广,即使攻读博士学位者以此为论题亦未尝不可,且当时极少有人对此染指,参考文献不易寻觅。利民面对这一令人棘手的课题,在我面前从不流露畏难情绪,而是知难而进,南上北下,博览文献,刻苦钻研,穷原竟委,在较短时间内,就写出初稿送我审读。不料,我读后并不满意,那篇洋洋洒洒七万字的文章,竟然被我一下砍去四万余字。当时已近凌晨,夜幕沉沉,万籁俱寂,我依然打电话把他叫到家里来,就论文完善问题提出许多修改意见。我所批改的那份初稿,据说,他至今仍珍藏箧底,还不时拿出来看看,以提醒自己工作不能丝毫懈怠。功夫不负有心人。这篇学位论文经反复打磨,数易其稿,终凭观点新颖、主题鲜明、论述精到、资料翔实等特点,获得答辩委员会专家好评,以出色成绩顺利通过答辩,获得硕士学位。其后,该篇论文部分章节发表于相关刊物。

我们学校1979年开始招收硕士研究生,1981年成为全国首批硕士学位授予单位。当时,有不少学生都来我校申请学位。研究生招生数量少,要求相当严格。当然,就业也非常看好,绝大部分进了高校,目前很多已成为高教战线骨干、名师。有些则进了机关事业单位。利民有一股闯劲、几分虎气,尚未毕业,就被长江之滨某市机关拟录用。后因连云港市人事部门召唤,他毅然返回家乡应聘,当即被一区政府机关看中,不久又被连云港市政府办公室破格录用。这大大出乎我的意料。倘若缺乏自信,畏首畏尾,他自然难以脱颖而出。

进入连云港市政府办公室工作以后,他从一名普通秘书做起,先后在多个处室工作,服务过多位市领导,扎扎实实、兢兢业业做好本职工作,其间经历了许多,思考了许多,磨砺了意志,积累了经验,对于秘书工作的理解与认识不断得以深化。现在,他将十几年秘书工作心得体会汇编成书。大致说来,本书具有以下几个方面特色: 

一是论述并重,切合实际。利民有着丰富的秘书工作经验,作为过来人,他反思如何做好秘书工作,自然与某些教科书的表述方式有着很大不同。教材编撰者尽管可能熟谙秘书工作机窍,叙述体系健全,但终因缺乏基层实践工作的反复磨炼,在表述上或有隔靴搔痒、过度解读、理论拔高之嫌。本书融入作者长期从事文秘工作的经验与感喟,对该项工作的内在机理如数家珍,信手拈来,娓娓而谈,亲切自然,使文字也有了人文关怀温度,读者容易接受。对于难以操作的问题,利民也不是板起面孔作长篇大论说教,而是以丰富案例为引导,将论述要点融入个案剖析之中,论述并重,将理论表述渗透进工作实践,提纲挈领、直奔重心,令人一目了然,有会于心。这种知行合一的做法,当然是可取的。

二是设身处地,思虑周密。本书虽然再三论及机关公文中各类文体作法、写作技巧,但有时并不局限于文章本身,时而会涉及社会学、伦理学、心理学、哲学等多个领域,又重点论及秘书工作的关键要着,如内在修为、待人接物、言行举止、为人处世、撰文办会、接待服务、工作难点、注意事项、调查研究等多个层面内容。这类事项,恰为大多教科书所缺失或语焉不详。利民性格本有豪放洒脱之特点,而长期秘书阅历,却使其温文尔雅、彬彬有礼的一面得以凸显。我的不少熟人提起他,每每称誉有加,令我很是欣慰。他这一思想性格的养成,与其一直注意提升内在修为密不可分。

