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新中国成立以来我国公文文种、体式及写作规则的发展与演进

2018-10-19 17:08:21  浏览次数:

新中国成立以来

我国公文文种、体式及写作规则的

发展与演进 


岳海翔


   【内容提要】文种、体式与写作规则是公文拟制中的重要构成部分,文种所要表达的全部内容均需要以特定的体式加以外化并要遵循特定的规则。新中国成立以来,党和国家对公文处理工作高度重视,先后颁发了一系列相关的法规和规范性国家标准性文件,从而使得我国的公文工作始终朝着正确的轨道向前迈进。本文系对整个文种、格式以及写作规则规定变化情况进行梳理和归整,从中提炼出带有规律性的东西来,用以指导和推动当今公文写作与处理工作的开展。因为,只有从文种、格式和写作规则等几个方面进行归纳和爬梳,才能真正揭示中国公文特别是当代公文的形成及其运行规律。

【关键词】文种   体式    演进    梳理

 

 

 

新中国成立以来,我国的公文处理工作在继承和延续新民主主义革命时期优良传统和宝贵经验的基础上,经历了一个不断发展、不断完善的历史过程。有其是在公文文种方面,始终都伴随着丰富多彩的公文处理实践不断得以发展和进步,充分发挥了为党和国家管理工作服务的基本职能。

一、公文文种的发展与演进

公文文种即公文种类,是公文系统中各个子要素之间相互区别的标志。从建国以来公文文种的确立与使用情况来看,既有历史的传承性和稳定性,又有随着社会形势的发展和管理活动需要而发展的变化性,但总的走向是逐步趋于稳定,不断臻于科学、规范和合理。在60年的时间里,党和国家先后9次制定和发布有关公文处理方面的法规和规章,其中都对公文文种问题作出了十分明确的规定。具体包括:

1,1951年9月29日由中央人民政府政务院发布的《公文处理暂行办法》,将公文文种规定为7类12种,即报告、签报;命令;指示;批复;通知、通报;布告、通告、公告;公函、便函。

2.1957年10月8日由国务院秘书厅发布的《关于对公文名称和体式问题的几点意见》,对公文文种虽然仍规定为7类12种,但具体文种名称却作了较大调整,包括:命令、令;指示;报告、请示;批复、批示;通知、通报;通告、布告;函。

3.1964年2月由国务院办公厅发布的《公文处理试行办法》,将公文种类规定为10类12种,即命令(令);指示;批复、答复;批转;通知;通报;报告;请示;布告、通告;函。

4.1981年2月27日由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》,将公文种类规定为9类15种,包括命令、令、指令;决定、决议;指示;布告、公告、通告;通知;通报;报告、请示;批复;函。

5.1987年2月18日由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》,在原《暂行办法》的基础上,将公文种类规定为10类15种,即命令(令)、指令;决定、决议;指示;布告、公告、通告;通知;通报;报告、请示;批复;函;会议纪要。

6.1989年4月25日由中共中央办公厅发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》,将党的机关文件种类规定为13种,包括公报;决议;决定;指示;条例;规定;通知;通报;请示;报告;批复;会议纪要;函。

7.1993年11月21日由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》,对1987年的《处理办法》进行了较大修订,将公文种类确定为12类13种,即命令(令)、议案;决定;指示;公告、通告;通知;通报;报告;请示;批复;函;会议纪要。

8.1996年5月3日由中共中央办公厅发布了修订后的《中国共产党机关公文处理条例》,将公文种类规定为14种,包括决议;决定;指示;意见;通知;通报;公报;报告;请示;批复;条例;规定;函;会议纪要。

9.2000年8月24日国务院以国发〔2000〕23号2文件发布了《国家行政机关公文处理办法》,对1993年的《处理办法》进行了修订,将公文种类确定为13种,即命令(令)、决定;公告;通告;通知;通报;议案;报告;请示;批复;意见;函;会议纪要。

10.2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》,将党政两大系统公文法规合二为一,是我国当代公文法规建设的一次空前飞跃。其中将党政机关所使用的法定公文种类规定为15个,即决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

