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公文处理与档案管理衔接问题研究

2015-04-22 10:47:42  浏览次数:

作者:宋平

 

在档案工作中,公文处理是一个很重要的工作过程,档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身,公文质量的好坏直接影响着档案的质量,换句话说,没有高质量的公文就不会有高质量的档案。档案是信息的重要载体,是主要的信息源泉,管好、用好档案对资源开发起着重要作用。改进公文处理工作和加强档案管理,及时研究解决公文处理与档案管理在衔接工作中存在的问题,为各项行政管理活动提供优质、高效的服务,成为目前行政管理工作中一个亟待解决的问题。本文主要研究公文处理与档案管理在衔接中存在的问题及对策,期待能为同仁们在公文处理与档案管理方面提供有效参考和借鉴。

一、公文处理与档案管理在衔接中存在的问题

(一)对于公文与档案的衔接意识不足。实际工作中,文秘和档案工作人员不是同一个人。从公文生成制发到归档管理的全过程,要经过好几个工作人员的辛勤劳作,实践证明,这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是这种体制某种程度上却拉大了文秘工作和档案工作的距离。文秘人员档案意识淡薄,档案人员也很少考虑文秘工作,致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前,公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。

(二)文书处理工作者缺乏档案管理的意识,公文质量有待提高。公文是档案的前身,档案大部分由公文转化而来。公文制发决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量。近年来,公文数量增加过快,质量不高,缺乏有效的控制,一些单位只注重公文的数量,忽略公文的质量,削弱了档案归档的质量,而档案信息源的利用,直接影响着职能的转变,影响着行政机关的工作效率与管理水平。很多单位的公文格式不符合相关法规提出的规范化、标准化和科学化要求。这也直接影响了档案的质量。

(三)只重视档案数量的增加,忽略质量的提高。公文最终转化为档案,公文制发决定着公文本身和日后形成档案。但随着现在行政单位工作的大力开展,其公文越来越多,造成档案也随之增多。但因为公文数量的迅猛增加,使得公文质量无法保障,加上缺乏有效的管理,在实际工作中不少单位只重视档案数量增加,而不重视质量提高。这些疏忽极有可能影响未来档案信息的利用,间接影响行政工作效率和服务管理水平的提升。

二、公文处理和档案管理衔接的完善对策

公文处理作为档案管理的前提和基础性工作,直接影响着档案管理工作的质量。所以要想提高公文处理与档案管理的衔接质量,就必须做到:

(一)必须实现公文处理和档案管理衔接的规范化和科学化建设。只有公文处理实现了规范化和科学化,才能有效实现档案管理的规范化和科学化。换句话说,就是要把公文处理和档案管理有机融合,实现“文档一体化”,以提升档案部门管理文件的事前控制,对于提高档案质量,简化档案管理工作程序,科学、合理地做好公文处理和档案管理的有效衔接。

(二)提升质量管理意识。公文应该从重数量向重质量转变,坚决改进文风,转变工作作风,尽可能地压缩、削减公文的数量,这样不仅能有效减轻公文及档案人员的工作压力,而且可以有更多的时间确保公文和档案质量的提升。各级公文和档案管理人员必须确立质量管理观念,分清各自岗位质量责任;严格遵循公文和档案管理的法规规定,从公文的收文、登记、阅办、回收等方面严格遵守规范,公文归档也必须在工作人员的熟练操作中有效完成;要建立、健全管理体制,以优秀的管理队伍实施公文处理和档案管理衔接的全程管理;建立合理的管理工作程序,严格执行,规范办理公文和档案的使用。管理程序一定要科学、细化、简捷且容易操作。

(三)强化公文立卷归档,做好公文和档案的转化。公文是档案的重要部分,公文办理完毕后,应该由公文部门或者档案员及时整理、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节,却是档案工作的开始环节,并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料,应由文秘人员集中统一保管并根据立卷的原则和方法,在档案工作人员的指导和帮助下,对于文件按照问题分类,并进行排序、编号、归档等工作。文件收发人员在平时的工作过程中就要注重收集,关键在于“及时”二字,及时收集,及时分类,切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集归卷;联合办理的公文,原件由主办单位收集归档,协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件,进行分门别类的管理,既方便平时查阅,又利于年终立卷。

总之,公文处理和档案管理是相互影响、相辅相成的系统工作。积极改进当前的管理运作模式,构建公文与档案一体化的模式是发展的趋势。要想优化工作效能,我们就应该从完善制度入手,强化质量意识,注重公文和档案工作的精细化管理,不断优化公文处理与档案管理的衔接机制。

(作者单位:盐城卫生职业技术学院)




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