三是倾心吐腹,金针度人。利民书中所述,有些是技术层面内容,也是他与文字长期打交道逐渐摸索体悟而来。正因为他在日常工作中处处留神、时时细心,而且不断回望省思,归纳总结,才有这数十万字难得的经验之谈,也才能画龙点睛地揭举出文字工作之真谛。在某种程度上说,这有点近似于金庸武侠小说中所谓“独门秘籍”况味。此外,书中还有很多与秘书工作相关,但一般教科书不愿涉及的内容。譬如,秘书八大特色素质、八项独门功夫、最难干好的七件事、如何与司机相处,以及交友“六慎”、做人“八戒”、接待心得、服务细节诸多内容,一般来说多为意会,难以形诸文字。古人称:“鸳鸯绣了从教看,莫把金针度与人”,而利民偏将此类情感如实吐露,倾心吐腹,张口见胆,金针度人,恰体现出他性格中豪爽的一面,同样难能可贵。美荣在大学本科就读时,就是一位品学兼优的学生,毕业后长期担任语文教学工作,有着很好的文字功底,思虑问题又细致周密,有她加盟本书的写作,自然有助于书稿质量的提高。

四是独立思考、自成格局。利民撰写此书,秉承了当年撰写硕士毕业论文时独立思考的好传统,谋篇布局、措辞遣意始终坚持贴紧当前、落到实处,做到不查网络资料、不脱离实际、不无感而发,虽说是在谈自家体会,但字里行间却闪烁出智慧火花,笔墨所至,多见其良苦用心。虽然不求面面俱到,但是书中所述,无不准确地把握要点,切中肯綮。近年来,他在国内部分文秘专业交流群不时发声,以丰富扎实的秘书实践工作经验、解疑释难的帮传精神,赢得了各地高校文秘老师的认可,同时,也获得一些文秘网友的好评,先后接受兰州大学“《秘书之友》群”、高校文秘专业老师“文秘教育群”邀请,担任网络讨论主持人,无私奉献其独到的秘书工作经验。

几十年来,我一直从事中国古代文学以及戏剧戏曲学的教学与研究工作,与文秘专业从无交集。今年7月,我在上海图书馆蒐访文献期间,利民给我打来电话,谈及请我作序之事。因我对这一专业茫然无知,故不敢应承,婉言以拒。中秋节,利民打电话问候,又提及此事。我想,他不请文秘学者作序,可能是想借此见证一份师生情谊。鉴于此,我勉为其难,往事重提,权作为序。虽未必切题,但总是道出我们师生间一段难以忘怀的记忆,也记录下我阅读文稿的感想与心得。希望利民、美荣贤伉俪,在今后工作中不忘初心,携手共进,做好工作,奉献社会,共同创造属于他们的光荣与梦想!

20171011

于徐州凤凰山东麓倚云阁

(赵兴勤教授为江苏师范大学文学院中国古代文学、戏剧戏曲学专业硕士研究生导师,兼任中国元好问学会理事、中国元代文学学会理事、江苏省明清小说研究会副会长、常州市赵翼研究会副会长等职,在国内外出版专著数十部)

 