从新中国成立以来公文种类的历史变迁中,我们不难看出这样几个问题:一是多数公文种类比较稳定。包括命令(令)、通知、通报、报告、请示、公告、通告、批复、函等等,这些文种从建国初期的公文法规和规章中即已规定使用,并且一直沿用至今。这种状况,反映出我国公文种类的历史传承性特点,从而使之处于一种较为稳定的状态之中。二是有些文种发生了不同程度的变化。这些变化以适应不同时期我国党政机关管理活动的实际需要为基本动因,具有较强的时代色彩。主要表现为随着管理活动的不断发展,有的文种受到冷遇,逐步退出法定公文领域,例如“签报”“便函”“批转”等,都曾被确定为法定公文种类,但后来均被取消;还有“指令”“指示”“答复”“布告”等,也都坐了“冷板凳”。与此同时,有的文种不断进行新的组合,适用范围更加明确。例如“命令”和“令”,在1957年的《几点意见》中曾是两个文种,后来到1964年的《试行办法》中合二为一,1981年的《暂行办法》中再次分开,而从1987年的《处理办法》至今,又一直合并使用。“报告”和“请示”文种也是如此,在建国初期,只有“报告”文种,请示与报告不分,而从1957年开始,《几点意见》中明确规定要严加区别,分开使用,并且一直持续至今。此外,有的文种则随着管理活动的需要应运而生,如“议案”、“意见”、“会议纪要”等等,它们原来均非法定公文,但由于其在公务活动中应用的必然性,故先后被相应地吸收进来,从而壮大了法定公文家族队伍。所有这些,都反映出了公文文种的科学化、规范化发展趋势。

二、公文体式的发展与演进

公文体式应当包括文体、结构、各种附加标记以及格式安排等方面的内容。建国以来,为摆脱旧公文体式的影响,党和国家曾经对公文体式作过多次规定和改革,从而使之体现出鲜明的时代特色。

1. 从公文用纸的纸型以及排版和装订规格上看,建国初期,在继承解放区革命政权机关公文体式优点的基础上,1950年4月中共中央办公厅发布了《关于文件纸型与格式的规定》,要求使用16开纸,文字要采用竖排形式,而且要“左侧装订”。1951年9月政务院颁布的《公文处理暂行办法》,这是建国以后第一个有关公文处理的专门性法规,也是我国历史上第一次以最高国家权力机关的执行机关名义发布的关于公文处理的规定,其中对公文体式问题作了比较全面、具体的规定。诸如统一文件用纸尺寸;文字采用直行书写形式;多页的文件必须加盖骑缝章等。这个办法的发布实施,加快了我国行政机关公文处理工作规范化的步伐。1955年,中共中央办公厅发布了《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》,对党委机关的文件体式作了具体规定,其中第八条规定“文书纸型大小(包括文件、电报、文电稿纸、记录纸),一律采用标准报纸的十六开(即长十又四分之三英寸,宽七又四分之三英寸)。”“一般文书采用竖写或竖排,在右侧装订。”“只有某些表格或外文太多的文书可以横写或横排,可在左侧或上端装订。装订线以外不要写字。”从总体上看,在1956年以前,由于有关公文书写和排印格式的规定不够统一,以至于在实践中也存在着明显的不一致现象,既有自右至左竖写竖排的,也有自左至右横写横排的,还有的公文在书写和排印时不留出装订线等等,给公文的整理立卷带来不少困难。针对此种情况,1956年1月以后中共中央办公厅和国务院办公厅分别发出一系列通知,主要有《关于改变国家机关公文用纸格式的通知》、《关于改革公文名称和体式问题的几点意见》、《国家机关文书立卷工作和档案工作暂行通则》、《国务院秘书厅、国家档案局关于使用圆珠笔、铅笔拟写文件的通知》、《国家行政机关公文处理试行条例》等等。值得一提的是1957年10月8日国务院秘书厅发布的《关于改革公文名称和体式问题的几点意见》,对于公文名称和体式问题在进行认真理顺的基础上,做出了十分明确、具体的规定,明确规定文件一律改为横写横排,左侧装订,并统一制定了文件的用纸格式。在党的机关公文处理方面,相继制定颁发了《关于文电处理工作的几项规定》、《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》等一系列文件,从而把我国文书工作的制度建设推向了一个崭新的发展阶段。1958年7月和8月份,中办和国办再次发出通知,除文件的用纸尺寸、横写横排、左侧装订不变外,用纸格式可以根据文种和实际需要自行确定。在十年动乱期间,我国的公文处理制度遭到严重破坏,突出表现为文件体式不统一,结构不完整,公文处理工作陷入混乱状态。党的十一届三中全会以后,随着拨乱反正的不断深入,党政机关的公文处理制度逐步得以恢复与健全。在1981年2月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》中,对公文的体式问题作出了明确规定。随后在1987年2月的《公文处理办法》中又进一步加以强调。到1993年11月发布的修订以后的《公文处理办法》中,在第十条第(十一)项规定:“文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方,可并用汉字和通用的少数民族文字。”第十一条规定:“公文用纸一般为16开型(长260毫米、宽184毫米);也可以采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。”

