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电子公文归档和移交数据结构研究

2014-03-25 10:19:02  浏览次数:

汤荣宏

随着网络信息技术手段的不断应用,我国各级行政机关、企事业单位所使用的办公自动化系统品种繁多,档案管理系统种类也与日俱增。目前,办公系统与档案系统已经形成了各自功能十分完善的业务平台,都拥有自己的系统软件、数据库系统、管理方式和数据标准。但是,因为标准不统一而导致系统间互联互通不畅、共享程度低、归档管理弱化等现象,在各级国家行政机关早期信息系统建设中普遍存在,难以保证数据的真实性、完整性和有效性。

  以天津市为例,各委办局所使用的办公与档案系统并不具有真正意义的文档一体化、馆室一体化功能。据不完全统计,各单位自行开发的办公自动化系统已占七成,统一外购的仅占三成;这些系统产生的电子文件格式多达20余种,列居前5位的分别是DOCJPEGTXTTIFFPDF等格式,而这些文件格式相互间至少需要交换10多次才能达到完全的数据共享。不仅如此,很多系统的归档功能还相当弱化,造成机关档案室难以接收和管理电子文件和电子档案,各级国家综合档案馆、专业档案馆面对系统各自独立、数据格式各异的电子文件,无论是收集整理,还是保管利用,都十分困难,无法完成电子档案的顺利接收,更不能实现档案信息资源的完全共享,形成很多“信息孤岛”。  

  电子公文归档和移交数据结构研究的思路  

  为突破公文与档案信息流动的阻塞,突破部门之间与地区之间的纵横限制,解决应用系统现存的大量“信息孤岛”和归档信息资源管理与利用问题。天津市档案馆2005年承担了国家档案局《电子公文归档和移交数据结构研究》科研项目,并于2006年获国家档案局优秀科技成果二等奖。在研究过程中,天津市档案馆针对电子文件形成系统存在异构性的现实问题,借助新技术手段,以目前最先进的XML语言作为电子公文信息的描述工具。从标准入手,来解决电子文件归档和移交信息跨平台的传输。主要围绕归档和移交数据和处理方式及描述方式的标准化展开研究,制订出一套较为详细科学的数据描述技术标准,即《基于XML的电子公文归档数据结构规范》和《基于XML的归档电子公文移交数据结构规范》。

  由于归档和移交环节是实现文档一体化、馆室一体化应用的重要环节,在异构系统实现电子文件的归档和移交,将涉及办公业务系统、档案室管理系统和档案馆管理系统之间的数据交换和共享。为了有效地捕获电子公文从开始起草到最后永久保管或销毁运转过程形成的电子公文及其元数据,需要从归档环节及移交环节,分别制定基于XML 的电子公文归档和移交数据结构,实现电子公文和电子档案的平滑链接,为各级档案部门解决电子公文的归档存储和利用问题提供借鉴。

  其具体思路是:从技术上要求各立档单位与档案管理部门在同一标准指导下,解决不同系统和软硬件平台带来的信息共享和数据交换困难等问题。即:在各立档单位与档案主管部门之间,提供一个数据结构接口标准,利用中间件技术,完成在归档环节从办公系统导出归档数据,并对其管理与维护,再由机关档案室将这些归档数据移交到综合档案馆,来实现归档文件目录信息、电子原文和元数据的跨平台的传输,并在归档和移交过程中将所有电子文件及其元数据进行封装,确保归档和移交电子公文及相关信息的真实性、完整性和可靠性,实现异构系统的平滑对接。  

  电子公文归档和移交数据结构的主要内容  

  由于XML 既可以面向文档,又可以面向数据。在电子文件管理中,当 XML 面向文档时,其所描述的对象就是电子公文的逻辑结构,即根据逻辑含义对电子公文进行划分和再细分所构成的各逻辑元素之间层次关系。其中,电子公文的逻辑元素就是构成电子公文的一个个单位,如标题、章、节、段落等。所谓的电子公文结构化,就是指运用标准化的置标语言对电子公文的逻辑结构进行规范化置标的过程,这样所得的电子公文的文本就被称为电子公文的结构化文本。它的具体实践主要体现在国家电子政务标准化组织拟定的一系列基于XML的电子公文格式规范中。我们制定的规范没有对电子公文的结构采用XML语言进行描述,只针对电子公文的版式做了相应规定,允许采用PDFCEBSEP格式等多种版式文件作为电子公文的通用格式,目的是在文档结构方面应与将要出台的国家标准保持一致。

  而对于电子公文归档和移交数据结构而言,在电子文件管理中,当XML面向数据时,其所描述的对象就是电子公文相关数据之间关系的结构,就是指运用标准化的置标语言对电子公文的归档数据和移交数据的各逻辑元素之间层次关系进行规范化置标的过程,这样所得的电子公文数据的文本就被称为电子公文数据的结构化文本。例如:文件级目录、归档文件属性、元数据及日志文件待等数据文件均可采用XML语言进行结构化描述,它们之间的关系,各自具备的数据项、数据类型、数据长度等,都可以在XML文件中进行规范。

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