素质篇

秘书八大特色素质............................................................3

秘书八项独门功夫............................................................7

熟练掌握公务礼仪............................................................11

如何跟领导学本领...........................................................19

领导赏识八类秘书............................................................23

领导厌恶六类秘书............................................................29

最难干好的七件事............................................................31

单位选秘书四渠道............................................................34

与司机相处五真经............................................................36

秘书交友“六慎”............................................................38

秘书做人“八戒”...........................................................40

办会篇

会议包含哪些要素.....................................................45

如何制定会议方案..........................................................49

如何起草会议通知.............................................................53

如何提高会议成效.............................................................63

如何安排会议桌型............................................................67

如何安排会场座次..........................................................68

会场检查胡氏七法.............................................................70

如何写会议主持词.....................................................72

如何做好会议记录..........................................................80

领导讲话起草概述............................................................83

领导讲话起草技巧..........................................................100

如何筹办好推介会...........................................................115

如何起草好推介稿...........................................................131

如何起草得体致辞..........................................................153

办文篇

怎么写总结.........................................................163

怎么写决议.................................................................175

怎么写决定.................................................................177

怎么写命令........................................................181

怎么写公报...............................................................184

怎么写公告................................................................185

怎么写通告................................................................186

怎么写意见.................................................................191

怎么写通知.............................................................202

怎么写通报................................................................211

怎么写报告.................................................................216

怎么写请示.................................................................221

怎么写批复.................................................................227

怎么写议案........................................................230

怎么写函件.............................................................234

怎么写会议纪要............................................................240

怎么写调研报告.........................................................246

如何修改材料..............................................................266

接待篇

沟通衔接细致准确..............................................303

接待方案精准细致.....................................................306

接待常用资料清单........................................................314

精准测算安排时间.....................................................317

餐饮安排合规要领.......................................................319

餐叙桌次安排规则......................................................322

慎待接待易错环节.......................................................324

做好接待资料归档........................................................329

服务篇

跟领导讲话有技巧...............................................335

怎么给领导提建议......................................................337

怎么做好谈判服务...................................................339

如何玩转工作微信..................................................351

电话接打八大规则.........................................................354

办公室服务不简单...........................................................356

领导活动安排门道......................................................358

陪领导出差必备课.......................................................364

陪领导出国那些事.........................................................375

后记..................................................................384

 

 

 

 

 

 

 

 

作者简介

 

胡利民,19719月生于江苏省灌南县,现为江苏省连云港市政务办党组成员、副调研员。毕业于江苏师范大学文学院,获得文学硕士学位。20008月至20175月在连云港市政府办公室工作,先后任秘书处副处长、综合四处处长、综合二处处长、副调研员。曾在《秘书工作》、《秘书》、《秘书之友》、《应用写作》、《接待与交际》、《中国改革》、《今日中国论坛》、《上海铁道报》等报刊发文数十篇。

崔美荣,19711月生于江苏灌南县,现为江苏省连云港市中等专业学校高级教师,从事中学语文教学以及职业教育、明清文学研究工作。毕业于江苏师范大学文学院,曾在《蒲松龄研究》、《秘书》、《秘书之友》、《应用写作》、《职业教育研究》等刊物发表文章。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

秘书八项独门功夫

 

秘书工作是件技术活、细活,面临各种各样工作要求,没有货真价实硬功夫,很难做得了“瓷器活”,当然也很难安安稳稳混口饭吃。一个很残酷的现实是,在领导眼里基本没有什么秘书不能干的活儿。真正秘书工作远远不是写写画画那么简单,而是专业性、综合性都很强的“最强大脑”技术活,要求秘书必须拥有常人所不能兼备的诸多功夫。择其要者而言之,需要拥有八项独门功夫。

一是拿起笔来能写材料。这是所有秘书都应具备的最基本素质,也是考验秘书称职与否的关键因素之一。这项功夫要求秘书拥有规范扎实的语法功底、清晰明朗的工作思路和清爽流畅的文字表达能力、一点即透不点也能主动思考琢磨的悟性,既要熟悉各类应用文体起草要求,又要熟悉单位重点工作及关键环节,接到任务稍作准备就能驾轻就熟独立起草讲话、文件、汇报等材料,清楚准确表达单位意志,充分体现领导意图。因为起草材料能力十分重要,单位挑选秘书的重要标准就是看其专业背景、材料起草能力及起草材料经历,并要求提供本人起草的材料,判断其文字功底及表达能力,只有材料审核过关后才安排进一步考察筛选,考察筛选过程中还会安排现场撰写材料,让候选者根据提供素材及写作要求,围绕某个主题当场起草材料,再将现场作文与此前材料两相对照,好中选优、优中选好。由此可见,你如拿不出代表作或代表作拿不出手,第一关可能就过不去,也就很难再进入竞争考察环节。诸位如果希望从事秘书工作,平时就得在文字表达方面用心修炼、狠下功夫、多写多练、打下基础,多出作品,最好小有名气。

二是抬脚出去办成事情。秘书在服务过程中经常接受并要圆满完成领导交办的各种事务,做到能办事、会办事、办成事、不出事。领导交办事项既有形形色色的具体小事情,也有某些专项工作事务。对于各类小事情,秘书要根据交代内容第一时间办理到位,切忌夹带个人理解,做到不走样、不越位,按照谁交代、向谁汇报原则第一时间报告办理结果,未经领导授意就不向其他领导多头报告。对于重要工作事项,如果个人难以胜任,就需要组织力量,制定方案,明确任务,落实责任,协同实施。在办理过程中,如果遇到困难或发生其他新情况,秘书就要及时向交办领导请示汇报,做到信息对称、减少差错;遇到需要领导层面拍板决定的事项,更要第一时间向领导请示后再组织实施,不能自作主张、自行其是、脱离视线,防止等到事情弄到不可收拾后再跟领导汇报,那样会让自己、领导及工作本身都会陷入被动局面,造成不良后果。

