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对一份通知的再评改和评改后的思考

2016-07-15 16:15:23  浏览次数:

栾照钧

 

 

    拜读《秘书之友》2014年第7期刊登的李小冰同志撰写的《究竟怎么放假?——评改一篇晦涩难懂的通知》一文后,笔者感到该文纠正了原文诸多毛病,应当肯定,也值得称道;同时感到,它对原文的评改尚不到位,文中的修改稿(以下简作“改稿”)还存在不足之处。为使评改趋于完善,促进公文评改事业发展,笔者特撰此文再作评改,并就评改后联想到的问题进行思考,与学界同人研讨、交流。

一、评析和再修改

(一)原文和改稿

【原文】

关于2013年中秋节、国庆节

放假安排的通知

各部门、各单位:

    根据自治区人民政府办公厅《关于2013年部分节假日安排的通知》,经学校研究决定,现将我校2013年中秋节、国庆节放假的具体安排通知如下:

     一、放假安排

     1. 中秋节

     9月19至21日放假调休,共3天。将922(星期日)公休日调至920(星期五),919(星期四、农历中秋节)为法定节假日,921(星期六)为公休日。

     2. 国庆节

     10月1至7日放假调休,共7天。将929(星期日)、1012(星期六)公休日分别调至104(星期五)、107(星期一),10123日(星期四、五、六)为法定节假日,1056日(星期六、日)为公休日。

     二、其他安排

     1. 放假期间,各部门(单位)妥善安排好值班,做好安全防范工作,遇重大问题和紧急突发事件,须在第一时间及时报告,妥善处理;教学安排调整由教务处另行通知;学工部、防城港校区管委办、各学院要做好各校区学生节假日期间的安全教育和管理工作;保卫部门要加强校园管理,切实做好安全保卫工作;后勤部门要认真做好节日期间的后勤服务和保障工作。

     2. 请各单位(部门)将假日值班表(纸质版,盖部门公章)于2013916前送校长办公室行政科(联系电话:38XXXXX)。

     3. 学校行政值班安排按《关于元旦放假和2013年部分节假日值班的通知》文件执行,值班地点为一号行政楼1楼校领导接待室。

      

 附:学校值班室电话:0771-38XXXXX0771-38XXXXX(传真)

                                                                                                                                                                                                                                                                    

党委办公室   

                                     校长办公室

                                      2013年9月11

【改稿】

关于2013年中秋国庆放假的通知

校内各部门:

    2013年中秋节、国庆节假期即将来临。自治区人民政府办公厅发布了《关于2013年部分节假日安排的通知》(桂政办〔2013X),结合我校实际情况,学校拟定了两节放假计划,现就我校中秋节、国庆节放假有关事宜通知如下:

     一、放假安排

中秋节:919日至21日放假调休,共3天。922(星期日)上课(班),补920(星期五)的课。

     国庆节:1017日放假调休,共7天。929(星期日)1012(星期六)上课(班),分别补104(星期五)、107(星期一)的课。

     二、有关要求

     1.要妥善安排好值班工作

     1)学校行政值班安排按《关于元旦放假和2013年部分节假日值班的通知》执行,值班地点为一号行政楼一楼校领导接待室。学校值班室电话:0771-38XXXXX0771-38XXXXX

     2)请各部门拟订好本部门的值班计划,并将假日值班表(盖部门公章)于2013916前送达校办行政科。

     2.要做好安全防范及后勤服务工作。

     遇重大问题和紧急突发事件,须在第一时间及时报告,妥善处理;学工部、防城港校区管委办、各学院要做好各校区学生节假日期间的安全教育和管理工作;保卫部门要加强校园管理,切实做好安全保卫工作;后勤部门要认真做好节日期间的后勤服务和保障工作。

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

                                            XX大学党委办公室   

           XX大学校长办公室

                                         2013年9月11

(二)比对评析

1.改稿的成功之处

1纠正了原文语言不简洁、表述不当的毛病。如删去了原稿中关于“法定节假日”和“公休日”的多余阐释,使放假安排的表述简洁而明确。

2)纠正了原文题目概括不当、文题不符的毛病。将第二部分小标题“其他安排”改成“有关要求”,确实必要。

3)纠正了原文用“附”标注学校值班室电话的毛病,从而体现了公文格式规范的要求。

2.改稿的不足之处

先看标题——

1)结构不完整。公文标题应当由发文机关名称、事由和文种组成,原文和改稿均缺少发文机关名称。尤其作为下行文,发文机关名称不宜省略。学校下发通知,标题中的发文机关名称可用校内通用的规范化简称。

