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湖南科技大学党政机关公文处理办法

2012-05-22 08:00:00  浏览次数:

湖南科技大学党政机关公文处理办法

(科大党发〔201132号)

第一章   

第一条  为促进学校党政机关公文处理工作的制度化、规范化,根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《湖南省党的机关公文处理细则》和《湖南省行政机关公文处理办法》,结合学校实际,特制定本办法。

第二条  学校党政机关公文是学校实施领导、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策和学校党政决策、布置以及商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的重要工具。

第三条  公文处理包括公文的拟制、办理、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  学校党政机关的公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则,严格按程序和本办法进行,做到准确、及时、安全。

第五条  党办校办负责学校党政机关公文处理工作,并对学校各级党务部门、群团组织、行政机关和各直属单位的公文处理工作进行业务指导。

第六条  公文处理工作是一项政策性、时效性、准确性及保密性等方面要求很高而又十分具体细致的工作,学校各单位必须高度重视,指定有较高政治和业务素质的秘书人员具体负责公文处理工作,并逐步改善办公手段,努力提高工作效率和公文质量。

第七条  公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,遵守党的保密纪律,确保党和国家及学校秘密的安全。

第二章  公文种类

第八条  学校党政机关公文种类主要有:

(一)决议。用于发布经会议讨论通过的重要决策事项。常用于党务工作。

(二)决定。用于对重要事项或者重要行动作出决策和安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。

(四)通告。用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。常用于行政事务。

(五)通知。用于发布法规、任免人员、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、传达要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

(六)通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

(七)报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。

(八)请示。用于向上级机关请求指示、批准要求。

(九)批复。用于答复下级机关的请示。

(十)规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。常用于党务工作。

(十一)细则。用于对中共中央、中央纪委、中央各部门和上级党委、纪委及上级党委各部门制定、发布的党内法规提出贯彻实施意见。

(十二)函。用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

(十三)会议纪要。用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、附注、成文日期、印章(或发文机关署名)、份数序号、密级、印发传达范围、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。公文的密级分为绝密、机密、秘密。有秘密事项的公文应确定密级,并标注于版头印发公文的左上方。其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)发文机关标识使用发文机关全称或规范化简称。

行政机关联合行文,主办机关排列在前,或者用主办机关标识;行政机关与同级或相应的党的机关、人民团体联合行文,按照党、政、群的顺序排列;联合行文的机关不宜过多,必须保证公文首页显示正文。

(四)发文字号由发文机关代字、发文年度号和发文顺序号组成。联合行文,只标注主办机关的发文字号。发文年度号和发文顺序号用阿拉伯数字,发文年度号标注在六角括号内。

(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名,标注在发文字号右侧,与发文字号对称。其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话,联系人一般为本单位负责人。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关(使用有特定发文标识的公文纸时可省略)。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称;普发性公文,主送机关名称应规范、稳定。主送机关位于标题的下方,正文的上方,顶格排印,后面加冒号。决议、决定、意见、规定、细则、会议纪要、工作要点等文种,不标注主送机关;通报一般不标注主送机关。

(八)正文指公文的主体,用来表达公文的内容,位于主送机关下方;不标注主送机关的公文,正文位于标题或发文字号下方。

正文中的结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。公文应尽量避免采用多层次结构。

(九)附件指对正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表,置于主件之后,另起一页开始排印,并与主件装订在一起。有附件的公文应在正文之后,发文机关署名之前注明附件的顺序和名称。有两个以上附件时,正文后的附件名称前和各附件首页的左上方应注明顺序号,各附件的首页均应另起一页开始排印。转发、印发的公文,不属附件,应在“通知”之后,另起一页开始排印。

(十)发文机关署名应用全称或者规范化简称,位于正文的右下方,与正文的末行一般隔两行。

(十一)成文日期一般以负责人最后签发的日期为准;经会议讨论通过的决议、决定等以通过的日期为准;联合行文,署最后签发机关负责人的签发日期。

(十二)公文除会议纪要外,应当加盖发文机关印章。联合上报或下发的公文,主办机关印章排列在前。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当调整行距、字距,务使印章与正文同处一面,不得采取“此页无正文”的方法。

