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南京邮电大学公文处理办法

2011-12-07 08:00:00  浏览次数:

南京邮电大学公文处理办法

 

第一章  总 则

第一条  为使我校公文处理进一步规范化、制度化、科学化、程序化,提高公文处理质量和工作效率,根据上级有关规定,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条  我校党政公文,是党委、行政及其机关部门实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党和国家方针、政策,发布校内规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况和交流经验的重要工具。

第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

第四条 校党政公文处理应贯彻党政分工的原则。各级领导和办文人员要增强公文意识,树立高度责任感,严格办文程序和制度,努力提高公文处理工作的质量和效率。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、精确、高效的原则,做到及时、准确、安全;严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

第六条 学校党委办公室、校长办公室是公文处理的管理机构,主管本校公文处理工作并指导下级部门、单位的公文处理工作。

第二章  公文种类

第七条 根据我校实际,学校公文的主要种类有:

(一)决议:适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。

(二)决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

(三)通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

(四)通知:适用于发布本单位规章,任免和聘用干部,传达上级机关的指示,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级单位、部门的公文,发布要求下级单位、部门办理和有关单位共同执行或周知的事项。

(五)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神,交流重要情况。

(六)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。

(七)请示:适用于向上级机关请求指示或批准的事项。

(八)批复:适用于答复下级单位或部门请示的事项。

(九)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十)规定:适用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(十一)办法、细则:适用于对党政法规提出贯彻实施的方法或详细规则。

(十二):适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题;向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批事项;以及用于具体事项在小范围内的行文等。

(十三)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。

              第三章  公文格式

第八条 公文用纸采用国际标准A4型(210毫米×297毫米)。文字从左至右横排,双面印刷,左侧平钉(两钉)装订。

公文一般由眉首、主体、版记三部分组成。

第九条  公文眉首一般包括发文机关标识、发文字号、紧急程度、秘密等级和保密期限、秘密文件的份数序号、签发人、红色反文线等内容。

(一)发文机关标识  应使用发文机关全称或规范化简称,套红印刷,居中置于发文字号之上。两个以上机关联合行文,主办机关应排列在前。我校只有“中共南京邮电大学委员会文件”和“南京邮电大学文件”可使用印有“文件”名称的公文纸行文。校内其他部门、单位的发文机关标识使用居中套红印有发文机关名称的公文纸,不加“文件”二字。

(二)发文字号  包括机关代字、年份、顺序号,置于发文机关标识之下、反文线之上,用3号仿宋体字,居中排布。几个机关联合行文,只标注主办机关发文字号。我校机关代字见附件10--14

(三)秘密等级和保密期限、秘密文件份数序号  秘密文件应用3号黑体字准确标明“绝密”、“机密”或“秘密”,标于眉首右上角第一行,在秘密等级后标注保密期限,秘密等级与保密期限之间用“★”隔开。我校公文确定密级的相关事项,按学校有关保密规定执行。秘密文件份数序号置于眉首左上角第1行。

(四)紧急程度  对公文送达和办理的时间限度。紧急文件应当分别标明“急件”或“特急”,标于眉首右上角秘密等级下1行,用3号黑体。

(五)签发人  上报的公文需标识签发人姓名,要由主要负责人签发,主要负责人外出时,由主持工作的负责人签发。此时发文字号居左空1字,签发人姓名置于发文字号同1行居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

第十条  公文主体部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等。

(一)标题  置于红色反文线之下、主送机关之上、可分1行或多行居中布排,用2号宋体字加粗。标题一般应当标明发文机关名称、事由、公文种类,要准确、简要地概括公文的主要内容。标题中除法规、规章名称和书名外,一般不用标点符号。

(二)主送机关  是指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格,用3号仿宋体。一般普发公文,可主送多个单位;向上请示,一般只写一个主送单位,不宜多头主送,以免责任不明。如需同时送其他单位,可用抄送形式。

(三)正文  是公文的主体,要求情况确实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字简炼、得体。正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号宋体加粗或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。

(四)附件  是正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、成文日期之前,用3号仿宋体字。附件的序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。附件应放在正文后一起装订,并在附件左上角第1行用3号仿宋体字顶格标识“附件:”,有序号时标识序号。

凡印发、发布、转发及批转相关文件,因其与正文密切相关,一般不标为附件。

(五)成文日期  一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文,署最后签发机关领导人签发日期;法规性公文,署批准日期。成文日期应当以汉字写明年、月、日。“零”写成“○”。单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字。决议等不标明主送机关的公文,成文日期加圆括号置于标题下、居中。

