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湖北省环境保护厅公文处理实施细则

2014-04-16 11:29:10  浏览次数:

第一章   

第一条 根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)和GB/T9704-2012《党政机关公文格式》,结合我厅实际,制定本细则。

第二条 本细则所称公文(包括电报,下同)是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全,努力实现规范化、制度化、科学化。

厅机关公文由厅办公室统一收发、分办、传递、审核、用印、归档和按规定销毁。

第五条 公文处理应当坚持精简、务实、高效的原则,发扬深入实际、联系群众、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,努力提高公文处理工作质量和效率。

第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

第七条 公文处理工作实行分工负责原则,以厅和厅办公室名义行文由厅办公室审核、编号,以党组、机关党委名义行文分别由厅人事处、厅机关党委审核、编号。

第八条 厅办公室负责管理厅机关和归口指导厅属单位及地方各级环保部门的公文处理工作。

办公室应设专职文秘人员负责公文处理工作,同时要加强对文秘人员的培训和教育,使其不断提高政治和业务素质。

第二章  公文种类

第九条 厅发公文常用种类包括

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)公告。适用于发布重要事项或者法定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第十条 厅机关行文必须严格按照上述适用范围使用文种,不得在上述文种之外自立文种。

第十一条 厅机关公文形式、发文字号和使用范围:厅机关公文的形式主要包括湖北省环境保护厅文件(发文代字为鄂环保文、鄂环发)、湖北省环境保护厅函件(发文代字为鄂环函)、湖北省环境保护厅办公室文件(发文代字为鄂环办)及其他特定文件(发文代字为鄂环审、鄂环法和鄂环规)。

(一)湖北省环境保护厅公文使用范围:

1.鄂环保文

向国家环保部和省政府或其它上级机关请示和报告工作、对重要问题提出见解和处理办法。

2.鄂环发

1)与省有关部门的联合发文;

2)转发国家环保部和省政府及有关部门重要文件和批转下级环保部门文件;

3)经省人民政府授权或同意,向各市、州人民政府行文;

4)向全省地方各级环保部门印发业务性文件;

5)发送省政府、上级机关批准或委托我厅召开的全省性工作会议的有关领导讲话材料;

6)下达全省性重要事项的通知、通报;

7)对重要问题提出意见;

8)对有关单位和个人奖惩的决定;

9)印发全省性的环保决定、政策、措施等;

10)在职权范围内对我省环境保护的地方性法规和规章及标准在环保行政管理工作中的具体应用作出解释;

11)批转厅属单位全省性工作报告、请示;

12)撤销下级环保部门不适当的决定;

13)环保专项资金下拨;

14)其他需以厅名义印发的文件。

3.鄂环函

1)在省厅权限范围内对省人大、省政府及省有关部门的法律、法规和规章征求意见稿提出修改意见或作出答复;

2)向省有关主管部门请求批准;

3)同其他各省、自治区、直辖市环境保护部门联系重要工作等(一般具有长期存档价值的事项);

4)下达局部性重要工作的通知;

5)批复下级环保部门的请示事项;

6)向不相隶属机关之间商洽工作和询问、答复问题;

   7)厅机关及厅属单位初级和中级职称的评定、聘用等;

   8)其他需以函形式印发的公文。

(二)湖北省环境保护厅办公室公文使用范围

1.鄂环办

1)转发国家环保部办公厅文件等;

2)根据省厅既定的工作部署,对有关具体事项向全省地方环保部门印发通知;

3)印发工作计划、工作安排,组织检查、评审、工作总结;

4)根据厅领导意见,转发厅属单位重要的专项工作报告、请示;

5)向各市、州环保局,省有关部门和厅属单位的相应机构行文;

6)传达厅领导对工作事项的批示意见;

7)发布厅机关内部管理制度及其他事务;

8)印发办公室职责范围内的业务性文件;

9)其他需以厅办公室名义行文的行政事务。

(三)其他特定公文使用范围

1.鄂环审

1)向企业批复建设项目环境影响报告书(表)意见等;

2)项目验收、行政许可等事宜。

2.鄂环法

1)各类环境监察执法文书;

2)涉法涉诉文书。

3.鄂环规

印发省厅发布的规范性文件

   以鄂环保文、鄂环发和鄂环函为发文代字的公文使用厅印章;以厅机关办理的其他特定公文或证书使用厅印章或其他专用章;以鄂环办为发文代字的公文使用厅办公室印章。

第十二条 厅机关除办公室外其他处室均不得对外正式

行文。各处室对外联系工作可使用厅办公室统一印制的便函。

第三章  公文格式

第十三条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文的版式按照GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准执行。

