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对×学院一篇会议记录的评析

2016-07-15 16:07:43  浏览次数:

[原文]

 

 

×学院2008年第二次会议记录

时间:200810月7

地点: ××学院楼三楼

出席人:魏××  周××、向××、谢××及各系各部门主要负责人

 

缺席人:何××、朱××

主持人:魏××

记录人:谢××

1)报告

    周××报告学院基本建设进展情况(略)

    主持人魏××传达××省人民政府《关于压缩行政经费的通

知》(略)

2)讨论:

魏××:今天会议主要讨论我院如何按照省人民政府的《通知》精神,抓好好行政费用的合理开支,切实做到既勤俭节约,又不致影响正常教学、科研等活动的开展。下面请大家发表一下意见。

向××:(略)

周××:(略)

 

[评析]这篇会议记录不合规范,存在的“病症”较多,主要有以下几点:首先,标题“××学院2008年第二次会议记录”,只标示出会议的组织者,次数及会议记录名称,但未突出会议的性质和内容,显然失当。并且,在标题中也没有必要标明年代,不然,就与下文重复。根据正文所述内容,可标题写为“××学院第二次办公会议记录”,既明确又具体,合乎规范。

其次,会议的基本组织情况部分,至少存在三方面问题:

一是时间、地点有失详细,具体。2008107,究竞是上午,中午,还是晚上?几时召开的。“××学院三楼”究竞是哪一房间(会议室),而且,“××学院”与标题显然重复,应予以删掉。因此,对于时间和地点,应特别注意要得明确,具体,不能含糊;二是出席人、主席人、记录人的身份不够清楚。例如“主持人魏××”,魏××是何种职务?他有什么资格主持会议?令人生疑。对此,均应在各自姓名之后用括号标明身份,以求规范;三是制度人一项。除未标明身份外,亦未交待其缺席的缘由,也有失妥当。因此,应在姓名之后用括号注明,哪(外出开会)等。

再次,记录内容不够完整,格式项目不够齐全。这篇会议记录的正文,总共包括两大部分:一是报告,二是讨论。这两部分内容是会议记录的重点“工程”,除一些小型会议外,一般不能缺漏。但是,仅有这些内容是不够的,还应写明“议决结果”,它是会议记录重点的重点,决不能漏。这篇会议记录最后决议结果如何,只字未提,令人惑然。因此,应将会议决议列为第三部分,准确、具体地作出记录。此外,这篇会议记录的格式也不够规范。主要表现为“有头无尾”,在正文部分结束后,没有主持人,记录人的签名,显失规范,应予补正。

这篇会议记录,各类要素交待不清,内容项目缺漏,是不符合写作格式的记录。

 

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