(十三)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加圆括号标注。

(十四)公文应当标注主题词,按照《中共中央办公厅关于印发〈公文主题词表〉的通知》和中央办公厅秘书局编印的《〈公文主题词表〉(修订本)》中的词目标注,主题词标引顺序按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列。

(十五)抄送机关指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关的顺序排列;同一层次的按党、政、军、群顺序排列;人大、政协、法院、检察院另起一行排列,民主党派再另起一行排列。

(十六)公文印发单位为党办校办,其他单位一般不得对外行文。公文印发日期以公文付印日期为准。文字从左至右横写、横排。

第十条  公文纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第十一条  公文中各组成部分的标识规则,参照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文格式》标准执行。

第四章  行文规则

第十二条  行文应当确有必要,注重实效。凡是能通过当面协商或者利用现代通信和技术手段等方式解决的事项,一律不行文。

第十三条  学校党政机关公文行文关系的确定

(一)向上级机关行文,只主送一个上级机关,不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门;如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。一般不得越级向上级机关行文;因特殊情况必须越级行文时,应同时抄送被越过的上级机关;无特殊情况的越级公文,收文机关可以退回呈报单位。

(二)党办校办根据授权,可向全校各直属党委(党总支部)和相关部门行文。学校其他党政各部门不得发布指示性公文,如对有关工作作出的决策必须由各直属党委(党总支部或各部门)执行,须经学校党委、行政同意后由党办校办转发。各部门之间对有关问题未经协商一致,不得将起草的公文送签。

(三)党办校办与党政各部门在必要时可联合行文。

第十四条  向上级机关请示问题,应当一文一事,不应在非请示公文中夹带请示事项。

请示事项涉及其他部门业务范围时,应经过协商并取得一致意见后上报;学校各部门的请示公文应送党办校办按规定程序办理,不应直接送校领导。

第十五条  对不符合行文规则的上报公文,党办校办可退回呈报单位。

第五章  发文办理

第十六条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、存档等程序。除保密性文件外,发文办理一般通过学校行政办公系统进行。

第十七条  学校公文版头

(一)《中共湖南科技大学委员会文件》版头,用于学校党委的决议、决定、指示、请示、报告、通报、通知等党务文件。

(二)《中共湖南科技大学委员会》版头,一般用于批复下级组织、平级组织有关党务的公文。

(三)《湖南科技大学文件》版头,用于学校决定、决议、指示、请示、报告、通报、通知等行政公文。

(四)《湖南科技大学》版头,一般用于批复下级单位、平级单位有关行政事务的公文。

(五)《中共湖南科技大学委员会办公室文件》和《湖南科技大学办公室文件》版头,用于转发一般性文件。

(六)《中共湖南科技大学委员会办公室》和《湖南科技大学办公室》版头,用于一般事务通知。

(七)《湖南科技大学党委(扩大)会议纪要》和《湖南科技大学校务会议纪要》作为学校党委(扩大)会议和校务会议的专用版头,必须分别编制发文序号。

(八)《中共湖南科技大学纪律检查委员会文件》版头,以校纪委名义行文。

(九)《中国教育工会湖南科技大学委员会文件》版头,以校工会名义行文。

(十)《共青团湖南科技大学委员会文件》版头,以校团委名义行文。

第十八条  公文的起草

(一)各处室起草的公文,必须是与学校工作性质和业务内容有关的、属处室职责范围的,严禁下发无关文件。

(二)各处室领导对起草的公文要认真负责,严格把关,重要公文要亲自起草或亲自指导、主持起草。

(三)公文起草的基本要求

1. 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,必须认真论证,切实可行,并加以说明。

2. 完整、准确地体现领导机关的意图。

3. 情况确实、观点明确、条理清楚、层次分明、文字精炼、书写工整、标点准确,篇幅力求简短。

4. 年月日、人名、地名、事物名称、数字、引文等准确,一般不要用简称。

5. 公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。在同一公文中,数字的使用要前后一致。

6. 引用公文应写明被引用公文的发文时间、机关、标题和文号。

7. 用词用字准确、规范。在使用简称时,一般应先用全称,并注明简称。

8. 公文中的计量单位,采用国家法定的计量单位。

(四)各二级单位起草的公文,必须经行政办公系统按相关发文要求和程序进行。寒暑假等节假日期间,紧急公文处理,经相关校领导同意从快处理,但事后必须经行政办公系统补办相关发文手续。