(一)份号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程序分别在标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标识。由发文机关全称或者规范化的简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成,联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文如有附件,应当在正文之后、发文机关之前,注明附件顺序和名称,所注附件名称应当与正文所写名称一致。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。电报以发出日期为准。成文日期应用阿拉伯数字将年、月、日标全。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。印发机关名称署全称,统称湖北省环境保护厅办公室,印发日期以缮印日期为准。在印发机关栏下方标注印制份数。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十四条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文,特殊情况需要超级行文的,应当同时抄送被超过的机关。

(一)省厅向国家环保部及省政府报告和请示工作。

(二)省厅向市、州、直管市、神农架林区环保部门和厅属单位直接行文,也可向各县(市、区)环保部门直接行文,但除答复紧急请示事项外,一般不直接向县(市、区)环保部门行文。

(三)各市、州、直管市、神农架林区环保部门向省厅报告和请示工作。

(四)各县(市、区)环保部门向各市、州、直管市、神农架林区环保部门或省厅报告和请示工作。

第十六条 省厅在职权范围内,可以向国家环保部、省政府、省政府各部门和向下一级政府行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文;如需行文,应报请省政府批转或由省政府办公厅转发;因特殊情况确需向下级政府正式行文的,应当报请省政府批准,并在文中注明“经省人民政府同意”。

第十七条 省厅可与省政府各部门、下一级政府、相应的党组织和军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

第十八条 联合行文应当明确主办部门。须经省政府同意的事项,经省政府同意后也可以由部门行文,文中应当注明“经省人民政府同意”。

第十九条 省厅向省政府请示的公文,涉及其他部门职权范围的,应与有关部门协商一致,经协商意见不能一致的,应据实上报。

第二十条 向地方环保部门或者厅属单位的重要行文,应当同时抄送国家环保部和省政府。

第二十一条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

“报告”不得包含请示事项。

第二十二条 需以厅名义批复的请示件,其主送单位应为湖北省环境保护厅。凡主送单位为省厅内设机构(处室)的请示件,不得批复。

第二十三条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。

第二十四条 对上级机关公文没有具体贯彻意见的,原则上原文翻印或复印下发贯彻执行。

第四章  发文办理

第二十五条 发文办理指以省厅及省厅办公室名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十六条 草拟公文应当做到:

(一)符合法律、法规、规章及上级机关的有关规定。如提出新的政策、规定等,应切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(四)草拟紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第二十七条 凡办理事项需要发文的,由主办处室负责草拟公文;对涉及其他处室职能范围内的事项,主办处室应当主动与有关处室协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办处室主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办处室可以列明各方理据,提出建设性意见,报请厅领导协调或裁定。公文内容涉及政策法规的,须经政策法规处审核。

主办处室主要负责人应对拟制的公文进行审查并署名;需要会办并取得一致意见的,会办处室主要负责人应署名。署名时应写明日期。没签意见而只署名视为同意。

第二十八条 文稿送厅领导签发前,应当由办公室进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合草拟公文的有关要求。文种、格式和行文规则是否符合本实施细则的规定等。文稿如需作较大修改,应当与原起草处室协商修改或退回起草处室修改。

经审核的文稿送厅领导签发前,办公室核稿人员应按厅领导分工签明签发的厅领导,按本细则规定应由厅长签发的还应签明厅长签发。

文稿审核后,应将草拟原稿、修改稿和有关背景材料一并送厅领导审签。未经办公室审核的文稿,厅领导不予签发。

编我厅文号的联合发文,应由我厅领导先签批。

第二十九条 公文批办工作实行合理分工、分层负责的原则,对事关全局性、政策性的公文必须由厅长签发;其他发文,按分工由分管厅领导签发。但属下列内容的发文,由分管厅领导签批后报厅长签发。

(一)以省厅名义向国家环保部和省委、省人大、省政府、省政协发出的请示、报告;

(二)规范性文件或环保决定、政策、措施等的发布;

(三)环保专项资金使用安排;

(四)全省性执法检查方案;

(五)全省性或全系统考核结果发布、表彰和奖励;

(六)应由厅长签发的其它内容。

以湖北省环境保护厅党组名义发文,由厅党组书记签发。党组书记出差在外时,可委托在家主持工作的党组成员签发。

以湖北省环境保护厅机关党委名义发文,由机关党委书记签发。

以厅办公室名义发文,处室主要负责人审查并署名后,业务类由分管该项业务工作的厅领导签发,一般事务由办公室主任签发。

各处室需发便函的,由处室主要负责人决定办理。

签发公文应当表明“拟同意”、“同意”或其他具体意见,并署上姓名和签发日期。

第三十条 文稿签发后统一由办公室文书人员进行复核并编写机关代字和发文序号。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

