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试议公文评改原则和方法

2015-04-01 10:01:09  浏览次数:

试议公文评改原则和方法

         中国公文学研究所副所长 栾照钧

 

【摘要】笔者通过多年来对诸多典型的公文实例进行评改,结合公文评改实训教学的实践,在本文中对公文评改理论进行了高度概括,系统阐述了评改理念、评改对象、评改主旨、评改依据、评改方法、评改范围乃至具体评改需要把握的关键问题,以使广大文秘工作者掌握公文评改的本领。

【关键词】公文  评改  原则  方法

搞好公文评改,是提升公文写作水平、实现公文规范化和科学构建公文评改学的必由之路,需要更多的人积极投身于公文评改实践,深入研究公文评改理论。鉴于目前很多人对公文评改认识不足,尤其缺乏自觉参与的积极性,笔者特根据数十年的积累和体会撰写此文,概括公文评改的原则和方法,与学界同人切磋交流。

一、评改理念把握“两个疑点”

两个疑点:一是是唯书唯上还是实事求是;二是是积非成还是约定俗成。

笔者以为,公文写作与评改应当实事求是而不应当唯书唯上,应当力求规范而不应当把积非成是视作约定俗成。不符合行文规范而出现的公文病误,在各级机关公文中均可找到实例。上层机关公文(一般指省级机关和国家级机关公文)尽管质量较高,但也难免出现差错;由于历史阶段的局限和历史延续性的影响,国家权威机关的公文也不可能在任何时期都100%正确。对于日常遇到的不规范的公文,不论是哪一级的,都不宜效仿和提倡。然而,在公文写作、公文评改和公文研究中,却始终存在着唯书唯上和积非成是的问题。而积非成是的做法,又往往被人视作“约定俗成”,学界甚至在理论上进行错误总结,对读者则是一种严重的误导。从词义来讲,“约定俗成”指某些事物的名称或社会习惯是由人们经过长期实践而认定或形成的;“积非成是”指长期沿袭下来的谬误,会被认为是正确的。显而易见,对相沿成习的错误做法,不应视为“约定俗成”予以肯定,而应视为“积非成是”加以矫正。

二、评改对象把握“两个重点”

两个重点一是上层机关不规范公文;二是公文著作中被作为例文(“范文”)的病文。

明确了理念上应当把握的“两个疑点”,自然要把这两类公文作为评改重点。从总体而言,公文评改的对象是各级机关和各类单位公文中的各种病误。基层机关和企事业单位公文尽管病误较多,但其消极影响远不如上层机关不规范公文和公文著作中被作为例文(“范文”)的病文严重。因此,公文评改对象之重点理应是后者而不是前者。

省以上机关公文规范化水平高于基层是不争的事实,但文种错用、格式违规、标题不规范等问题也时有发生,有的在正文结构和语言文字方面不同程度地存在毛病,对下往往有着一种“示范性”的负面影响。对此,若不及时加以矫正,势必被更多的人效仿和提倡。公文著作(包括教材)不乏高水平的佳作,但也一直存在着比较严重的问题。其中,有修订上的滞后,也有相沿成习之积弊,更有抄袭之风盛行等因素,不良影响十分广泛,误导作用不容低估。值得深思的是,公文著作中的例文(范文),经作者选用,并经出版社审定,有的依然错讹多多,而且很少有人怀疑它的规范性,对其进行重点评改则显得十分必要和尤为重要。

三、评改主旨把握“两个节点”

“两个节点”:一是认真评析;二是准确修改。

公文评改具有主旨的明确性、内容的针对性、褒贬的肯定性、评改的准确性、语言的规范性和实践的指导性等特点。公文评改不是单纯的纠错,必须突出“评”和“改”的主旨,“改”必须建立在“评”的基础上——评析恰当而全面,才能改得精准而到位。显而易见,评改文针对被评改文中的病误必须做出肯定的评析,不允许含糊其辞、似是而非,更不允许积非成是、以讹传讹。鉴于一个人的知识存储和认识能力毕竟有限,评改人不论水平高低,都很难保证在评改中不出一点儿差错和在评改文中不留有瑕疵。这就需要他人给予辅助性的矫正,需要集思广益,发挥更多人的作用。

四、评改依据把握“两个视点”

“两个视点”:一是2012年发布施行的《党政机关公文处理工作条例》(简称新《条例》);二是与新《条例》配套实施的三个新国标。

三个新国标除《党政机关公文格式》外,还有《标点符号用法》新国标和《出版物上数字用法》新国标。对公文规范化,各个时期有着不同的要求。每个时期的公文,都应按国家最新规定的要求来规范,按国家最新规定的标准来衡量。对公文中的病误,理所当然地应按国家最新的规定进行鉴别和认定。新《条例》和三部新国标的配套实施,使公文写作规范更加科学和明确,公文评改和公文研究有了纲领性文件的指导,标志着我国的公文处理工作已实现历史性的转变,步入了统一规范的新阶段。要搞好公文评改,必须认真学习,既领会新规定的精神实质,又把握新规范的细节标准,努力增强执行现行公文处理法规的自觉性。