(六)公文生效标识  除会议纪要外,应当加盖发文机关印章。盖章应上距正文2mm以上,端正、居中下压成文日期。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。印章用红色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。

(七)附注  公文如有附注(需要说明的其他事项),用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话(见附件6)。

第十一条  公文版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数。公文为函件时,文尾只包括主题词、抄送、份数等,且不注印发机关和印发日期,版记各要素之间不加反文线。会议纪要用"分送"

(一)主题词  反映文件主题内容的规范化名词或名词词组,按上级机关的要求和《公文主题词表》标注。主题词用3号黑体字,顶格置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。函、会议纪要等的主题词不用横线与抄送、分送栏隔开。

(二)抄送机关  指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属的机关。抄送机关名称标注于主题词之下。

(三)印发机关、印发日期和印刷份数  印发机关是指印发公文机关的办公部门。发文机关不设专门办公室的,可标识发文单位全称或规范化简称。学校党、政各部门以校党委、校行政名义行文,印发机关须分别标记为“南京邮电大学党委办公室”或“南京邮电大学校长办公室”。印发日期是印发机关印刷公文的日期,一般印成“×年×月×日印发”。标有密级以及请示重要事项的公文应标注印刷份数。印刷份数是文件印刷的总数,一般根据发放范围、归档份数、发文机关留用等方面的需要来确定,印成“共印××份”。印刷份数置于抄送栏下横线右下侧、印发日期的下方。

(四)版记的位置  版记应置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于版心的最后一行。

第十二条 公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下1行。数码左右各放14号一字线,一字线距版心下边缘7mm,居中排布。空白页和空白页以后的页不标识页码。

第十三条 信函式公文首页使用套红居中印有发文机关名称的文头纸,发文机关用全称。发文机关名称下4mm处为武文线(上粗下细),发文字号用“××函〔20××〕××号”置于武文线下1行右上角顶格标识,发文字号下空1行标识公文标题(见附件7)。

第十四条 公文中各组成部分的具体标识规则及字体、字号,凡在本办法中未作规定的,按《国家行政机关公文格式》的规定执行。

公文排版格式见附件1--8

第四章   行文规则

第十五条  行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精,可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

第十六条 校党政可以对上对下行文,并与有关单位和兄弟院校之间互相行文。学校内部单位除党委办公室、校长办公室根据学校授权,可以代表学校党政向校外行文外,其他单位一般不得代表学校对外行文。

第十七条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。需要上级答复的事项,必须用“请示”。请示应做到一文一事,不得将请示事项夹在非请示公文中。请示一般应明确一个主送机关,不要多头主送,不能同时抄送下级单位、部门。请示一般不要以个人名义上报。除校领导直接交办的事项外,请示应当分别送党委办公室或校长办公室按规定程序处理,不应当直接送校领导本人。

第十八条  除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十九条  对平级的、没有领导或指导性关系的单位,不能发决定等指示性公文。

第二十条  凡涉及其他部门或单位的问题,主办单位应当主动与有关部门或单位协商、会签。上报的公文,如有关方面意见不一致,应当如实反映。

第二十一条  部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。对擅自行文的,学校党政将责令纠正或撤销。

第二十二条  学校党政公文实行文件、函件分开,控制发文规格,严格公文使用范围。凡就具体事项与有关部门或单位进行商榷;答复有关部门、单位的询问;批复下级机关的具体请示事项等,使用“中共南京邮电大学委员会”、“南京邮电大学”函件。

第五章  公文办理

第二十三条  公文办理是机关的一项经常性的重要工作。它对于履行机关职能,加强机关建设,提高机关工作效率,有着极大的关系。

公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。

第二十四条  收文办理由收文登记、阅批、承办、传递、催办等环节组成。

(一)收文登记  对收进的外来文件、电报,由党委办公室或校长办公室分别签收、拆封、登记。

对校领导亲收件,交由本人拆封。亲收人如认为需要学校存查或处理的,可以交党委办公室或校长办公室按收文登记办理。

(二)阅批  收文登记后,一般公文由党委办公室或校长办公室负责人阅签提出拟办意见,呈送校领导阅批或转有关部门、单位承办及组织传阅。急件应即时阅批。

对上级机关发来的密码电报,根据电报要求和校领导批示的范围,由党委办公室或校长办公室通知有关人员来办公室阅看。                                        

(三)承办  承办单位应按公文要求,根据领导的批示或拟办的意见认真、负责、迅速地办理,并将办理结果记入文件传阅单。

批办的公文涉及两个以上单位时,交主办单位阅办,由主办单位负责人会同相关部门处理,主办单位应及时将公文送相关单位阅处,并限期收回及负责存文归档。

批办的公文有规定期限的,必须按规定期限办理完毕;无规定期限的,应尽快办理,最多在10个工作日内应办理完毕;如有困难不能依限办理完毕时,应先向党委办公室或校长办公室说明理由,提出预计完成日期,送主管校领导审批。

