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怎样把好公文审核关

2016-09-07 15:52:37  浏览次数:

 摘要 

《党政机关公文处理工作条例》规定了“公文文稿签发前,应当由发文机关办公厅(室)进行审核”,即“审核前置”。本文作者作为一名多年从事文字工作特别是公文审核把关的人员,将结合工作实践,来谈谈做好公文审核工作应当注意的问题。

《党政机关公文处理工作条例》回应了多年来各地各部门的期盼,对于提高党政机关公文权威,降低运行成本,提高工作效率,具有十分重要的意义。这里,我将结合工作实践,谈谈做好公文审核工作应当注意的问题。

注意提高三个认识

一是“审核”并非可有可无。公文代表着机关的形象,反映着机关的思想水平、工作水平和管理水平,也反映着机关的作风——文风,人们常常形象地把公文称之为机关的“脸面”。公文如果出现了错字、漏字、词义表达不准确甚至扭曲原意时,就可能对公文的权威性、严肃性造成重大损害,甚至对贯彻落实工作部署和相关要求造成重大影响。

审核文稿是机关公文处理工作中必不可少的重要环节,也是办公厅(室)发挥参谋助手作用的重要体现。这项工作政治性、政策性、专业性和时效性强。因此,要挑选站位全局、了解全局、相对固定、相对专业的人员来总揽把关,这样才能保证公文质量,维护机关权威。

二是“ 审核” 并非“ 校对”。“审核”包含“校对”又高于“校对”。“校对”侧重技术性,具体、硬性要求多,如格式是否符合规范,标点符号使用是否准确,是否有错字、漏字等;而“审核”侧重思想性,强调从宏观的角度,注重政治性和政策性,原则性、软性要求多,如是否确需行文、文种使用是否恰当、内容是否符合党的路线方针政策和国家的法律法规、所提出的措施和办法是否切实可行、文中涉及其他相关部门的事项是否经过协调并取得一致意见等。审核不但要核“字”,更要审“事”,发挥的是参谋助手作用,实现的是以文辅政目的。

记得几年前,一份关于报送信访法立法计划的文稿送到我手里审核,我认真阅读了国务院法制办来文中关于报送立法计划的相关要求,感到当时有关信访立法的基础工作还未开展,时机还不成熟,局领导层也未作出推动信访立法的决策,一旦报出立法计划,可能会造成工作上的被动。因此,我建议拟稿司室慎重考虑并报请局领导研究审定。最后,这个报送立法计划的文稿撤销,改为暂不申请立法项目的复函。所以说,如果只是把公文审核工作简单地看成“找错别字”,那就大错特错了。

三是“审核”并非一个人、一个环节的事。一般来说,每个单位都设有核稿岗位,但要保证文稿的质量,仅靠核稿岗位上的一两位同志还不够,而是需要文稿拟制每个环节上的每位经办同志牢固树立责任意识,严格按照公文处理有关规定做好相关工作。只有将核稿工作贯穿于公文起草、审阅、签批、校核、印制、分发的全过程,只有每一位经办的同志和审阅审批的领导认真把关,确保文稿在每个环节的零差错,才能保证文稿的高质量。

实际工作中,要加强公文处理特别是公文写作和公文审核方面业务知识的专门培训,帮助大家准确掌握公文写作的基本技能、公文格式、行文规则,以及公文拟制中起草、审核、签发等相关程序规定和要求,才能使每一位同志真正有能力把好自己这一关。

注意把住三个环节

一是起草拟制环节,既要避免张口就说、提笔就写,又要避免粗心大意、丢三落四。有些同志在起草文稿时不假思索、不经推敲,速度倒是很快,就是质量不高,不认真校对就送到上一级领导手中,结果稿子错别字连篇,处处“挖坑”“埋雷”“设套”,令人防不胜防。有的是字词使用上的错误,如将“倍受鼓舞”写成“备受鼓舞”;有的是同音字,弄混了词意,如“竖起一个榜样”,其中“竖”应为“树”;有的纯粹是打错字,如将“衔接”打成“衍接”,等等。

起草文稿时,要想清楚再下笔,遇到把握不准的内容和字词,要多借助“拐杖”,学一学文件、查一查字典、想一想规定,不要仅凭经验办事、仅凭感觉写稿。遇到引用领导批示和原著、数字、日期、人名、文件名等,更要认真核对。

二是审阅审批环节,既不能“捡了芝麻丢了西瓜”,又不能“抓大放小”。审阅审批文稿既要从大处着眼,又要从小处着手,既要审文稿的主题是否鲜明、思路是否清晰,又要看文稿的谋篇布局是否得当、观点是否正确,还要看句子是否通畅、词语使用是否恰当、标点是否规范,内容是否涉密、能否公开等。就公文审核而言,有时即便是一个小小的要素,把握不好,也会产生大的影响。

记得有一次,一位领导同志的秘书给我来电话说,前一天晚上10点多,通信处给他打电话,请他回机关签收办理一份呈报领导同志的限时件,尽管累了一天刚到家,但他不敢怠慢,赶紧返回办公室,可拆开一看,所收公文并非需要立即处理,顶多是一个“特急”件。他很委婉地建议,今后在呈报公文时,注意把握一下“紧急程度”。虽然这个件不是经过我核发的,但也给我一个深刻的教训:核文无小事,除了要对文稿内容严格把关外,对密级、紧急程度、分送范围、版头使用、用印等相关要素的审核同样不可忽略。

三是核稿校对环节,既要避免侥幸依赖心理和老好人思想,又要避免程序上的不到位。虽然文稿运转到核稿环节时,已经经过层层把关,但最后的审核至关重要,不可忽视。如果认为已经经过几个环节的审阅,不会出现什么错误;或者觉得审阅这些稿子的领导职务比你高,你提出修改意见会得罪人;或者任务很急,要求立即印发,为赶速度一目十行,甚至减免了核稿必需的程序等,就有可能出错。

核稿环节,无论遇到什么情况,都一定要严格对照核文的要求、内容和程序逐一校核,甚至在文稿清样印出来后和文件材料封发之前还要认真细致地看一看,因为有时印制环节也有可能出错,如用错版头、拷错电子版文件、忘了用印等。只有这样,才能确保把错情最大限度地消灭在“出口”环节。

注意掌握三种方法

一是“看”。要把起草好的文稿多看几遍,每看一遍都能发现文稿中的问题,从而不断修改完善。那么,究竟看几遍合适?鲁迅先生曾说过“写完后至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜。”可作参考。

二是“读”。拿着文稿读几遍,读着读着,就能发现文稿中丢字落字、句子不通顺、表述不准确、语言不精练等问题,从而细细推敲,使之更加精准。

三是“换”。换一双眼睛看看,即请其他同志帮助审看。有时候文稿写出来之后,起草人会出现“审看疲劳”的情况,这时,换个人看一看,能更加敏锐地发现被起草人忽视的问题。如果时间允许,还可换个时间再看,即把写好的文稿放几天再看,你就会发现原来觉得挺完美的文稿还有一些这样那样的瑕疵,甚至在此期间,你会产生新的灵感、新的思路,从而进一步丰富完善文稿。(文章摘自《秘书工作》杂志2013年第3 作者:赵绣雪,国家信访局机关党委常务副书记)

 

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