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《河北省党政机关公文处理工作实施细则》内容解读提纲

2014-04-18 15:20:57  浏览次数:

中共河北省委、河北省人民政府今年626日印发的《河北省党政机关公文处理工作实施细则》以下简称《实施细则》)已于今年71日正式施行。《实施细则》与河北省人民政府20001228印发的《河北省国家行政机关公文处理实施细则》内容、格式变化情况解读如下。

一、《实施细则》内容变化情况

《实施细则》共有15个文种,分别是:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

原《河北省国家行政机关公文处理实施细则>(冀政〔2000〕号)中的13个文种,在《实施细则》中均保留没有变动,将原“会议纪要”改为“纪要”。此外增加了决议、公报两个法定文种(主要由党委系统发文使用)。

同时增加了10个非法定文种,包括讲话稿类、计划类、规章类、总结类、调研建议类、礼仪类、书信类、告启类、记录类、契约类。

第一章“总则”部分第七条增加了“各级党政机关办公厅(室)主管本机关的公文处理工作,负责制定和组织实施公文处理工作规章制度,对下级、同级机关的公文处理工作进行业务指导、督促检查。”

第八条增加了“各级党政机关应当设立文秘部门或者指定专人负责公文处理工作。”“部门、单位根据工作需要设立文秘机构或者明确相应机构由专人负责公文处理工作。”

第九条增加了“各级党政机关应当加强公文处理业务培训。党校、行政学院应当把党政机关公文处理工作内容纳入干部培训教学计划。公务员招考应当有公文处理工作知识。”

第四章“行文规则和规格”部分第二十一条增加了“党政机关行文必须遵循行文规则和处理公文的行为规范,正确处理行文关系,准确把握行文方向,以恰当的行文方式行文;必须坚持规则执行的强制性、与文种的关联性、与行文关系的对应性;必须严格规范,按照行文规则、行文规程操作,提高行文效率;必须确有必要,讲求实效,注重指导性、针对性和可操作性。”

第二十二条增加了“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。必须正确处理行文关系,按照隶属关系和职权范围行文,按照党政机关之间的领导关系、指导关系、管理关系、协作关系等决定行文依据、公文内容、文种使用、文字组织等。”

第二十三条增加了“向上级机关行文,应当遵循以下规则:(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。”

增加了“下级机关的请示事项,如需以本机关名义向本机关的上一级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报。”

增加了“请示事项应当是须经上级机关审查批准的事项。1.请示应当一文一事,并附有情况说明、背景材料等。2.请示机关和受理机关应当具有直接的隶属关系或者业务指导关系。3.请示事项涉及其他部门职权范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经协商未能取得一致意见的,应当在请示中说明。4.受理请示,上级机关可以本机关名义批复或者批转,也可授权办公厅(室)办理或者函复。”

增加了“除上级机关负责人直接交办事项外,应当按程序以行文机关的名义报上级机关,不得以本机关名义向上级机关负责人个人报送公文,不得以本机关负责人个人名义向上级机关报送公文。”

增加了“党委、政府部门管理的企事业单位应当向其主管部门行文,不直接向党委、政府行文。”如省属企业可通过省国资委向省政府行文,不能直接给省政府行文;省属高等院校可以通过省教育厅给省政府行文,不能直接给省政府行文。

增加了“对违反行文规则上报的公文,上级机关的文秘部门可退回呈报机关。”

第二十四条增加了“需经政府审批的具体事项,经政府同意后,可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意。”省政府部门报请省政府审批的具体事项,或涉及省政府部门一般工作的,报请省政府领导同意后,以部门名义向省政府其他部门或设区市、县(市、区)政府行文,文中注明“经省政府同意。”

增加了“涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销,造成严重后果的,追究有关人员责任。”如一个省政府部门发文涉及多个部门职责的,必须主动征求相关部门意见,会签同意后方可向下行文。如几个部门联合向下行文,其内容协商会签一致后方可向下级对口部门行文。未经省政府同意,不能擅自向设区市政府、县(市、区)政府发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。

第二十六条增加了“除办公厅(室)外,部门、单位内设机构一律不得对外正式行文。”省政府部门除了办公室外,其他内设业务处室一律不得对外正式行文。

第三十条增加了“按照精简、高效原则,严格控制发文数量,没有实质内容的、可发可不发的、重复的、照抄照转的一律不发;严格控制文件篇幅,力求少而精、短实精活新,文约事丰,除法规类、规范性公文外,一般公文控制在4000字以内幅度。”“严格控制行文规格,可由部门发文或者部门联合发文的,不再由党委、政府及其办公厅(室)印发,可由党委、政府办公厅(室)印发的,不以党委、政府名义行文。”省政府部门报送省政府领导批示的事务性公文,经省政府领导批示同意后,可由部门发文或几个部门联合发文,根据内容发至设区市或省政府有关部门,文中注明“经省政府同意”。