一般参阅性文件,各单位从收到文件之日起,必须在3个工作日内阅毕,退回党委办公室或校长办公室。

(四)传递  各单位传送文件应由专人负责。文件传送必须在送件簿上登记后,分送收件单位。收件单位收件后应在送件簿上签收。

(五)催办  各级文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况,对办理的公文要负责检查催办,承办的公文办理完毕后,立即向党委办公室或校长办公室反馈,防止漏办或延误。

党委办公室、校长办公室对各单位公文处理情况负有催办、督促和检查的责任。

第二十五条  发文办理由拟稿、会签、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、用印、发送等环节组成。

(一)拟稿  以校党委或校行政名义发出的综合性报告、全校性工作规划、工作计划和工作总结等,由党委办公室或校长办公室拟稿或组织有关部门共同拟稿。

学校报上级领导机关的重要公文,根椐会议的决定或学校领导的意见,由党委办公室或校长办公室拟稿或组织有关部门共同拟稿。

凡是各部门需要以学校党政名义行文或以学校党政名义批转本部门文件时,由各部门拟稿。

拟稿时注意事项:

1. 首页使用规定的发文单(发文单样张见附件9);书写用钢笔、毛笔(审改、签批公文亦同样要求)或打印。

2. 用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称等引文准确无误。引用公文应先引标题,后引发文字号。使用非规范化简称,应先用全称,并在括号内注明(以下简称××)。简称应规范化。时间应写具体的年、月、日。

3. 结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为"(一)"第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

4. 公文中的数字,除发文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外,应当使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。

5. 公文起草完毕,应将起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料等附在文稿之后。

(二)会签  凡涉及几个部门工作的公文,主办单位应当主动与相关部门或单位协商、并将起草完毕的公文送相关部门或单位负责人核阅会签。

(三)核稿  核稿时,要对公文草稿的内容、文字、格式和行文规范等方面进行审核和检查,发现问题及时纠正。

1. 各部门承办的以校党政名义发出的公文,应先经部门负责同志核阅签字,送党委办公室或校长办公室复核,再送校领导签发。紧急公文在送审时应提出办理时限,确因时间紧迫,也可以直接送校领导本人。

2. 对各部门以校党政名义发出的公文, 党委办公室或校长办公室在复核时,一般只作文字上必须的少量修改,必要时可在内容上作适当调整或要求有关部门修改后再送审。

3. 未经核稿的公文,或须会签而未会签,须送附件而未附送的公文,不得送校领导签发。

() 签发

1. 以校党政名义的发文,凡属于全面的、重要的方针、政策性问题,应由校党政主要领导人签发;属日常工作性质的公文,由校党政分管领导签发。

2.以校党政部门及院(系)等单位名义的发文,由校党政职能部门负责人及院(系)等单位负责人签发。

3.校领导或各部门、单位负责人对送审的文稿审阅同意,须在发文单上签署意见。

4. 签发时应署全名,并注明年、月、日,受委托签发的要注明"代签"二字。

() 编号、登记  各单位以校党政名义发出的文件按规定的字号(见附件10--12)进行编号、登记。校党政联合发文,用“党委发〔20××〕×号”。

以各单位名义发文,由各单位按规定自行编号、登记。

() 校对、缮印

1. 公文文稿校对由拟稿人或拟稿单位负责。校对要严肃认真,一丝不苟,重要公文要做到二校三校。校对完毕,校对人签字后,方可缮印。

2. 凡以校党政名义发出的公文文稿,经签发、编号、登记、校对后将文件的电子文稿发送党委办公室或校长办公室。由校长办公室文印室缮印。

3. 以各部门、单位名义发文,由各部门、单位自行负责校对、打印。

() 用印、发送  缮印完毕后,应在正文成文日期处加盖单位印章。并在发文单“年月日”处加盖单位印章。最后,由公文承办单位负责装订,按公文要求投送公文主送、抄送单位。

() 归档  公文发送后,承办单位负责将印好的公文一式二份与文稿、文稿附件和领导批示,及时收齐归档。

第六章   附则

第二十六条  本校以往发布的有关公文处理的规定,凡与本办法不一致的,以本办法为准。

第二十七条  学校授权党委办公室、校长办公室对本办法负责解释。

第二十八条  本办法自200651日起施行。

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