五、评改方法把握“两个起点”

“两个起点”:一是科学的思想方法;二是科学的行为方法。

起点正确,终点(结果)才能理想。思想方法要求我们树立正确的思维观念,包括系统思维、辩证思维和逻辑思维等观念。公文理论工作者须正确对待且不盲目推介党和国家早期形成的不规范公文,著述中不能因袭陈规积弊而同现行规定抵触。公文实务工作者须克服盲从心理,求真务实,与时俱进,阅文读书时既要认真学习上级机关和公文著作所提供的名副其实的范例,又要善于动脑,独立思考,尽量不被上级机关不尽规范的公文和公文著作中的错误阐释及推介的病文所误导。

行为方法要求我们灵活应用行之有效的实施办法。公文评改的具体程序并非绝对的,但也确有一定章法可循。从实践来看,公文评改文章多采用“三篇式”,即原文、评析和改稿;也有采用“两篇式”的,即原文加评析或者先评析后附原文。具体采用哪种方式,可因人而宜,因文而宜。不过从效果看,笔者以为采用“三篇式”好些。这样,读者在阅原文时可先尝试着寻觅病误,再随着阅读评析文而展开思路,最后通过和原文比较看其改稿改得是否恰到好处。这对提高读者鉴别能力和文稿矫正能力是很有益处的。公文评改应当做到“由浅入深,由表及里,字斟句酌,洗练概括”,先从标题和一般格式、规则着眼,而后再看内容、结构和语言文字等方面有哪些病误,并通盘考虑,反复推敲。公文修改锤炼字句,应当一直到改不动为止。

六、评改范围把握“两个焦点”

两个焦点:一是公文格式;二是公文标题。

公文格式是针对公文整体结构而言的,与公文正文结构迥然有别。严格按现行公文格式和行文规则撰写公文,并不等于墨守成规,这正是为了保证公文的完整性、正确性和有效性,并为公文处理工作提供便利。倘若沿用过去的已经废止的格式和规则起草公文,则是错误的;所形成的公文,则很可能是不规范的。公文格式规范的基本要求(亦即评改后的公文格式要达到的标准)是:要素齐全无赘疣,位置得当无偏差,版式正确不混淆,首尾相符不矛盾。

公文标题是公文的“眉目”,也可称作“眼睛”和“窗口”,尤可堪称公文所有组成项目中最精华的要素。它最能体现行文主旨和行文关系,最能体现公文的主要内容和文种的正确使用,最能体现公文处理法规的最新规定,最能体现语法、修辞和逻辑等多学科知识的综合运用技巧,也最能体现作者的才华和智慧,因此在很大程度上能反映出发文机关制作公文的水平。公文标题拟制得好与坏,在一定程度上决定公文写作的成与败。公文标题不规范,会直接影响发文机关乃至整个系统的形象。实践中,公文标题不规范的问题尤为突出,而在理论研究上,至今仍存在许多难点和疑点,令广大公文工作者十分困惑。无论哪一级机关,规范地拟制某一公文标题可能轻而易举,但要做到制发的所有公文的标题都完美无误,则实属不易。公文标题拟制规范,是公文规范化的重要组成部分。拟制好公文标题和搞好公文标题评改,是公文理论研究的重中之重,也是公文写作和公文评改中最精彩之笔。公文标题规范的基本要求(亦即评改后的公文标题要达到的标准)是:结构完整,事由明确,文种恰当,语言规范,文字简洁,题文相符,便于阅读、管理和使用。

七、评改正文把握“两个难点”

两个难点:一是正文结构;二是语言表达。

要写好公文,必须合理谋篇布局,处理好正文结构和语言表达的关系,体现出正文结构规范和语言表达规范的一致性。公文正文结构规范是公文规范化的重要组成部分,掌握公文正文结构规范是写好公文的基础。公文正文结构与公文语言表达密切相关,公文语言表达往往对公文正文结构产生决定性的影响。公文语言表达不规范会导致公文正文结构的不规范。公文正文结构规范,方能够凸显公文语言准确、简明、平实、庄重的特点。公文语言和正文结构均应当是模式性和多样性、规律性和灵活性的统一。公文语言的表达,体现公文的语体风格,主要表现为三忌忌过繁过细过详;忌滥用华丽辞藻;忌议论言之无物。从某个层面来看,把握好语言表达是确保公文正文结构规范的必要条件。

公文正文结构规范的基本要求(亦即评改后的公文正文结构要达到的标准)是:符合文种,量体裁衣,段落分明,层次清晰,主次恰当,详略适宜,开头简洁,结尾有力,过渡自然,呼应紧密。公文语言表达规范的基本要求(亦即评改后的公文语言表达要达到的标准)是:文风端正,语言得体,表述严谨,语序合理,叙事简明,繁简相宜。