2)事由不确切。应是“2013中秋节国庆节放假事宜”或“2013年中秋节国庆节放假安排”,而不是“2013中秋国庆放假”,因“两节”放假人人皆知,是无须行文的。

再看正文——

1)开头导语段

①引文欠规范。引用的公文标题应当用全称,原文和改稿均将发文机关名称置于标题之外,是错误的。

②句式欠标准。宜将陈述句“自治区人民政府办公厅发布了《关于2013年部分节假日安排的通知》”改成符合公文模式性特征标准的根据式介词结构,以明确体现依据要素。

③用词欠准确。如“学校拟定了两节放假计划”,大可不必用“拟定计划”。从词义来看,“计划”指工作或行动以前预先拟定的具体内容和步骤;从名称来看,它属于各机关、单位常用的计划类非法定公文。从内容来说,“计划”一般需要概述背景作为事实依据,而后提出指导思想(总目的、总要求和总任务),多分条列项阐述具体任务、措施、步骤、要求和责任分工等。该通知时效短暂,内容比较单一,充其量是针对“两节”放假事宜所作的具体安排。

④表述欠简洁。“现就我校中秋节、国庆节放假有关事宜通知如下”一句承接上文,可不必重复“我校中秋节、国庆节放假”。

2)“有关要求”部分

①结构布局仍不够合理。改稿虽指出了原文缺乏逻辑性、层次感,内容芜杂、凌乱等毛病,但修改得并不理想。“学校行政值班安排按《关于元旦放假和2013年部分节假日值班的通知》执行……学校值班室电话……”一段,不属于要求,而是需要告知的其他事项,故最好将其移至后面,而与“放假安排”和“有关要求”并列立题。

②“请各部门拟订好本部门的值班计划”,同样大可不必用“拟订计划”。

③个别语句宜适当调整语序,更换或增删用词。

需要指出的是,文中多处将起替代作用的隐讳号(×)写成了字母(X),这是一种司空见惯的错讹。

笔者以为:“部门”和“单位”是既有联系又有区别的概念,主送中似应当保留“各单位”。

(三)再修改稿

此稿仅在原稿和改稿的基础上矫正,不便随意增添内容。

 

党办校办关于2013

中秋节国庆节放假事宜的通知

 

校属各部门、各单位:

    2013年中秋节、国庆节即将来临。根据《××自治区人民政府办公厅关于2013年部分节假日安排的通知》(桂政办〔2013〕×号),结合实际情况,我校对“两节”放假事宜作了具体安排。现通知如下:

    一、放假安排

中秋节:919日至21日放假调休,共3天。922(星期日)上课(上班),补920日(星期五)的课。

    国庆节:1017日放假调休,共7天。929(星期日)1012(星期六)上课(上班),分别补104(星期五)、107(星期一)的课。

    二、有关要求

    (一)妥善安排好本部门(单位)的值班工作,并于916前将加盖公章的假日值班表报送校办行政科。

    (二)做好假期安全防范和管理服务工作。遇重大问题和紧急突发事件,须及时报告,妥善处理。学工部、防城港校区管委办、各学院要做好校区学生的安全教育和管理工作。保卫部门要加强校园管理,切实做好安全保卫工作。后勤部门要认真做好后勤服务和保障工作。

三、其他事项

学校行政值班安排按《××××关于元旦放假和2013年部分节假日值班的通知》(××〔2013〕×号)执行,值班地点为一号行政楼一楼校领导接待室。学校值班室电话:0771-38×××××,0771-38×××××。

                                                                                                                                                                                                                                                                             

                                          ××大学党委办公室   

         ××大学校长办公室

                                        2013年9月11

该通知首段也可不说“2013年中秋节、国庆节即将来临”一句,而直接用根据式介词结构开头。具体修改为:“根据《××自治区人民政府办公厅关于2013年部分节假日安排的通知》(桂政办〔2013×号),结合实际情况,我校对中秋节、国庆节放假事宜作了具体安排。现通知如下:”最后两句也可将意图主旨和承上启下句合一,表述为“现将我校中秋节、国庆节放假安排有关事宜通知如下:

需要说明:改稿删去了原稿中的“教学安排调整由教务处另行通知”的句子,作者在文章评析中曾指出“这么简单的内容完全可以在一份公文中表述清楚,没有必要再发另外一份公文”,其观点是正确的,符合公文处理工作精简、高效的原则;但斟酌原稿中的这句话,似不像还要另发一份文件,而且按公文处理法规规定,作为办公部门以外的内设机构——教务处应当无权正式行文,则不排除在作出教学安排调整后用电话或其他非行文形式通知的可能。因不了解具体情况,故再修改稿未涉及此问题。另外,此事一般由行政办公部门发文即可(必要时可抄送党委部门),而不必党政联合行文。也因不了解该校具体情况,故再修改稿仍保留了原行文方式。

