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对规范化公文格式在实际运用中的几点认识

2011-10-20 08:00:00  浏览次数:

对规范化公文格式在实际运用中的几点认识

郑 桂 萍

    文件是人类进入文明社会之后,在处理公私事物的过程中普遍而频繁地大量形成和被使用的应用文,具有适用范围极广、使用频率极高的特点。正确应用公文,对规范工作流程、提高工作效率有非常重要的意义。

  公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、

标准化的质量问题。

  在处理公文的具体工作中,要树立文书处理规范化、标准化的指导思想,强化系统思维意识,把好文书处理入口关、格式关、文字观,做好公文规范化、标

准化的基础工作。

  把好公文入口关。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文,还是签字、批注等,都应保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用

不规范字,以利于日后标准化、现代化检索手段实施应用。

  把好公文格式关。公文较之其他应用文更具严肃性,对格式的规范要求更为严格。在实际工作中,我们经常能够看到这样一些不规范或错误现象。如:在报告中夹带请示事项;请示中有些文件结尾没有使用请批示等规范的请示用语;发文字号发文字号中的年度括号应使用〔〕,序号不编虚位,但有些文件中发文字号中的年度括号却使用()“[ ]或【】、还有编虚位、发文字号错误现象;正文结构层次序数应为一、(一)“1.”1的层次规范,尤其是第三层序号数字后面常常用,而没有用;同一文件内层次序号用法不统一;公文如有附件,正文后应标识附件;附件如有序号使用阿拉伯数码,附件的序号和名称前后标识应一致,附件如果是表格,仍标识为附件,而不能将所附表格标识为附表。成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“○”写为或数字“0”;公文排版规定,印章须与正文安排在同一页内,印章所在页不得出现此页无正文字样等现

象。

  把好公文文字关。公文是一种特殊的应用文,它以语体文为原则,兼用说明、叙述、议论三种基本表达方式,形成了庄重严谨、质朴平直、简明得体的文风以及标准规范的格式。公文的用语要准确、规范,词义严谨无歧义。在实际工作中还要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处文件资料之别,具体问题具体分析。

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