第十九条  公文的审核

各处室起草的公文,处领导、处室办公室主任(或综合科长)必须认真审核,严把政策和文字关。党办校办核稿人员要从如下几个方面把关:

(一)行文是否必要。

(二)内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定,是否与已发布的有关公文矛盾、重复。

(三)提出的措施和办法是否符合实际、切实可行。

(四)内容涉及的部门是否经过协调,意见是否一致。

(五)文字表达是否概念准确,简明扼要,条理清楚,语法规范,标点符号使用是否恰当。

(六)是否符合规定的审批、会签手续。

(七)公文格式是否符合要求,文种的选择是否适当,秘密等级、紧急程度、发布范围、主题词等标注是否合理。

(八)文稿如需作较大修改,要与起草部门协商修改或发回起草部门重新起草。

第二十条  公文的签发

(一)以“中共湖南科技大学委员会”、“湖南科技大学”名义发出的公文,拟稿单位起草,经党办校办核稿后送主要校领导或分管校领导签发。具体按以下原则办理:

1. 上报省委、省政府、省教育厅和有关部委的请示、报告,由主要校领导或授权分管校领导审签。

2. 下发文件,性质属于党务方面的,先由分管校领导审核,再送校长会签,最后送书记签发;性质属于行政方面的,先由分管校领导审核,再送书记会签,最后送校长签发。

3. 属一般性事务的和转发一般性文件的,由分管校领导签发;重要的、带有全局性内容的文件,送分管校领导审核会签后,由主要校领导签发。

4. 如涉及两位或两位以上分管校领导的工作,应当送有关校领导审核后由主管此项工作的校领导签发。

5. 对文件的审批,部门领导未提意见或部门之间未经协商的,分管校领导或主要校领导不予受理。

6. 学校和校外有关部门联合行文或校外有关部门与我校联合行文,须经党办校办核槁后送分管校领导或主要校领导会签或签发。

(二)审签公文要认真负责,及时快速,急件、特急件应即送即审,一般公文稿在3天内审批。

(三)学校各处室不能擅自以处室名义向上或向下行文。各处室召开各种会议的通知,应经党办校办审核后送主要校领导或分管校领导签发。

(四)以“中共湖南科技大学委员会办公室”、“湖南科技大学办公室”名义发出的公文,属一般性党政事务的和转发一般性文件的,可由党办校办领导签发;重要的、带有全局性内容的文件,送主要校领导或分管校领导签发。

(五)以“中共湖南科技大学委员会”、“湖南科技大学”名义转发教育部及国家有关部委和省委、省政府、省教育厅及有关部门的公文,由党办校办先审核后,送主要校领导或分管校领导签发。

第二十一条  公文的印发

(一)打印公文要先急后缓,避免积压。

(二)正式文件,应按规定的格式,在页末标明“主题词”、“主、抄送单位”、“份数”和打字、校对人姓名;对上级部门的“请示”、“报告”必须注明联系人和联系方式。

(三)文件送交用印前,应再次校对,确保公文质量。

第二十二条  对于密件特别是密级高的公文,从拟稿、核稿、打印到装订、寄发,都要指定专人负责,避免无关人员接触,严防泄密。

第二十三条  发出的公文要进行登记和及时寄发。公文拟稿、核签、打印、用印等过程,每个工序都要在文稿上写明办理的时间,规范公文办理流程,提高公文质量。

第六章  请示报告处理

第二十四条  请示报告提交准备

请办单位提交请示报告前,必须根据请示报告的内容、所涉及的职能部门、需协调的事项等,广泛开展前期调研论证工作,征求相关部门意见,做好充分准备。

第二十五条  请示报告呈报要求

(一)请示报告通过学校行政办公系统办理,党办校办和相关职能部门一般不接收纸质报告。涉及机密及节假日期间紧急请示除外。

(二)请示报告由请办单位起草,经主要负责人审核并发送。凡属职能部门责权范围内的工作事宜,请办单位应直接报送相关职能部门处理;凡须经校领导或学校党委会议、校务会议决策的工作事宜,请办单位报送党办校办秘书科处理。除紧急工作外,请办单位不得向校领导直接呈送请示报告。