2000年8月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第十条第(十四)项规定:“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。”第十二条明确规定:“公文用纸一般采用国际标准A4型(210㎜×297㎜),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。”2012年4月16日中办、国办联合印发的《党政机关公文处理工作条例》第十二条也明确规定:“公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。”这就将原来的“一般采用”固化为一律采用,而且党政公文合一,可以说是一个重大的历史性突破。

由此可见,在建国后60年的时间里,我国公文用纸的幅面规格经历了由十六开型到十六开型与A4纸型并用以至一般采用国际标准A4型的历史演变过程;公文排版和印装格式经历了由竖写竖排、左侧装订到竖写竖排、右侧装订,最后发展到横写横排、左侧装订的历史演变过程,总的趋势是在不断发展的基础上逐渐走向稳定,更加趋于科学、规范和合理。

2.从公文的语体上看,建国以来,我国党政机关的公文一直坚持以语体文为原则,并在表达方式上不断取得新的进步。早在抗日战争时期,中国共产党领导下的陕甘宁边区政府即实行了公文改革,明确规定废除文言文、韵文体裁,改用语体文,要求公文用语要通俗易懂,简明扼要,并加上新式标点,从而使得公文用语逐步向人民靠近。从新中国成立后的60多年的实践来看,公文语体的通俗性一直被倡导并得以延续。新中国建立初期,1951年9月政务院颁布的《公文处理暂行办法》第七条明确规定“公文以用语体文为原则,并加注标点符号。旧公文套语如‘仰’‘理合’‘合行’‘相应’‘等因奉此’和模棱两可的语句,如‘大致尚可’‘尚无不合’等,均应废除。”第十条规定“公文内应尽量避免使用简称”;第六条规定“除综合性质的报告以外,采一文一事制。”翻阅60年来党和国家所制发的难以数计的公文,均是使用语体文的典范,无不闪烁着通俗易懂、简洁清晰、明白晓畅的光芒,极大地发挥了公文的管理效能,使党和国家的方针政策深入人心,体现出了强烈的人民性。在表达方式上,新中国的公文以语体文叙述为基础,兼用议论、说明和夹叙夹议,特别是夹叙夹议的表达方式,已经成为当代公文最主要、最基本的写作技法之一。

3.从公文的载体形式上看,在建国后的60年时间里,我国的公文载体先后出现了三次历史性的变迁,呈现出明显的阶段性特点。建国初期,各级党政机关继续沿用新民主主义革命时期的做法,采用原始的载体形式,用“铁笔”在钢板上进行刻写,既费时又费力,所印制出来的文件也不够规范和清晰;到50年代中后期,很多机关开始使用打字机来印制文件,与以往相比,既提高了速度,又保证了质量,这是当代公文载体的一次空前革命,使我国党政机关的公文处理工作进程向前迈进了一大步。此后又逐步出现了诸如传真机、复印机、扫描仪等先进办公设备,为公文的印制与传输带来了极大的便利。自改革开放以来,在短短30年的时间里,我国公文的载体形式又取得了突破性的进展,出现了历史性的跨越。主要是随着办公自动化的飞速发展,电子计算机得到推广和普及,已经广泛应用于公文处理领域,大大提高了公文处理的质量和效率。现阶段,全国各级党政机关业已普遍使用电子计算机来印制、传送、存储与检索公文,实现公文的无纸化运转机制。应当说,从原始的手工操作到后来的打字机打印,再到后来的电脑操作,无论从哪个角度讲都是公文载体形式的伟大变革,是公文处理工作发展的客观需要和必然走向。

