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郑州市电子公文档案中心的实践与思考

2014-03-25 10:30:15  浏览次数:

郑州市电子公文档案中心是河南省第一家成功建立的电子文件中心,目前已实现:实时接收郑州市政府电子政务系统所产生的各类电子文件,集中采集、实时归档、统一管理、发布到政务网与外网上,提供利用服务。本文介绍了中心的建设背景、详细内容,并指出建设过程中的经验与不足。由郑州市档案局所建设的郑州市电子公文档案中心,在全国范围来看,建成较早,于200662通过专家验收。到目前为止,已成功运行了两年多,接收数据3万余条,在社会上引起了很大反响,效果良好。

  在这几年中,笔者全程参与了该项目的酝酿、运作、方案论证、启动、招标、协商、修改、验收、维护、数据更新等全过程,对于电子文件中心这一档案部门在电子时代的创新,有较深入的实践和体会。  

  郑州市电子公文档案中心的建设背景  

  电子文件中心是在电子政务发展和政务信息公开政策的推动下应运而生的。电子政务建设是电子文件中心问世的直接动因。随着OA的实施和扩展,各级政府通过OA系统形成大量电子文件。与传统纸质文件不同,这些电子文件具有载体易损、信息易变、形式多样和记录虚化等特点,其形成后必须及时、妥善地加以管理,否则便可能对日后的档案完整造成无法挽回的损失。为此,近年来文件形成者和档案管理部门都积极致力于电子文件保管模式的探索,电子文件何时归档、如何归档、现行电子文件管理机构是否设置、如何设置等问题争论不断。网上电子文件中心的建设,正是对电子政务发展的现实响应,是对政务环境下现行电子文件管理、利用模式的一种尝试。

  政务公开政策的推行强化了建立电子文件中心的需求。自上世纪末开始,随着市场经济的发展和民主意识的加强,政务公开、政务信息公开在法律条文中逐步体现。我国《政府信息公开条例》也开始从200851日正式实施。通过适当的形式向公众开放政府信息成为时代的要求。作为政务信息主要载体的现行文件,尤其是大量电子文件的开放问题被提上了议事日程。而近年来郑州市政务网的逐步扩展,恰好为现行电子文件的集中发布提供了可靠、高效的技术环境。郑州市电子公文档案中心正是在这一社会背景和技术条件下问世的。  

  郑州市电子公文档案中心的建设内容  

  电子公文档案中心,是电子政务的延伸,同时又是数字档案馆的有机组成部分。由于资金所限,我们将电子公文档案中心的建设分为两期,第一期已实现:实时接收郑州市政府电子政务系统所产生的各类电子文件,集中采集、实时归档、统一管理、发布到政务网与外网上,提供利用服务。第二期将在电子公文档案中心的基础上实施电子档案接收及馆、室一体化建设。

  电子公文档案中心的详细功能包括:采集郑州市政府电子政务系统(外部系统)的电子档案数据(包含十类公文类型),实现集中采集,实时归档,提高政府办公效率。采集过程中原始数据中已存在的元数据字段自动著录,减少档案员的工作量。

  (1)实现现行文件中心的文件上载、审核、整理、发布、查询和统计。

  (2)功能设计上相对独立、完整,同时又是“郑州市数字档案馆”系统框架的一部分,实现与数字档案馆无缝连接。

  (3)实现信息查阅功能。可通过电子公文元数据、文件内容进行组合检索。

  (4)实现文件发布功能。将本系统内管理的可公开电子公文档案发布为静态文件,机关工作人员、公众和企业通过郑州市档案信息网和政府互联网门户网站“中国郑州”实现网上查阅,更好地为全市各级机关政府公务员以及社会各界提供服务。

  (5)提供其他档案管理软件的数据导入接口。   

  电子公文档案中心的建设原则:   

  一是开放性和可扩展性。郑州市电子公文档案中心系统要实现与网站系统、市档案局统一数据平台的集成,下属的系统接口问题,从应用的角度考虑,开放性和可扩展性是其一个重要的原则。

  二是易用性和易管理性。遵循XML数据规范,采用可扩展标记语言XML作为应用系统标准的数据交换格式,满足其自描绘、结构化、交换性、扩展性特点。

  易于扩充升级,既满足当前的业务需求,又为今后的扩充留有空间。系统要提供扩展接口(比如程序开发接口,数据移植接口)。

  系统在使用界面上遵循郑州市电子公文档案管理人员的工作习惯, 界面友好易于操作。

  三是安全性。保证档案著录、查询等操作的身份认证、信息完整性、机密性和不可否认性,实现统一用户权限管理。

  四是稳定可靠性。系统设计选择业界稳定可靠的技术和架构,包括操作系统、数据库、数据管理与存储、信息发布、信息安全等技术。五是技术先进性。系统需要有先进的技术做保证,不会因技术不断更新而落后,同时还要保持系统的持续可扩展。 总体架构:采用B/S结构,J2EE/JAVA技术支持多种平台;数据库采用Oracle;应用服务器采用WebLogic/Tomcat。整个网络搭建经过专家的严格论证,完全能满足现

在的实际需求和应用,符合现在流行千兆骨干网络的结构,并能满足未来几年的发展。

  网络结构、部署结构及系统结构如下图1、图2、图3:   

  创新之处:本系统采用基于模板的网站发布技术,用户可以定制各自的模板,再与网站栏目相关联,通过对系统中的文件的发布,实现了网站栏目的自定义和网站信息的自动发布;