第三十一条 对已签发的文稿,不得擅自改动;如有疑义,应当报有关人员处理,并经签发人同意后方可改动。

文件签发后应及时印制和发出,自厅领导签发之时起,“特急”件必须在二小时内发出,“急件”在一个工作日内发出,普通件在二个工作日内发出。

已印制完毕并可公布的公文,由相关责任单位按照信息公开相关规定和程序及时向文印人员复制,并予以公开。

第三十二条 已签发的公文由厅办公室负责印制。需要送出印制的公文,由厅办公室联系印刷或征得办公室同意后送出印制。由其他部门主办的联合发文,由公文主办单位自行联系印制。

第三十三条 公文对外分送由主办处室负责,对内分送由办公室负责。

第三十四条 公文校对由拟稿部门负责,原则上谁起草、谁校对。一般至少校对二遍发文清样,不得由外单位人员校对,确保公文文字和符号无误。由于校对出现差错或其他原因确需重印公文的,若属重大改动或差错,原则上按发文程序重新办理,原文收回;若属一般性差错,由处室主要负责人与厅办公室协商办理。厅办公室文书人员记录重印情况。

第三十五条 对不需编文号的公文,主办处室主要负责人应当报分管厅领导批示。分管厅领导批示同意行文的,主办处室在交办公室印制并加盖公章后放三份办公室存档。

厅领导在报刊、资料等上面明确批示处室或地方环保部门处理的,由办公室登记后转主办处室负责办理。

第三十六条 印制公文应严格执行签发印数。厅掌印人认真审查公文格式,符合要求后方可用印。

用印完毕,掌印人当即留存三份公文归档,并按厅领导人数留发公文。

第三十七条 除涉密公文外,实行公文内部网上传送。相关规定另行制发。

第五章  收文办理

第三十八条 收文办理指对收到公文(不包括机要文件,本细则有明确规定的除外)的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十九条 凡寄送省厅或各处室收到的涉及全局事项的公文,统一由厅办公室文书人员签收,按规定的程序办理;收文的处室不得直接送厅领导阅批。

签收公文应当逐件清点,如发现问题,应及时向发文机关查询,并采取相应的处理措施。上级领导批示件和急件及其他重要文件应当注明签收的具体时间。

请示公文只签收一份,报告公文签收三份,省厅对特定的报告公文另有份数要求的除外。

第四十条 登记。公文签收拆封后,应当将公文标题、秘密等级、紧急程度、发文字号、发文机关、收文单位、签收日期等逐项填写清楚。

第四十一条 分办。签收公文的文书人员和机要人员应认真阅读公文内容,区分办件和阅件,并将办件和阅件分开办理,避免有事项办理的公文漏办、迟办。

第四十二条 审核。办公室收到下级机关上报的需要办理的公文,办公室应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则(包括是否越级行文);内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已经协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。对不符合本细则规定的公文,可由办公室退回呈报单位并说明理由。

第四十三条 拟办。需要本机关办理的公文(包括机要文件),办公室应依照省环保厅工作分办规则及时提出拟办意见,送厅领导批示或直接签送有关处室办理,紧急公文即到即签、即签即送,一般公文原则上当天内签送,最多不超过二个工作日。

机要文件按相关规定办理。其中,有明确办理事项的机要公文,在有关厅领导批示后应及时处理,对非密级的公文印送有关处室阅办,对带密级的公文请有关处室负责人到机要室阅知后办理。

第四十四条 批办。签批公文时,对有请示或其他具体办理事项的,应表明具体意见,并签写姓名和签批日期,圈阅视为同意;没有办理事项的,圈阅表示已阅知。

第四十五条 承办。承办处室收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文必须及时办结;其他公文有时限要求的必须在时限内办结,且在时限内至少提前二个工作日将承办形成的文稿送厅领导签发;没有明确时限要求的,一般自收文之日起八个工作日内办结,办结确有困难的,应当及时向办公室说明。

公文一经厅领导批示办理,承办处室(单位)应无条件先行办理,不得以任何理由回流到办公室。对确有异议的,可同时向办公室说明理由。办公室应认真核实,并在下次拟办时予以改正。

厅长签批厅领导负责办理的公文,由办公室送该厅领导阅批;厅长签批厅领导参加某项活动的,由承办处室送该厅领导阅批或阅知。

在承办公文的过程中,承办人因公出差或请假,应当向本处室负责人或有关人员移交清楚。

第四十六条 催办。交由有关处室办理的公文,办公室负责催办;由处室转给地方环保部门办理的,处室负责催办;主办处室会同其他处室办理的,主办处室负责催办。对紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。必要时,填写并发送督办通知单。对催办情况应随时或定期向厅领导报告。