 

三、写作规则的发展与演进

公文写作必须遵从特定的规则,才能充分发挥其应有的表意功能。这种规则具有较强的政治色彩,要受人们的思想观念、社会地位以及公务活动的客观环境等诸多因素的影响和制约。建国60多年来,我们党和国家的公文一洗旧时代公文繁冗拖沓、隐晦玄奥之弊,提倡公文写作要向人民用语靠近;要把公文写得短小精悍、言简意赅;要力求条明理晰,意旨显豁;要做到直述不曲,力避含混隐晦,并由此形成了新中国公文特定的拟制规则。这些规则被广泛运用于60年来的公文写作实践,并不断得以发展和深化。

(一)公文的用语必须坚持人民用语

任何时代、任何国家的公文,作为一个政权执政的工具和手段,都首先着眼于为谁所用的问题。正因如此,毛泽东同志早在延安整风时期就提出,任何机关作决定、发指示,任何同志写文章、做演说,一概要靠马克思列宁主义的真理,要靠有用;而要有用,就要想到,你写的东西究竟是给什么人写的,给什么人看的。这就把公文的人民性问题提到了一个很高的角度去认识。中国共产党及其所领导的人民政权,是全心全意为人民服务的,这就决定了为人民办事的公文应当竭力坚持人民的语言,向人民用语贴近。在1951年中央人民政务院颁布的《公文处理暂行办法》中明确提出:“各级人民政府的工作人员须本实事求是、认真负责、为人民服务的态度,正确掌握运用,以达到密切联系群众,有效地贯彻政令与改进工作的目的。”并规定“公文以用语体文为原则,并加注标点符号。旧公文套语如‘仰’‘理合’‘合行’、‘相应’‘等因奉此’和模棱两可的语句,如‘大致尚可’‘尚无不合’等,均应废除。” 1958年,毛泽东同志在《工作方法六十条》中,又从公文的表述形式和行文方法的角度进一步阐述了这一问题。1981年2月国务院办公厅发发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》以及后来的几次修订稿中也都提出了“各级国家行政机关应当发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义作风,不断提高公文处理的效率和质量”的要求。应当说,公文写作使用人民语言是历史的进步,也是建国60年来一直遵循的一条重要规则。在当代公文中,那种半文半白、不文不白的公文表述以及那种人民厌恶的繁琐的公文用语程式,业已荡然无存,这是当代公文处理工作不断走向规范化、制度化和科学化的重要体现。

(二)要把公文写得简短精粹些

把公文写得简短精粹,是我们党的一贯主张,也是60年来党和国家所一再倡导和坚持的一条重要公文写作规则。建国初期,针对机关公文中存在的诸多问题,中共中央发布了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》,明确指出“凡文电必须认真压缩……写报告时必须注意文字的简明扼要,条理清楚,便于阅读。现在有很多文电,既嫌冗长,又嫌杂乱。其原因,是未经压缩,说了许多无须说的空话,或者没有分清条理,把杂乱无章的草稿随便往上送。”还指出“今后一切向上级机关请示或报告情况和对下级发布指示的文电,所有起草和批阅文电的同志,必须以负责的精神,至再至三地分清条理,压缩文字,然后发出,否则应受批评。”在随后中央人民政府政务院颁布的《公文处理暂行办法》中又进一步规定“公文的文字应简明、确切、条理清楚”;“公文写法务求简洁、明确、条理清晰、合于文法,切忌冗长杂乱。”自1981年2月开始,党和国家先后几次发布公文处理方面的法规和规章,其中都对公文写作提出了“文字要精练,条理要清楚”、“篇幅要力求简短”的要求。特别是从2000年以来,国务院先后两次就精简会议和文件问题专门发出通知,对于从根本上克服当前公文写作中存在的不够精简的问题,提高公文质量和效力,产生了非常重要的指导作用。以此为发端,近些年来各地各部门也先后制发了一系列有关精简会议和文件的规定,使我国现行公文朝着更加简短精粹的目标向前跨进了一大步。

