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公文页码标识方面常见的病误例析

2017-09-06 23:41:10  浏览次数:
岳海翔

 

在党和国家历次发布的公文处理法规中,页码一直没有列为公文的格式组成要素。《党政机关公文处理工作条例》(2012416日中办、国办联合印发)以及《党政机关公文格式》(GB/T97042012)首次将其列入,并规定其用以表明公文页数顺序号,这就充分说明页码是公文的一项重要组成部分,是保证公文完整性和有效性的标志。同时,在公文中标注页码,还有利于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订,甚至有助于公文的防伪。在实践中,对于页码的标识时常出现一些问题,归纳起来,主要表现在:

一、字体字号不合规范。有人认为,公文的页码也涉及字体字号吗?答案是肯定的。按照《格式》的规定,公文的页码应当使用4号半角宋体阿拉伯数字。但有些机关单位的公文却比较随意,有的使用3号字,同时也非宋体字,而是采用仿宋体字或者其他字体等等,都是不合规范要求的。必须明确的是,公文格式讲究统一和规范,任何单位都不可独出心裁,每一个格式要素均有其对应的标准要求,因此需要严加注意,不容粗疏。

二、位置摆放不当。公文与一般文章和文艺作品有所不同,它不是用来供人欣赏的,也不是用来传递一般性信息的,更不是用来处理个人私务的,因此其对格式的要求非常严格,讲究“规范体式”,每一个格式要素在文面上均有其特定的位置坐标。以页码为例,一般文章和文艺作品,为了追求其多样化和艺术性,可以将其置于版心的正下方居中,也可以置于版心的右下侧、左下侧以及左上侧、右上侧,甚至置于翻口的中间位置,以求美观,彰显个性,吸引读者。但公文中却不允许这样做,因为公文是办理公务的工具,公文中的页码必须遵循特定的规定进行标识。按照《格式》规定,公文页码的位置应当编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线与左右两端页码之间要空1个半角空格的距离;一字线上距版心下边缘7.单页码右边的一字线居右空1字,双页码左边的一字线居左空1字。这样即可保证从两个方向定位页码的位置。在页码数字两端各放置一条一字线,是公文页码标注的特定规则,其目的主要是为了美观和阅读方便。这些都属硬性规定,实践中有些公文未能依照这样的尺寸规格和格式架构来设置页码,随意性很强,既不统一,也显得很不规范,均应予以规范。

三、空白页标注页码。按照规定,公文版记必须置于公文的最后一页,版记的最后一个要素要位于版心的最后一行,版记各要素(包括抄送机关以及印发机关和印发日期)之间要用分隔线分开,最后一条分隔线要与版心的下边缘重合。据此可见,版记置于公文的最后一页,其前面有时可能会出现空白页。由于公文是双面印刷,所以空白页最多不会超过3页。在此种情况下,根据《格式》的规定,空白页和版记页均不需标注页码,也就是说,页码只标识到正文结束的那一页。但在实践中,有些机关单位所印制的公文却无视这些,在空白页和版记页一律标注页码,而且即便标注了页码,也未按上述规定编制,因此是不合规范的。

四、附件页码与主件分离。附件是指公文正文的说明、补充或者参考材料,是公文正文的有机组成部分,与正文具有同等效力。附件一定要另面编排,而无论其前面留有多少空白页,均应如此。公文附件应当处于版记页之前,根据规定,如无极特殊情况,应当与主件一起装订,并且页码应当连续编排。实践中,有些公文却没有这样做,而是将附件单独标注页码,形成与主件相互隔离的状态,是不规范的。还有的虽然将正文和附件的页码连续标注,但却未能标至版记页且版记页排有文字,也是属于不合规范的。

五、信函格式公文首页标注页码。信函格式属于公文的一种重要特定格式,与公文的标准格式相比其效力是完全相同的,只是表现形式有所不同。相对于标准格式而言,信函格式相对简单,易于操作,但值得注意的是,作为公文特定格式之一的信函格式,其首页是不能显示页码的,需要由第2页开始标注页码,这是信函格式公文与标准格式公文相比的一个显著差异,必须加以区分。但实践中有些采用信函格式的公文却在首页标注有页码,标注形式与标准格式的公文无异,也是不合规范的。

六、遗漏标注页码。机关单位所印制的公文需要标注页码,这是长期以来一致的和普遍的规定和做法,便于公文的查询引用和统计检索,具有不可替代的重要作用。特别是《条例》和《格式》有史以来第一次将页码列入公文的格式组成要素之一,就更加凸显了页码的重要性。因此,凡属机关单位印制的正式公文,一概不得缺漏页码,要按有关规定标准规范标识,确保行文的规范化和严肃性。但从实践来看,有的机关单位所印制的公文,根本就未标注页码,显得随意性很大,与公文法规和公文格式国家标准的规定相去甚远,必须加以纠正。

   (本文发表于《秘书》杂志2017年第7期。作者系中国公文写作研究会常务副会长兼秘书长,中国公文学研究所所长、研究员)
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