  本系统提供高级检索、全文检索,在高级检索中,用户可以选择所有可用于检索的字段,并且按照逻辑关系的先后添加查询条件,或者添加条件组。同时还提供了快速查询界面的定制功能,便于用户快速实现;

  本系统提供的二次开发接口是通用的开发接口,它可以实现与各种应用系统的衔接。系统提供通用的XML数据接口,支持档案系统各个单位间移交、接收档案,以及与其他办公自动化、档案年报等应用系统的数据交换。二次开发接口基于纯Java技术实现,采用了面向对象的设计方法。采用Java进行编码,采用J2EE的架构。数据都是以XML的方式提供。这样的数据结构屏蔽了数据的差异性,以便在网络上传输。

  效益:有利于将档案信息资源转化为生产力,是郑州市档案局参与电子政务的重要组成部分,在推动郑州市经济的发展,提高郑州市的竞争力,吸引外资,促进经济转让与推广等方面有着积极的作用;提高了查询速度,一次查询只需几秒钟;延长了保存期限,100年以上,保真性高,而一般纸介质只能保存10年左右;内容更加全面完整,不仅包含档案目录信息,也完整包含了具体的信息内容;实现7×24小时的实时在线,全球任何角落的使用者都可以访问自己所需的档案资料;档案信息资源的在线接收为各立档单位节约了大量的人力、物力,节约了大量宝贵的时间,提高了效率,其间接的经济效益也非常的巨大。  

  郑州市电子公文档案中心成功的经验  

  1、找准定位

  电子文件中心,要干什么,能干什么,这个问题首先要搞准。有了明确的需求,可以说项目成功了一半。电子文件中心,可以建成数字档案馆,可以建成电子文件备份中心,可以建成窗口式电子文件查阅室,应结

[论文网 lunwen.nangxue.com]合本地电子政务发展实际,及资金情况,统筹规划,不可一哄而上,贪大求全。

  如果本地正在开发电子政务系统,可由档案部门提出增加归档管理功能,这样与电子政务系统结合紧密,电子政务系统建设成功了,电子文件中心也建立好了,应该是比较理想的方案。

  如果已有电子政务系统,就必须修改政务系统,以便从中接收数据。

  2、取得市政府领导支持

  档案部门是一个弱势部门,这个项目又与电子政务结合紧密,没有市政府领导的高度重视,统一协调,是难以成功实现的。  

  “善弈者谋势,不善弈者谋子。”郑州市档案局领导班子积极协调与市政府关系,争取把档案信息化工作纳入全市信息化建设总体规划。郑州市电子公文档案中心就是市档案局根据郑州市政府郑政[2005]4号文《关于郑州市2005年度电子政务建设和应用任务的通知》的精神进行筹备的。此项目的实施由市政府统一安排,统筹资金,前期投资已达50余万元,在建成后每年市财政还将拨付15万元运行费。这为项目的成功实现打下了坚实的物质基础。

  3.慎重选择公司,制定合理方案

  郑州市档案局领导非常重视这个项目,下决心一定要将它建好,为此,专门于200573日召开了郑州市电子公文档案中心设计方案评议会,结合郑州实际,把握时代脉搏,初步确定了“郑州市电子公文档案中心”的方案。

  20051110日郑州市政府采购中心对郑州市档案局电子公文档案中心项目进行了公开招标,由技术力量雄厚、售后优良、有相关开发经验的北大方正研究院中标。方正公司有多个拥有自主产权的产品,如全文检索、导库软件、数字水印技术等,又参与了国家档案局《电子文件管理细则》的制定,在技术先进性的把握上又上了一个新台阶。

  整个开发过程文档严格遵照CMM标准执行,项目开发有合理的开发计划和详细的进度安排计划,提供了专业、高效的人力资源保障,严格控制项目风险,售后服务及时、可靠。最终验收时,专家给予高度评价,这与我们选择了一家好的开发商是分不开的。

  4、做好与电子政务系统的数据接转工作 我们深知,整个系统是从电子政务系统中获取数据的,因此与电子政务系统的接口是否安全准确运行,是项目成功的关键。郑州市档案局、开发“电子公文档案中心”的公司(即北大方正)、开发“政务系统”的公司、负责电子政务的郑州市政府办公自动化中心四方主要负责人及技术人员一起研究,制定了数据接转方案,

用以指导双方开发人员基于共同的文档实现数据衔接,两系统通过Oracle数据库交互,开发“政务系统”的公司将政府电子政务系统数据导出到Oracle数据库,北大方正从数据库中提取公文信息。

  签署协议,规定方案为《郑州市电子公文档案中心需求规格说明书》不可分割的组成部分,具有同等的法律效力。方案文本原件一式四份,甲乙双方(即郑州市档案局、开发“政务系统”的公司)各持一份,郑州市政府办公自动化中心、北大方正各持一份。从法律角度限定开发“政务系统”的公司按时、保质保量地修改电子政务系统。

  当然,郑州市电子公文档案中心也有不足之处,如由于资金有限,未能实现异地备份;数据格式不统一,现在电子公文档案中心的数据有:html,txt,doc,pdf,gd,s2等文件格式,需要用户下载多个浏览器,不太方便。有些格式是版式文件,如市政府文件经常采用书生格式(gd后缀),不能实现全文检索。虽然也可以将书生文件格式转为文本文件格式,但会丢失版式。因此,如何在保持文件“原汁原味”与实现全文检索间实现平衡,应该是以后的研究课题。

                                      (作者单位:郑州市档案局)

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