三是关起门来能做领导。秘书界行话“关起门来做书记”“身为士卒,心为将谋”讲的是秘书要有思想,有思路,勤动脑,善谋划,只有学会从领导角度思考问题、研究工作、安排事务,才能准确理解领导思路,掌握工作重点,分清轻重缓急,理出工作头绪,排出时间节点,跟上领导节奏,符合领导意图。例如,单位一把手秘书要熟悉年度重点工作目标任务、重要节点工作安排、年度工作推进重点难点、重点任务涉及分管领导、重点任务承担部门及其主要负责人、领导年度紧紧抓在手上的关键事项、领导工作思路及指导思想、年度重点工作会议、计划印发的重点文件,等等。一把手秘书就要有一把手视野、胸怀,只有站在主要领导位置才能一览众山小,观览全局工作,有条不紊做好全面服务工作。分管领导秘书则要站在分管领导位置做好服务工作,主要内容同前,不多说了。很多秘书服务领导时间长了,从领导层面考虑工作较其他人员多得多,接触者基本是各级部门负责人,沟通内容主要为领导的各类工作意见,言谈举止不自觉流露出颐指气使的“领导习气”,让基层同志感觉你虽位卑,但总是在发号施令,使人不太舒服。秘书讲话做事要注意方式方法,把握程序规则,待人接物敬人一尺,言谈举止律己三尺,牢记吃亏是福,夹起尾巴做人,营造和谐关系,赢得理解尊重,规避不利影响,防止人家叫你“二号首长”“小市长”“小老总”,让你虽不辞辛苦操劳,但在坊间臭名昭著。

四是迅速理清工作思路。每位领导都希望身边秘书思路清晰、分清主次、反应迅速。秘书接受任务后要根据要求准确理解内容,迅速理出头绪,知道做什么、怎么做、做到什么程度、达到什么目的、需要哪些部门配合,及时准确、清晰完整将任务传达给相关部门,主动做好沟通衔接、跟踪督办和请示汇报,保证交办任务落到实处、圆满完成。如果遇到内容不清、目的不明、节点模糊等不确定情况,秘书要主动向领导请示清楚,确保完整准确理解意图,遇到内容较多或繁杂任务,最好根据领导口授内容整理出书面安排方案,报送领导审阅确认后再通达有关方面,有效规避误传信息、耽误工作、造成被动;不能在不清楚情况下传达指示,更不能使用“大概”“也许”“可能”“最好”等不确定性词语,务必坚持以其昭昭,使人昭昭;不能以其昏昏,使人昭昭。

五是安排工作有条不紊。领导都要分管一定领域工作,需要花费时间精力研究、协调和解决分管领域工作事务。这些工作事务梳理汇总与统筹安排多由秘书具体负责。如何科学合理、妥善周密做好安排领导工作事务呢?笔者在实践中摸索出“事务集中池法”,将领导分管领域内需要近期研究推进的各类事项全部集中到一起,根据部门类别分别梳理排列重点工作事项。每个事项包含工作内容、领导要求等,篇幅短小精悍,甚至片言只语,但求记事清楚就可。“事务集中池”主要有几个来源:领导分管领域的年度及阶段重点事项、会议研究决定需要跟踪督办事项、上级领导交办事项、下级部门提请研究解决事项、领导在审签文件材料时要求会办事项、领导在各类场合交办具体事项、分管领域内当前存在的突出问题与困难、需要争取上级部门关心支持的事项,等等。这些通过不同渠道向领导汇聚而来的事项基本构成日常工作内容,都要秘书根据轻重缓急统筹安排。着重做到“几个一”:各种渠道汇集来的信息全部集中到一个地方(一个人、一个文档)集成汇总,不记到不同笔记本或分散在不同人手里,造成信息不对称或遗漏误事;随时更新事务集中池,第一时间调整信息,同时将已经协调解决的事项剔除出来存档备忘。实践证明,有了事务集中池,很难遗漏丢失工作事务,便于掌握全面工作动态,可以轻轻松松、气定神闲统筹安排工作事务,科学合理提出每月重点及每周工作日程,不至于手忙脚乱、疲于奔命。