二、评改后的思考

    评改后的思考,主要反映在主观和客观两个层面。

(一)公文评改者应当对事业负责,彻底摒弃私心杂念

笔者在《秘书之友》2014年第9期发表的《对公文评改和再评改改稿的评析与思考》(以下简称《评析与思考》)一文中曾谈到:“由于公文评改难度大,加之得罪人且常常被人误解,以致热心于此项工作的人一直不多,也因此学科体系至今尚未牢固确立,让人深感公文评改学构建困难重重,发展步履艰难。”同时表达了一种强烈的夙愿——“企盼公文评改能引起学界普遍重视,企盼进一步创造良好的学术环境和发展空间,企盼越来越多的有识之士孜孜不息地为之奋斗”。写就本文中的这篇再评改稿已经数月,一直搁置至今,与内心的矛盾不无关系。一方面,感到不进行再评改是对读者和事业的不负责任;另一方面,又唯恐再评改后会挫伤评改人的积极性。实际上,这种担心是不必要的。笔者历来主张,公文评改应当字斟句酌,直到改不动为止。而且始终认为:“一个人的知识存储和认识能力毕竟有限,评改人不论水平高低,都难免在评改中出错或在评改文中留有瑕疵。这就需要他人给予辅助性的矫正,需要集思广益,发挥更多人的作用。”十几年来,笔者评改的公文病例已有数千例,评改和再评改的公文(例文、范文)也有数百篇,所提供的修改稿均不敢说已完美无缺,对于其中的不妥之处,一需要自己随时矫正,二需要别人给予再评改。就拿《评析与思考》一文来说,笔者撰写当时也有考虑不周之处——在提供的新改稿中,发文机关名称为“育才中学教务处”,过后才觉察到不妥,作为内设机构正式行文是违反行文规则的,应将“教务处”三个字删去,以学校的名义行文才是规范的。实践使笔者深切地体会到:要搞好公文评改,评改人和再评改人都应当出以公心,本着对事业负责的精神,彻底摒弃私心杂念。

(二)公文评改和再评改形势喜人,已呈现出崭新局面

    半年多来,公文评改领域已发生喜人的变化。具体表现在以下三个方面:

1.公文评改展示平台更加广阔,评改再评改文章明显增多

秘书及应用写作类期刊在促进公文的规范化和公文写作学的学科建设方面发挥着重要作用。公文评改和再评改文章,需要借助这些期刊平台进行展示和交流。笔者近期发现,秘书及应用写作类期刊发表的公文评改和再评改文章明显增多。以《秘书之友》《秘书》和《应用写作》三家杂志为例,仅2015年第4期就刊发5篇此类文章,其中《秘书之友》2篇,《秘书》1篇,《应用写作》2篇。这在期刊史上,也是很鲜见的。它起码说明,秘书及应用写作类期刊对公文评改文章越来越重视,公文学术界和公文实务界对公文评改的研究越来越深入。

2.公文评改观点交流积极主动,同人的参与热情空前高涨

笔者在《评析与思考》一文中曾希望,对评改后的公文进行再评改能成为公文评改实践活动中的常规工作和学界人士喜闻乐见的形式;同时希望,各级党政机关和全国相关学会及学界同人能给予公文评改以更多的理解和支持,从而调动更多人的参与热情。近几个月来,学界诸多同人积极主动地和笔者交流公文评改方面的问题,已表现出极大的参与热情。其中,有的咨询难题,有的沟通观点,有的征求文稿修改意见;湖南长沙的刘伟同志甚至提出对笔者发表在《秘书之友》2014年第10期的一篇再评改文章进行再评改。笔者深受感动,均认真回复,坦诚交流,并竭尽全力给予帮助和支持。笔者感到,原来的愿望正在逐步实现,公文评改实践正朝着期待的目标迈进。

3.公文评改文章质量大幅提高,学界后起之秀在不断涌现

笔者在《评析与思考》一文中曾提出四个“不可或缺”,其中第四个则是“评改实践上升至理论,业内高素质人才不可或缺”。并具体阐述道:“科学构建公文评改学的使命,历史地落在了我们当代人的肩上。要完成这一使命,任重而道远,必须大力提高公文工作者和学科研究者的素质,大力加强公文研究队伍的建设,大力培养众多的‘复合型’人才和公文研究专家唯有如此,才能适应时代和学科发展的新形势,为学科建设提供人才上的支持和保障。”笔者高兴地看到,公文评改文章质量在大幅提高,学界后起之秀正不断涌现。值得一提的是,在《秘书之友》《秘书》和《应用写作》三家杂志2015年第4期刊发的5篇公文评改文章中,李小冰的文章就占了2篇(《秘书之友》1篇,《应用写作》1篇)。其中发表在《秘书之友》上的《评改一份复函》的文章,评析准确、到位,改稿简明、得体,显现了较高的评改水平。而刘伟同志的文章,更具有独到的见解。笔者由此想到:公文评改的实践者大多具有丰富的公文写作知识、扎实的文字功底和良好的悟性以及发现问题、分析问题、辨明正误的能力,高素质的学科人才正在日趋适应公文研究形势发展的需要;深化公文评改实践,拓展公文再评改之路,促进公文评改学的构建,已不再是纸上空谈。

 

                                                                           (作者系中国公文学研究所副所长)

 

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