第四十七条 公文办理过程中遇有涉及其他处室职责的事项,由已承办处室直接商涉及处室办理。公文办理过程中遇有涉及省直其他部门职权的事项,主办处室主要负责人应当主动与省直有关部门协商;不能协商一致的,报请分管厅领导出面协调,如仍不能取得一致,主办处室应列明各方意见和理据并提出明确意见,报请省政府办公厅协调或裁定。

第四十八条 厅领导阅批后的公文,应按“谁送退谁”的原则及时退文,不应横传。

注明有密级的公文,厅领导应当日阅批并退还,以免泄密和丢失文件。

第四十九条 公文有明确办理事项的,如遇厅领导出差、出访或因其他原因不能阅批公文时,按厅领导AB角制度执行。

第六章  公文归档

第五十条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第五十一条 归档范围内的公文,应根据其相互联系、特征和保存价值整理(立卷),保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。

第五十二条 会议文件和公务活动材料的立卷归档工作应当做到:

(一)本机关召开的重要会议和举办的重大活动形成的文件材料(包括记录、录音、录像、照片等),由组织会议或活动的处室整理(立卷)后交厅办公室归档。

(二)厅领导外出参加会议和重要活动带回的文件材料,交厅办公室归档。

第五十三条 联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第五十四条 归档范围内的公文应确定保管期限,按照有关规定定期向省档案部门移交。

第五十五条 草拟、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第七章  公文管理及责任

第五十六条 公开发布省厅机关公文,必须经厅领导或者办公室主任批准。经批准公开发布的公文,同正式印发的公文具有同等效力。

第五十七条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖公章。

第五十八条 公文被撤销,自撤销之日起不产生效力;公文被废止,自废止之日起不产生效力。

第五十九条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经厅办公室负责人批准,可以销毁。

第六十条 销毁“三密”公文应到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

第六十一条 厅机关工作人员调离工作岗位时,应将本人暂存、借的公文按照有关规定移交、清退。

第六十二条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

第六十三条 对于不符合要求的公文,办公室核稿人员应与拟稿人沟通,由拟稿人说明情况并进行修改。质量问题比较突出的,退回拟稿处室重新办理,并经该处室主要负责人重新审签后,送办公室审核。

第六十四条 厅机关各处室主要负责人对本处室拟制的公文质量负责。凡属下列情况之一者为质量差的公文:与国家政策、法规、规章及有关文件规定不符;无实质性内容;重复发文;未按固定程序行文;观点模糊,逻辑关系、层次混乱;未按规定时间报送材料和回复;文件缺页、错页、错字;文件结构、文字修改量大;其他不符合本实施细则规定的问题。

第六十五条 公文质量列入厅机关工作人员考核和处室考核的重要内容。因质量问题一年内所拟公文被省委办公厅或省政府办公厅退回一次以上、被国家环保部退回二次以上、被厅办公室退回三次以上、由于差错重印二次以上的,拟稿人及拟稿处室负责人年度考核不能评为“优秀”。

第八章  电子公文

第六十六条 电子公文是指在计算机网络系统中形成的具有规范格式的公文的电子数据。湖北省环境保护厅制发的电子公文在全省环保系统内部具有行政效力,可以作为全省环保系统、机关内部处理公务的依据。

第六十七条 起草、审核、签发和办理公文,应当使用省环境保护厅电子政务综合平台公文管理系统。公文电子件应跟随纸制件的送阅顺序同步运转。

办公室负责公文管理系统的管理,协调并指导信息中心开展技术支持与维护工作。

第六十八条 省环境保护厅机关内部发送的各类布置性、告知性、事务性公文,应采用电子公文。既有电子公文,又有纸质文件的,以纸质文件为准。需要对环保系统以外的其他单位发送的公文,应当制成纸质文件。

第六十九条 不得利用省环境保护厅电子政务综合平台处理涉密公文。涉密公文必须按照国家的有关规定执行,不得利用计算机网络系统进行处理,确保安全。

第七十条 省环境保护厅电子政务综合平台公文处理系统中形成的电子公文办理完毕后,应按有关规定及时办结、归档,公文数据应当备份。

第九章  

第七十一条  厅属各单位参照本细则做好公文处理工作。

第七十二条 本细则中“以上”、“内”均包括本数。

第七十三条 本细则由厅办公室负责解释。

第七十四条 本细则自发布之日起施行。以前发布的有关公文处理规定,凡与本细则不一致的,以本细则为准。

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