六是遇到急事沉稳冷静。秘书要有沉稳可控的心理素质,遇事头脑冷静、处变不惊。尽管秘书工作具有繁重性、复杂性、矛盾性和不确定性等特点,秘书有时还会遇到意想不到的焦头烂额、头绪繁杂、突发应急之事,不论面对多大困难、棘手或紧急的事情,都要保持冷静头脑,并在最短时间研判形势、理出头绪、迅速反应、沉着应对,有效协助领导妥善处置。除天生性格因素及心理素质外,主要依靠平时自觉培养,深入熟悉业务工作,了解应急处置预案,主动观察思考,经常学习思考,善于总结经验得失,全面培养应急处置突发事件及繁重任务的能力、坚强稳定的心理素质,做到各种情况都要有主见,从容应对,不慌手脚,不乱方寸。

七是手里有照能开汽车。这是当前形势对秘书技能的新要求,希望从事秘书工作者及早拿到本本。目前,党政机关实行公车改革,绝大多数领导不再拥有专车及司机,有时需要秘书开车提供保障。企业老总用车丰富多彩,虽然不受公车改革政策限制,但也需要秘书能够开车,提供更多保障服务。某单位筛选秘书就设定“六个必须”条件:必须文笔好、必须身体健康、必须阳光开朗、必须忠诚正派、必须会开车、必须吃苦耐劳。这“六个必须”中哪一项都不能少,否则就做不了新时代合格秘书。

八是拥有说走就走本领。秘书并非都能做得顺风顺水,现实中也有部分秘书长年累月起早贪黑,干白了头、丢了头发、坏了身体,最后在秘书职位上消耗时间过长,丢失了另辟蹊径、再创空间的本领,弄得不上不下、非常尴尬。鉴于此,不得不提醒诸位走上秘书岗位之前就要认真揣摩本条,在秘书岗位上不能丢了业务专长,该拿职称的要拿职称,擅长业务的还要与时俱进,不断提升业务本领,千万不要浑浑噩噩、自废武功,万一脱离秘书职位不致丢失糊口本领。笔者写下此条深感讲得可能重了,但是由衷希望所有读到本段内容的读者,能够掩卷闭目静心而思三分钟,然后再接着往下读。

除上述八大功夫外,秘书还要具有善于处理方方面面关系、多才多艺、理解能力强等素质,力争做成多面手。上述八项功夫对于秘书尤为重要,希望有志于秘书工作的读者狠下功夫,修炼本领,夯实基础,壮大自我,实现价值。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

会场检查胡氏七法

 

坊间有个秘书体顺口溜“领导没讲我先讲,看看话筒响不响”,即指会场检查。筹备会议很辛苦,往往消耗大量时间和精力,经常到会议召开前夕还要处理文稿写作、人员统计、会场安排、材料印刷等繁杂事务。有的秘书此时最易懈怠,懒于亲自检查会场准备情况,结果很有可能临到开会才发现这样那样问题。会议召开前20分钟时间往往是与会者入场时候,人来人往、叽叽喳喳较为混乱。这时发现问题也不易处置,结果不是“吃苍蝇”,就是挨领导批评。从大量惨痛教训看,会前检查不但必不可少,而且必须提前半天时间,上午召开会议必须前日下午就要布置完毕并且检查好会场,下午召开会议最迟要在当天上午10点前布置并检查好会场,才能有备无患、从容不迫。会前重点检查七个内容:

一是话筒响不响。这是首要检查任务。话筒不响是会务筹备工作中最不容易忽视,也是最容易出现问题且直接暴露在众目睽睽之下的要命环节,万一出现问题将直接影响会议效果以及领导讲话情绪。话筒之所以容易出现问题,主要是话筒技术状态做不到万无一失。会前务必逐个调试话筒,确认无误后才能放心。如有无线话筒,还要检查话筒通话质量及驱动电池,防止讲话时突然没电。