(三)党办校办秘书科审定文字后,及时呈送给党办校办负责人。党办校办负责人根据报告内容重要性、复杂性和涉及经费大小予以处理:职能部门职权范围内的日常工作,转给职能部门直接办理;一般工作呈报给分管校领导阅示;重要工作依循“分管校领导—主要校领导”的顺序先后呈报;紧急情况或重大工作可直接呈报给主要校领导即时决策。

(四)主办职能部门根据请示报告内容重要性、复杂性和涉及经费大小,或按照相关规定和程序直接予以处理;或召集相关部门和专家进行论证、决策;也可提出建议方案,呈报分管校领导阅示。

(五)分管校领导一般批示给相关职能部门处理;牵涉多个部门或比较复杂的工作,分管校领导可和相关校领导一起,指定牵头职能部门,召集相关部门负责人、专家一起成立论证小组,予以论证审查,提出明确方案后处理;如须校主要领导决策或须上会研究的工作,分管校领导签署明确意见后,可直接呈报校主要领导,或经党办校办呈报给校主要领导。

(六)校主要领导依据分管校领导、论证小组和职能部门意见,对请办工作予以明确批示,交由党办校办转相关职能部门办理;重大工作提交党委会、校务会研究决定。

(七)各职能部门相关人员须每天登陆学校行政办公系统,及时查看请办单位提交的请示报告并即时办理。

(八)请办单位提交请示报告后,可通过学校行政办公系统查看请办工作运转情况,协助工作尽快办理。

(九)请示报告办理完毕后,党办校办对请批件进行整理、归档。

第二十六条  请示报告材料要求

(一)请示须一事一议。做到内容真实、数据准确、简明扼要。

(二)为提高效率,请办单位应直接将请办事由和请求填报在请批件首页,包括:请示报告事项、内容要点、请示要点、单位负责人意见;如须会签,还应有会签部门意见。

(三)如内容较多、事情较复杂,可在正文详细阐述,包括:请示报告事项、相关背景、主要法规政策依据、合理性和可行性、请办单位请求、影响分析等。

(四)牵涉到经费开支,根据《湖南科技大学专项经费立项管理办法》要求,按固定资产、差旅、交通、劳务、招待、其他等类别分别作出专项预算。

第七章  收文办理

第二十七条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括公文的签收、登记、审核、拟办、请办、批办、分发、传阅(传批)、承办和催办等程序。

(一)签收、登记。收到有关公文要进行查对、签收、登记。收文登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、主送机关、份数、收文日期等逐项填写清楚。

(二)拟办。对需要办理的公文逐件提出办理意见,送领导批示。

(三)请办。将需要办理的公文提请领导批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的,应指明主办部门。

(四)分发。党办校办根据有关规定或领导批示将公文分送有关人员和部门。

(五)传阅(传批)。对需送几位校领导传阅或传批的公文,应及时送有关校领导批示。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向,作好记录,避免漏传、误传或延误。

(六)承办。主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属本部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应主动与有关部门协商办理;凡需报请上级机关审批的事项,承办部门应提出处理意见,并代拟文稿,一并送请上级机关审批。

(七)催办。对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文应及时催办,对一般公文应定期催办,并随时或定期向校领导反馈办理情况。

(八)复核。在公文送印之前,应对公文的审批手续、文种、内容格式等进行复核。复核时,如对公文的内容作了实质性修改,须报请原审批领导复审。

(九)印制。应做到准确、及时、规范、安全、保密。

第二十八条  校外单位的电子文件通过学校行政办公系统的“收文登记”直接导入到收文流程,非电子文档一般不录入学校行政办公系统。内网文件打印后再行办理。凡需存档的文字材料,不应用铅笔、彩色笔、圆珠笔书写。需要送请校领导阅批的传真件,应复制后办理。

第二十九条  主送学校的公文,统一由党办校办接收、启封、登记,并按以下程序办理:

(一)上级部门和有关单位来文,由党办校办按领导分工写出内容摘要并提出拟办意见,送校领导批示。一般性事务性文件,由分管校领导批示并送主要领导阅知;重要的带有全局性内容的文件,由主要校领导批示。