在严格控制发文数量方面,增加了不予发文的具体内容:“(一)国家法律法规、党内法规、规章已作出明确规定的;(二)现行文件规定仍然适用的;(三)贯彻上级文件精神没有新的贯彻落实举措和政策规定的;(四)一般性工作会议上已印发材料的;(五)一般性调查报告、典型经验材料等;(六)通过当面协商、电话沟通或者其他信息化手段能够解决问题的。”

第五章“公文起草”部分第三十二条增加了“改进文风,突出指导性、针对性、可操作性,强化务实管用,力求准确、精练、简短。”在省政府部门代省政府或省政府办公厅草拟的文稿中,尽量减少讲空话、套话、废话。反对“长、空、假”的不良文风,提倡“短、实、新”的优良文风。

第三十四条增加了“公文涉及其他地方和部门职权范围内的事项,起草单位应当征求相关地方和部门意见,力求达成一致。经协调仍不能达成一致意见的,起草单位应当列明各方理由和依据,提出倾向性意见和建议,报请发文机关决定。”

第三十六条增加了“起草代拟稿应当经党委、政府或者党委、政府办公厅(室)授权,未经授权的,应当事先书面请示并经同意。”

第六章“公文审核”部分第三十七条增加了“公文文稿应当由发文机关办公厅(室)进行核校,对拟发公文进行审查、核准、把关、修改、校核,拟定发文形式规格、密级和保密期限、紧急程度、主送机关和抄送机关、发布层次和传达范围等。”

第三十九条增加了“经审核不宜发文的公文,应当退回起草部门或单位,并说明理由。”

增加了“会议审议。需要发文机关会议审议的重要公文文稿,应当进行前置审核。起草部门或单位在审议前10个工作日,将文稿送发文机关办公厅(室),重点审核发文的必要性、可行性、重大政策措施的协调一致性、可操作性。前置审核后,存在问题的,发文机关办公厅(室)提出意见,经批准后由起草部门或单位进行修改;无异议的,发文机关办公厅(室)提交审核报告,提出审议建议,经批准后由起草部门或单位按程序提请发文机关会议审议。”

今后凡提交省政府常务会议审议的政策性文稿,起草部门报省政府办公厅业务处后,都要会同法规处对文稿内容、格式进行前置审核,由法规处提出审核建议,凡是符合行文规范的文稿,法规处长签字后,由业务处按照程序报批,经省政府主要领导同意后,提请省政府常务会议审议。省政府常务会议审议通过的文稿,由主办部门向省政府提出发文请示,报送办公厅业务处室先行审核,再由法规处按照发文程序进行审核报批。

增加了“未经发文机关办公厅(室)审核的公文文稿,不得直接报送发文机关负责人签批。”今后省政府部门制发的文件,包括上报省政府的公文、下发的政策性文件,都要经本机关的办公室审核,对文稿内容、格式、行文方式、发送范围等进行严格审核,如果需要向社会公开的公文,省政府部门向省政府报送请示时,明确提出“此文可以向社会公开”的内容。经办公室审核准确无误后,再正式编号印发,不能出现不规范的文字、格式方面错误。

第七童“公文签发”部分第四十八条增加了“不得倒流报送、倒流签发拟发公文。未经办公厅(室)审核把关的拟发公文,领导同志一律不予签批发文。拟发文起草单位、办公厅(室)文秘机构不得将未经审核把关的拟发公文直接报送领导同志签批发文。”

第八章“公文发布”部分第五十二条增加了“标注‘公开发布’的文件,经批准,由办公厅(室)通知有关新闻单位发布。公开发布的时间、形式和渠道由发文机关确定,并安排好相关工作。公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力;公开发布的公文,除印少量纸质文件存档外,不再普遍印发。”

增加了“没有标注密级或标注‘公开发布’的文件有关内容,在公开发布前,不得在公开的文件资料、出版物、会议和新闻媒体、互联网上使用。”

增加了“未标注‘公开发布’的文件,如需公开发布,有关单位应当书面请示发文机关。涉密公文公开发布前,应当履行解密手续,坚持‘先审查、后公开’和‘一件一审’。未经批准,任何单位不得擅自公开发布公文。”

增加了“政府系统公文的公开发布,依据政府信息公开有关规定办理。”