二是灯光亮不亮。千万不要以为每个会场都是灯火通明、线路通畅。特别是召开大型会议或在情况不熟会场开会,要特别注意巡查会场灯光照明状态,是否存在黑灯情况,主动与会场保障人员沟通电路最近有无故障,哪里出过问题。如果发现问题,就要与保障人员仔细沟通改进措施。如果会前能检修完毕则可,否则必须斩钉截铁另选会场,千万不要心存侥幸。很多会场出现技术故障并非会前没有发现问题,而是发现问题后没有及时维护到位,心存侥幸结果恰恰出现问题。

三是通道畅不畅。每个会场都有安全通道。秘书要熟悉安全通道位置,万一发生火灾等紧急情况时可以迅速引导疏散撤离。如果筹备大型会议,还要与会场负责人沟通安全通道保障及应急疏散等处置措施。如为跨区域性会议,与会者可能不太熟悉地形,还要检查会议指南是否标示会场紧急疏散通道,看看图示与现场是否符合,是否容易辨认。另外,我们还要现场查看应急灯是否正常发光。

四是席卡齐不齐。实践反复证明,只要有人工操作的地方,就会存在差错概率。差错概率大小与细心程度呈反比。首先,检查席卡纸色是否一致。有些纸张颜色深浅度不一致,摆在一起容易给人花脸感觉,看起来不舒服。其次,检查席卡数量是否欠缺。有些会议需要几百个席卡,打印起来往往发生疏漏现象。这时就要拿着名单对着席卡逐个清点过数。第三,检查席卡名字有无错误。席卡名字打印错误是常有事情。特别是人名,会务人员容易发生对同音字或同形字之间理解误差。第四,检查席卡摆放次序是否正确。会务人员要拿着参会名单及会议通知对照席卡逐个检查排序是否正确,特别是主席台席卡及台下前三排席卡摆放次序不能出现差错。坐在第三排以后的与会人员对次序讲究程度远远低于坐在前三排的,而且出现问题也很少现场嚷嚷,更多是会后跟会务人员提醒通气。规避办法有二:首先,会议名单务必发送邮件或传真纸质件,尽量避免电话通知,防止出现谐音差错。其次,请同事或分管领导到会场巡查,也可有效规避问题。不同的人过滤就可显著规避差错。

五是材料少不少。检查主席台领导的材料,特别是最高领导材料更要对照材料清单逐项过滤。重点检查材料份数是否齐全、是否混杂其他无关材料、装订是否齐整、摆放是否整齐。从实践看,会议召开之前查出材料问题是常有事情。发现问题如果来不及更换就要亲自手写更正。自己发现问题总比领导先发现问题好。领导席前材料有:会议议程、参会名单、讲话稿等。从上到下摆序同此。

六是环境好不好。如在单位会议室召开会议,会场环境总体都在掌握之中,不需过多检查。如果在新地方筹备规模较大会议,就要检查会场及周边交通疏导、环境卫生、潜在危险源、噪音源、人员集散等情况,以备万一发生紧急状况能够应变自如。合格的会务筹备者要比参会人员考虑更多、更广、更远的事情。

七是规定守未守。中央“八项规定”要求精简会议活动,切实改进会风。各地相继出台更为细致规定,都要求会场布置俭朴,一律不摆放花草绿植,不制作背景板,不发文件袋,不摆放水果,不摆放香烟,不悬挂会标与宣传标语,不铺红地毯,不在五星级宾馆和景区开会,不发放纪念品,不安排礼仪小姐,不悬挂彩球及空飘,不挂欢迎标语,少用一次性用品等。会务人员要始终绷紧勤俭节约弦,率先遵守和严格执行“八项规定”,发现不符合“八项规定”之处就要在第一时间纠正,坚决不能放松要求,导致不应有后果。

如果使用PPT投影的话,还要提前调试,反复播放,保证影像清晰、音效良好、播放流畅。

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