八、评改病句把握“两个基点”

两个基点:一是句子结构分析方法;二是语病矫正技法。

两个基点是行为方法的具体体现。很多人之所以写公文常常出现语病,修改文稿不知从何处着手,面对公文中的错讹往往看不出问题,正是因为不懂得且未能牢牢把握句子结构分析方法和语病矫正技法。进行句子结构分析,能够帮助我们准确地理解句子,增强辨析正误、修改病句的能力,提高语言运用水平。可以说,它是语病矫正的前提和基础。解析较复杂的句子,一般采用三个步骤:一是先找出主语中心语、谓语中心语和宾语中心语;二是找出定语、状语和补语;三是对主干、枝叶进行综合分析。操作上,应侧重掌握单句结构分析的图解方法。复句结构根据分句之间的逻辑关系划分,主要有并列关系、顺承关系、递进关系、选择关系、转折关系、假设关系、条件关系、因果关系、目的关系、解说关系(总分或分总关系)等。对复句一般不作句子成分分析,但对构成复句的单句形式即分句可作句子成分分析。分析复句,确切地说,包含两层意思:一是分析分句之间的逻辑关系,看是否正确;二是分析各分句句子成分,看是否存在语病。

要写好公文和搞好公文评改,必须掌握语病矫正技法。语病矫正技法,即我们平常所说的检查和修改病句的方法。从实践来看,检查和修改病句的方法有多种,主要有“语感审读法”“去枝寻干法”“类比互换法”“事理分析法”和“综合运用法”等。很多人从小学开始就学习语法,直到大学毕业,参加工作多年,可写出的公文却很不像样,评改公文时仍然束手无策。究其原因,还是语法知识掌握得不好,不能应用自如,说明懂得语法是必要的,但仅仅懂得是不行的。

九、评改赘句把握“两个要点”

两个要点:一是避免无端重复;二是合理运用省略。

从我们自身写出的文稿,到日常接触到的某些文件,再到公文著作中的某些例文(“范文”),都存在一个认真修改冗词赘句的问题。布局不合理和语言不规范的公文,往往语句拉杂,前后重复,不符合公文“准确、简明、平实、庄重”的语体要求。语言文字重复累赘,看似无关紧要,却是公文写作之大忌。要写好公文和搞好公文评改,必须掌握精练词语和语句的技巧。除避免求全求详、空话套话而外,必须把握好“两个要点”,大致体现在三种具体技巧上:一是注意避免句中或邻近语句相同词语不必要的重复;二是注意避免上下文(包括导语段和下文)语句不必要的重复;三是注意承前省略和蒙后省略合理使用。应当把无端重复同合理照应、合理过渡区别开来,尤其应当注意避免邻近句组或分句中的句子末尾用词重复。面对用词重复的情形,须将可用可不用的词坚决删除;不宜删除的,应当在丰富的汉语词汇中另选一词。

精练词语和语句系公文写作、公文评改最起码的基本功。娴熟地掌握这一基本功,是个循序渐进的过程,不可能一蹴而就,必须勤学苦练,在长期的文稿修改和公文评改的实践中,不断增强悟性和提升水平。

通过多年来对诸多典型的公文实例进行评改,并结合公文评改实训教学的实践,笔者总结了“80评改口诀,可供学界朋友参考:“通读全文,把握语感;分析句子,去枝寻干。瞻前及后,左顾右盼;规避重复,删繁就简。结构语言,相依相伴;理顺层次,消除杂乱。反复阅读,仔细推敲;一改再改,屡见收效。内容形式,周密思考;精益求精,好中求好。” 

需要明确的是,广义的公文评改包括文稿修改,掌握公文评改的本领,可以使修改后的文稿更精彩。正如刘耀国先生所说:“我们平时所说的公文评改,基本上指他评他改,自评自改更多见于文稿修改。尽管公文评改和文稿修改有所区别,然而两者却是一脉相通的。公文文稿起草者对自己拟写的文稿所进行的反复修改过程,就是屡次所作的自评自改过程。一篇好公文常常是经过反复推敲和多次修改才出手的,因此,公文文稿起草者,应高度重视公文评改在公文写作中的重要地位和作用。倚马千言的快手可以羡慕,反复修改的高手更应学习,公文评改的本领必须掌握。”

注释

[1] 栾照钧《对公文评改和再评改改稿的评析与思考》,《秘书之友》2014年第9期。

[2] 栾照钧《公文正文结构规范系列谈(之一)》,《秘书》2011年第9期。

[3] 栾照钧《通过评改两篇例文看如何把握公文语言矫正技巧》,《秘书之友》2014年第10期。

[4] 刘耀国《从公文评改实践研究公文评改应用理论的力作——评栾照钧新著〈公文写作与评改禁忌大全〉》,《秘书之友》2013年第12期。

                                                              (此文刊载于《办公室业务》2015年第1期)




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