第五十三条增加了“加印公文,用文单位在公文送审时或者送印前1天,向发文机关书面申请,说明加印理由、份数、发放范围、管理办法及责任人等,经发文机关负责人审批同意后加印。”

第五十六条增加了“公文一般不作为会议资料印发,确需会上印发的,应当明确管理责任人,在会议结束时即行收回。会议同意带走的公文,与会人员应当及时交本机关机要文件室。”

第五十七条增加了“公文应当严格按照发布层次规定的传达阅读范围发放。公文只发组织,不发个人。任何单位和个人不得擅自扩大和缩小公文的印发传达阅读范围;需要变更的,应当经发文机关批准。”

第十一章“公文保密”第七十条增加了“省级党政机关及其经授权的机关、单位可以确定绝密级、机密级和秘密级公文;设区市一级的党政机关及其经授权的机关、单位可以确定机密级和秘密级公文。具体的公文定密权限、授权范围由国家保密行政管理部门规定。执行上级公文确定的秘密事项,根据所执行公文的密级确定。如涉密公文定密等级超出本机关定密权限,应当先行采取保密措施,并立即报请上级机关确定;没有上级机关、单位的,应当立即提请有相应定密权限的业务主管部门或者保密行政管理部门确定。公安、国家安全机关在其工作范围内按照规定的权限确定涉密公文的密级。”

第七十一条增加了“机关主要负责人和分管负责人为公文定密责任人,主要负责人对公文定密工作负总责。机关负责人一经任命即是本机关的公文定密责任人。省级党政机关和重要涉密单位以及有特殊保密要求的机关单位,可以增加其他指定人员为定密责任人。机关负责人和定密责任人对本机关公文的密级和保密期限的确定、变更及解除负责。”

第七十四条增加了“涉密公文应当依据定密标准和要求准确确定并标注密级和保密期限。确定公文密级、保密期限,由公文拟制和审核机构提出意见建议,按程序报经发文机关负责人和定密责任人审核批准。党政机关公文密级和保密期限的确定、变更和解除,由党政机关授权其办公厅(室)审核办理,其他任何单位和个人不得擅自变更、解除公文的密级和保密期限。”

第七十七条增加了“公文的密级需要变更或者解除的,由拟制部门或单位提出,原确定密级的机关或者其上级机关决定。”

第十四章“公文管理”第九十七条增加了“党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。按照科学标准,统一公文处理制度规范、统一公文处理运行规范、统一公文拟制审核要求、统一收文发文办理程序、统一公文签发和用印规范、统一公文归档保密标准、统一公文清退销毁规定等。对下级机关的公文管理活动进行业务指导和督促检查,促进统一规范,消除机关之间的沟通障碍,保证公文处理的通用性。”

二、《实施细则》格式变化情况

公文格式分为版头部分、主体部分、版记部分三大块。与原《河北省国家行政机关公文处理实施细则》相比,主要是增加了“份号”和“发文机关署名”,删除了“主题词”。现在的公文格式具体包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码、二维条码等19个要素。

(一)版头部分六要素。

1.公文份号标注。这是新增加的要素。份号即公文印制的顺序号,涉密公文应当标注份号。按照《实施细则》规定,公文份号在公文首页左上角用阿拉伯数字标注。具体标注方式是:涉密文件可标虚位,一般标6位,如果是两位数的文件共20号,则从000001号开始编码,一直编排到000020号;如果是四位数字的文件共2000号,则从000001号开始,一直编排到002000号。

2.密级和保密期限标注。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密…‘机密…‘秘密”和保密期限。要合理把握和确定密级,本着实事求是、利于保密的原则,准确合理地进行标注,并根据其文件内容明确标注保密期限。密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角(原在首页右上角标注),用阿拉伯数字标注。例如:秘密1年、机密3年、绝密长期。

3.紧急程度标注。这是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文分别标注“特急”“加急”,电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。“特提”是指须即刻办理的事项,“特急”是指须2日内办理的事项,“加急”是指须4日内办理的事项,“平急”是指须6日内办理的事项。公文的紧急程度要在公文首页左上角标注。

4.发文机关标志。这是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,此类文件是机关或部门的大头文件,一般是指上报或下发的政策性文件;文件头也可以使用发文机关全称或者是规范化简称,文号编在版头下方红线以上,一般用函类公文较多。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

发文机关标志用套红小标宋体字居中印在公文首页上半部,标志上边缘至版心上边缘35MM,字号不大于上级发文机关标志,做到醒目庄重、规范美观。

5.发文字号标注。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。例如:冀政〔201318号。

6.签发人标注。上报公文应当标注签发人姓名。一般标注发文机关主要负责人。联合上行文,应当同时标注所有联署机关签发人,签发人姓名按发文机关排列顺序从左到右、自上而下依次均匀顺排。

