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电子公文销毁安全

2016-01-21 18:54:49  浏览次数:

从电子文件的管理全过程来看,电子文件的销毁只是一个很小的环节,它的重要性容易被忽视。实际上,电子文件销毁的范围是否正确、方法是否得当,也会对电子文件的管理产生重大影响,做好这项工作,十分有利于电子文件管理工作的健康发展。

一、到期销毁的必要性和要求

(一)电子公文到期销毁的必要性

由于形成、传输和利用方便,电子文件的数量剧增。尽管这些文件的储存空间远远小于纸质文件,但是,数量庞大的电子文件会增加电子信息系统的负担,既降低系统响应检索访问的速度,也增加维护保管的费用。况且,有些电子文件的确没有长久保存的价值,对这部分电子文件进行销毁是必要的。

(二)电子公文到期销毁的要求

1.及时性。 公文的销毁属于公文处理的一个环节,因此,要秉承公文处理的及时性原则。到期公文不能及时销毁将有可能给公文管理部门造成管理上的负担,增加不必要的麻烦,密级性公文不及时销毁还有可能造成信息泄露。

2.准确性。 销毁公文是因为公文在一段时期以后没有了保存的必要,如果销毁不全,需要销毁的公文没有销毁,这些公文就会被归档,然后转入档案室长期保存,这就增加了档案部门的工作,但这些工作并没有实际意义。如果将一些对日后工作有价值的公文销毁掉,将会影响到公文的查考价值。

3.程序性。公文处理的任何一个环节都要严格按照程序进行,对公文销毁也不是直接将公文烧了或将磁性载体消磁就万事大吉的,而是要经过严格的销毁程序和步骤。

二、到期销毁的范围

电子文件的设备依赖性、信息与载体的可分离性、信息可更改性决定了电子文件的销毁范围、时机、方法和实施者与纸质文件是有区别的。

首先,对电子文件内容价值的鉴定。针对电子文件在归档之前容易“流失”的特点,可尝试“职能鉴定”即以职能为基础进行鉴定的方法。在电子文件形成之前或形成之初进行首次鉴定,通过软件系统进行相关设定,将没有保存价值的电子文件剔除出去。

其次,对电子文件原始性的鉴定,以保证文件的凭证价值。这要考虑计算机技术和电子文件的管理两和载体两个角度进行,因素,主要是对记载电子文件相关特征的记录进行检查,确认电子文件的原始性。

再次,对电子文件保存、识读有关的技术状况的鉴定。主要从信息和载体两个角度进行,检查信息的完整性、载体的完好性。

那些没有保存价值的电子文件,或者虽有保存价值但信息、载体已受损且无法修复的电子文件,不属于归档范围,在履行必要的手续后,可进行销毁。所谓没有保存价值的公文包括以下几种:所有不具备留存价值的公文;无留存必要的重份公文;在特殊情况下不立即毁灭就将造成失密和严重损失的公文;一般性公文的草稿;印制公文过程中形成的校样、印版。

三、到期销毁的类型

电子文件的销毁可分为信息销毁和载体销毁两大部分。电子文件的信息销毁是通过软件系统改变载体的状态,将电子文件数据从记录载体上彻底消除的一种方法。这种方法适用于可重复使用的记录载体,如硬盘、软盘、可擦写式光盘、磁带机等。它的优点是可重复利用载体,节约了资源、经费,销毁方法简单。缺点是,销毁过程具有非直观性,主要是通过计算机软件系统来完成销毁工作,如果销毁不彻底,容易留下失泄密的后患。

电子文件的载体销毁是指将电子文件的载体连同信息一起销毁的方法,主要适应于一次写入不可更改的记录载体及受损伤不可修复的载体。它的优点是销毁比较彻底。缺点是,浪费资源。从目前看,电子文件载体的回收、再生工作开展得不够,还存在着载体的销毁处理会给环境带来不利影响的问题。

对于非保密电子文档可进行逻辑删除,由于电子公文的销毁需要在计算机上进行,因此,可以使用“格式化”“删除”等命令完成销毁工作。需要注意的是,当电子公文在保密范围内时一定要做彻底的毁灭性处置,保证其真正不可复原。如果文件储存在不可擦除的介质上(如只读光盘等),必须将载体一并销毁并在网络中彻底清除。

四、到期销毁安全措施

(一)充分利用计算机技术对公文进行销毁。

彻底清除计算机上的电子文件一般要执行如下操作:删除文件进“回收站”,再到“回收站”中删除一次,或清空“回收站”;或者按住Shift键不放,再按Del键。很多人以为这样就完全清除了计算机上的文件痕迹,因而降低了计算机的安全防护措施,很多泄密也由此产生。其实,上面的操作并没有真正彻底删除文件,这些文件在硬盘上占有一个空间,文件被删除后,如果没有新的文件来重新填补这块空间,理论上都可以从这个空间中恢复被删除的原文件。这方面的软件很多,如Final-DataEasyReeove斗等。如FinalData,这个软件不但可以恢复普通文件,还可以恢复被彻底删除的电子邮件,被格式化了的硬盘分区中的文件等,使用者只需选择需要恢复文件所在的硬盘分区—设置恢复范围—最后保存恢复结果三步操作,另外就是要给予一定的时间。如将几个拯救软件配合使用,恢复的成功性还要高。文件被误删除,这个软件的正面作用是最大的,但如果非法者使用此软件,就会造成泄密事故。为了解决被非法恢复的问题,应使用其他软件进行相应处理,这类针锋相对的软件主要有NoaonWipeinfoCleanDiskseeurity等。后者采用最多达35次硬盘自由空间擦写的技术进行文件残留信息清除。即使用恢复软件恢复,得到的也只是无用文件,或只有文件名而没有内容。另外,在公用计算机中,由于硬盘分区是所有用户共有的,只有将文件存于“我的文档”或在计算机桌面上新建的文件夹中才可以保证文件的独占性,但这并不安全。要学会给文件夹加密,并防止被修改或删除等恶性操作。Windows本身不提供这些功能,这就要用到“紫电文件夹保护神”、“文件加密精灵”这样的第三方软件。安装软件后,会在“我的电脑”或“资源管理器”的右键菜单中添加“加密”、“解密”等命令,将自己的重要文件置于任一硬盘分区的文件夹中,就可以设置密码或解密文件夹了。加密后的文件夹中不显示任何文件,删除文件夹时将提示出错信息,无法删除,这样可以最大限度地保护自己的文件。

(二)制定严格的公文销毁程序。 

一般来说,公文销毁主要包括以下几个步骤:1.由文书部门组织对公文进行鉴定;2.确认应销毁后,逐文逐件核定造册;3.呈请本机关或上级机关有关领导审定批准;4.获准后再行销毁。公文销毁期间要有2人以上在现场监销。





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