(二)校属各单位呈报学校的文件,一般由党办校办按业务内容送主要校领导或分管校领导批示,如需要有关部门或处室提出处理意见再送主要校领导或分管校领导审批的,由党办校办转给有关部门或处室,有关部门或处室在规定的期限内提出处理意见并将文件返回党办校办,由党办校办送主要校领导或分管校领导审批。

(三)除校领导直接交办的事项外,校属各单位不得直接向主要校领导或分管校领导送呈文件要求审批。凡越过党办校办直接送交校领导个人的公文,一律不予受理。

第三十条  学校办公室分发文电,实行领、发手续,写明送达日期。需要两个以上单位协商办理的公文,应明确主办、协办单位。

第三十一条  公文要及时催办,特别是急件。承办单位在公文办理完毕后,应及时将公文送回党办校办予以注销。未办理的公文要继续催办。院、处、室对交办的公文必须认真负责,迅速办理。没有把握办理的要请示校领导;需要较长时间才能办结的,应向党办校办或来文单位说明情况。党办校办应定期将公文处理情况向校领导汇报。

第三十二条  公文送达和办理时限:特急件随到随办,当天办完;急件在收文后2天内办完;一般件不超过10天办完。

第三十三条  下列文件要送呈校领导阅示:

(一)中共中央、国务院文件。

(二)省委、省政府、省人大、省政协、省纪检委文件。

(三)中央和国务院领导同志讲话。

(四)国家教育部和有关行业部门的工作指示、规定、通报、计划、会议通知。

(五)省委、省政府会议纪要,领导讲话。

(六)省教育厅的工作指示、规定、通报、计划、会议通知。

(七)校属各单位的重要报告、请示。

(八)其他重要文件。

第三十四条  党办校办按公文处理、文书档案管理和保密等有关规定办理公文,做到及时、准确、安全。传递保密文件应按保密规定办理。

第三十五条  群众来信,由党办校办提出处理意见后,送呈主要校领导或分管校领导批示有关处室办理,党办校办将办理结果报校领导,并反馈给来信人。

第三十六条  人大代表和政协委员的建议、提案,由党办校办提出办理意见后,送呈主要校领导或分管校领导批示有关处室办理,办理情况的复函由主要校领导或分管校领导签发。

第八章  公文管理

第三十七条  公文由各单位安排专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。各单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

第三十八条  学校党政机关公文发党群各部门、校属各单位统一管理。各单位办公室工作人员应按照既发挥公文效用又有利于公文保密的原则,切实做好公文管理工作。

第三十九条  复制上级党政机关的秘密公文,须经发文机关批准或授权。翻印件应注明翻印机关名称、翻印日期和份数;复印件应加盖复印机关戳记。复制的公文应与正式印发的公文同样管理。

第四十条  学校党政各部门保密工作人员应按规定对秘密公文进行清理、清退,并向主管机关报告公文管理情况。

销毁秘密公文,必须严格履行登记手续,经主管领导人批准后,由党办校办组织两人以上监销,保证不丢失、不漏销。任何个人不得擅自销毁公文。

第四十一条  部门合并时,全部公文应随之合并管理。部门撤销时,需要归档的公文立卷后按有关规定移交档案馆,其他公文按有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时,应将本人保管、借用的公文按有关规定移交、清退。

第九章  公文归档

第四十二条  公文办理完毕后,各单位按照档案管理的有关规定,将公文的正本、原稿、附件和有关材料(包括音像材料)收集齐全,立卷归档。个人不得保存应归档的公文。

第四十三条  两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关立卷归档,相关机关保存复制件。机关单位负责人兼任其他机构职务的,在履行其所兼职务过程中形成的公文,由其兼职的机构立卷归档。

第四十四条  归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),必须保证归档公文齐全、完整,能正确反映机关的主要工作情况,便于保管和利用。

第四十五条  归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向学校档案馆移交。

第四十六条  无归档和存查价值的公文,经过鉴别和分管校领导批准,按规定定期销毁。

第十章   

第四十七条  本办法由党办校办负责解释。

第四十八条  本办法自发文之日起施行,原《湖南科技大学党政机关公文处理办法(试行)》(科大党发〔200431号)、《湖南科技大学公文处理实施细则(试行)》(科大党发〔200432号)同时废止。

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