(三)要注意讲求“篇前撮要”“段前显旨”

“篇前撮要”与“段前显旨”是公文写作中常用的技法。在公文写作中要采用这种表达技法,是我们党和国家的一贯主张,也是中国公文写作的一个优良传统。早在1951年2月中共中央颁发的《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》一文中就十分明确地强调公文写作要讲究“撮要”,其中规定“除简短者外,一切较长的文电,均应开门见山,首先提出要点,即于开端处,先用极简要文句说明全文的目的或结论(现在新闻学上称为‘导语’,亦即中国古人所谓‘立片言以居要,乃一篇之警策’),唤起阅者注意,使阅者脑子里先得一个总概念,不得不继续看下去。然后,再作必要的解释。长的文电分为几段时,每段亦应采用此法。”这段文字,除对“篇前撮要”和“段前显旨”的方法作出规定外,也还点明了其作用,即要通过概括全篇或全段的意旨,或给读者以提示,或给读者以思索、启发,或引导读者有兴致地阅读下去。

从新中国成立60多年的公文写作实践来看,这种“撮要”技法运用十分普遍,并已成为当代公文写作的最主要技法之一。仅以建国初期中央发布的《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》为例,除提出“撮要”技法并作出相应要求外,其本身就是运用这种技法的典范。全文首先在开篇用一个自然段对“现在党政军来往电报及其他报告、指示、决定等文件”进行概括性评述,紧接着笔锋一转指出存在的五个方面问题,然后采用段旨句的形式就五个方面的问题分别加以阐述。特别是进入新时期以来,我们党和国家所发布的一系列文件,像《中共中央关于整党的决定》《关于建国以来党的若干历史问题的决议》《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》《公民道德建设实施纲要》、党的历次前国代表大会的工作报告、每届全国两会上所形成的一些文件以及在2012年党的十八大上习近平同志等7位中央政治局常委就任后在会见中外记者时习近平同志所发表的那篇短小精悍的演讲词、习近平同志在纪念中国人民抗日战争和世界反法西斯战争胜利70周年大会上的讲话、2015年11月7日习近平同志与国民党主席马英九在新加坡会晤时的致辞等等,举不胜举,更是鲜明地体现了这一写作技法,不仅在结构上使全文眉清目楚,层次明晰,而且使全文的基本思想与具体观点醒目显豁,易于读者理解和把握,便于公文内容的贯彻与执行,令人深得其要。

 

(四)要直述不曲,开门见山,力戒含蓄隐讳、委婉屈曲

 

公文写作要做到直述不曲,也是一条基本规则,是确保公文效用发挥的前提性和基础性因素。讲求“直述不曲”,是新中国公文区别于旧时代公文的一个重要特征,过去那种含蓄慰藉、故弄玄虚、屈曲婉转的写法,与当代公文的性质及要求格格不入。要使公文直述不曲,就要强调直笔写作、开门见山。 “贵在直笔”是公文写作的一条基本要求。1993年11月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》、2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》以及中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》到2012年4月中办和国办联合印发的《党政机关公文处理工作条例》中都明确规定,草拟公文要“直述不曲”。

直笔即直截了当地表达内容,公文应当提倡直笔写作。直笔是相对于曲笔而言,文学写作中常说:“文似看山不喜平”,使用的是曲折的手法,也就是曲笔;而在公文写作中,除极少数文种(如有的外交文书)外,则应以直笔为贵。直笔的好处在于,公文是讲求实用的,只有直笔才能让人更好地了解文中所表达的内容,不致产生歧义,易于人们去办理;同时,公文的语体特点是庄重、简明、平实,这一语体特点也要求写作公文时要用直笔。开门见山也是公文开头的一种基本写法,即单刀直入,除弃铺陈,直接揭示主旨。它的作用是可使文章观点突出,增强行文的表现力与吸引力。

从新中国成立60多年来公文发展的实践来看,这种直笔写作、开门见山的技法一直被党和国家所提倡和推崇,并在各级党政机关的公文写作实践中得到广泛运用,充分发挥了公文的现行指导作用。

(作者系中国写作学会副会长,中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长,中国公文学研究所所长、研究员)

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