(二)主体部分九要素。

1.公文标题标注。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成,不能缺项,不能省略发文机关名称。凡3个以下机关联合行文时,应当列出所有发文机关名称;4个以上机关联合行文时,可采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。

标题中一般不用标点符号,确需使用的,可用书名号、引号、顿号、连接号、括号。如《河北省人民政府关于做好“7·21”洪涝重灾区恢复重建工作的指导意见》、《河北省突发事件应对条例(草案)》、《中共河北省委河北省人民政府关于印发<河北省党政机关公文处理工作实施细则>的通知》。

2.主送机关标注。主送机关就是公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。省政府部门向省政府报送请示或报告类公文,规范化称谓是“省人民政府”。省政府部门的规范化简称,也应当规范使用,例如,省发展和改革委员会,可简称为“省发展改革委”;例如,省科学技术厅,可简称为“省科技厅”。

3.正文表述。正文是公文的主体和核心部分,用来表述公文的内容。公文首页必须显示公文的正文。特别是几个部门联合行文公文标题过长,必要时可以缩减标题字数,把公文首页留出一些空间用来写正文内容,避免出现公文首页只有标题没有公文内容的情况。文中结构层次序数依次采用“一”、(一)、“1”、(1)标注;一般第1层用黑体字、第2层用楷体字、第3层和第4层用仿宋体字标注。正文中标准字数是每个页码22行,每行排28个字。

4.附件说明表述。附件说明是公文附件的顺序号和名称。在正文之下空一行左空2字位置编排“附件”二字,后面标全角冒号和附件名称。如果有多个附件,则依次单独成行向下排列。附件名称后不加标点符号。

5.发文机关署名标注。这是新增加的要素。发文机关署名要用机关全称或规范化简称。《实施细则》规定,从201371起,无论是上报公文还是下发公文,发文机关都要署名。政府部门制发的公文包括发文机关署名、成文日期、发文机关印章。三个要素都不能缺少。联合行文时,将发文机关署名按照发文机关顺序横向依次整齐排列在相应位置。

6.成文日期标注。《实施细则》规定,从201371起,公文的成文日期均用阿拉伯数字标注。这里要把握好两点,一是没有主送机关和发文机关署名的公文,成文日期加括号标注在标题下方;二是有主送机关和发文机关署名的公文,标注在发文机关署名下一行。成文日期无论用哪一种方式标注,都要用阿拉伯数字标注,不能用汉字标注。标注的年、月、日均用全称,年、月、日不编虚位,不简称。如“201371”,不能写成“130701”。

7.印章加盖。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文、纪要和电报可以不加盖印章。联合行文时,联署机关印章要与发文机关署名相对应,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排不超过3个印章。印章用红色,印章要压住成文日期,不得出现空白印章。

8.附注标注。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的传达范围或联系人姓名、联系电话等,一般加括号标注于成文日期左下方。上报的请示类公文必须标注联系人和联系电话,以便于上级机关在办理该公文时与熟悉该公文的人员联系沟通,协调事项。

9.附件标注。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要另面编排,与公文正文一起装订,如附件与正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字,有2个以上附件时,应标注附件顺序号。附件要准确规范进行排列。

(三)版记部分四要素。

1.抄送机关标注。抄送机关是指除主送机关外,需要执行或者知晓公文的上级、下级和无隶属关系的其他机关。抄送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。不同级别的抄送机关,依照先上级机关、再平级机关、后下级机关的顺序排列。抄送机关一般不写机关负责同志个人。

还有一个新的变化,《实施细则》规定,从201371日起,公文取消了主题词,今后各类公文都不再标注主题词了。

2.印发机关和印发日期。这里是指公文的送印机关和送印日期。制发公文的部门印发机关一般写其部门办公厅(室),如“河北省人民政府办公厅”,时间写“201371印发”(印发时间用阿拉伯数字标注,不能用汉字标注)。

3.页码标注。这里是指公文页数顺序号。公文的页码标注有两种标法,一是公文正文包括几个附件,其中都是正文的组成部分,必须把所有附件内容列入整个公文的整体部分,统一编排页码,印刷版记标在公文的最后。二是公文有几个附件,但是各有其独立性,或者是单独排版,或者是单独装订自成体系,应按其文件的内容特点编排。

4.二维条码标注。这是《实施细则》根据公文实践增加的。从2000年以来,省政府暨省政府办公厅文件一直在用。

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