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公文版记标识中常见病误例析

2018-12-10 15:55:03  浏览次数:

公文版记标识中常见病误例析

岳海翔

 

版记是一篇公文不可缺少的重要组成部分,如果将一篇完整的公文视为一个人的话,版头相当于一个人的“头”,主体相当于一个人的“身”,版记相当于一个人的“脚”,足见其重要性。在公文处理实践中,我们发现有不少机关单位对于版记部分并不重视,在标识方面存在许多问题,直接影响了公文的完整性、规范性和严肃性。归结起来,主要表现在如下几个方面:

一、分隔线的使用不合规范

根据2012版《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)国家标准的规定,版记中的各要素与印发机关和印发日期之间加一条分隔线隔开。之所以如此,一是为了显示各要素之间的区别,二是如此设计显得美观。需要特别注意的是,第一个要素之上和最后一个要素之下也有一条分隔线,并且这两条一头一尾的分隔线与中间分隔线的粗细是有区别的,其中两头分隔线的高度为0.35mm,中间分隔线的高度为0.25mm。但在实践中,很多单位制发的文件却并未作这样的区分,而是一律采用了0.25mm的高度,有欠规范,应当予以纠正。

二、版记的构成要素赘余

按照2012版国标的规定,公文的版记部分只有抄送机关及印发机关和印发日期两个构成要素(特殊情况下主送机关移至版记部分的除外)组成,其中抄送机关在上,印发机关和印发日期在下。实践中有的单位在拟制版记时却凭空在印发机关和印发日期之下另起一行靠右使用圆括号标示印刷分数即“(共印60份)”。这样的标示是多余的,也应引起充分的重视。

三、字体字号及回行时的字体排列不合规范

构成一篇公文的版头、主体和版记三个部分所使用的字体字号是不同的,2012版国家标准中有明确规定。其中版记部分各组成要素即抄送机关及印发机关和印发日期应当使用4号仿宋体字,而且如果抄送机关名称过多需要回行时,应当与上一行抄送机关的首字对齐。实践中,有相当多的机关所拟制的公文,版记部分与正文部分一样使用了3号仿宋体字,回行时顶格的情况也较为多见,这些均系与国家标准的规定相抵触的,显属不当。

四、版记的位置不当,特别是对于带有附件的公文,更显混乱

公文的版记应当置于公文的什么位置?这在实践中颇为随意。根据2012版公文格式国家标准的规定,版记必须置于公文的最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行,也就是说版记一定要放在公文的最后,即公文的最后一页的最下面。实践中多大多数公文特别是印发、批转和转发的公文以及带有附件的公文,往往将版记置于被附文件的后面,这是表现相当突出的一个问题。正确的做法是,无论是被转文件抑或公文的附件有多长,都必须将版记置于最后一页。而且尤其应当注意的是版记一定要在偶数页上。假设公文内容很短,即使首页可以放得下版记内容,由于公文是双面印刷,版记也必须移至第二页上,即使第二页除了版记没有其它任何内容。此外,公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上,这时公文的页数一般应是4的倍数,此时版记也一定要放在最后一面,而不管前面的空白页有多少(一般不会超过3页),在此种情况下,需要注意空白页和版记页都不标注页码。这时实践中最容易出现的错讹之处,公文的页码只标注在正文结束的那一页。也有的虽然将版记放置最后一页,但却随意提高版记的位置(意在缩小空白),也都是不合规范的。

五、抄送机关的名称排列和标点的使用不够规范

抄送机关是版记部分的第一个要素,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关的统称。要注意抄送机关的排列要遵循一定的规则,正确的做法是,首先是上级机关在前,其次为同级机关,再次为下级机关。如果是涉及的方面较多,应当按照党、政府(地方党委政府在前、部门和厅局在后)、军、群的顺序排列。对于抄送机关,如果不止一个,需要注意标点符号的用法,即同一系统内同级机关之间用顿号分隔,不同系统机关之间用逗号分隔,在最后一个抄送机关名称之后标注句号,表示结束的意思。实践中有许多公文对于抄送机关名称的排列比较混乱,特别是同一系统层次之间问题就更为突出,应当予以足够的重视。

六、印发机关和印发日期的标识不合规范

印发机关和印发日期是版记部分的不可或缺的要素,按照规范要求是位于抄送机关(用分隔线隔开)之下一行,其中印发机关居左空一字,印发日期居右空一字。需要注意的是,这里的印发机关应当是公文的印制部门,一般是机关或单位的办公部门,而不是整个机关名称,但实践中不少公文却写的是整个机关名称;印发日期要用阿拉伯数字完整载明年月日,一定要注意后面加“印发”二字。这在实践中也十分容易被人们忽视。

七、遗漏版记

这也是经常发生的一个问题。有些公文特别是采用复体行文方式的公文,主体部分结束却看不见版记,显得很不严肃;还有一种情况就是带有附件的公文且系被转发的文件,尽管被转发文件已经带有版记,但是转发文件仍然不能省略,亦即仍然需要标注自己的版记。这在实践中也往往容易被人忽视。

(作者系中国写作学会副会长,中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长,中国公文学研究所所长、研究员)

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