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怎样提高公文写作能力

2018-08-06 18:09:47  浏览次数:

提高写作能力既是提高工作效率、做好机关工作的需要,也是发展和完善自身的需要。那么,怎样从根本上提高自己的写作能力呢?综合一些同志的经验,主要是从以下六个方面努力。

(一)系统地学习有关的理论,打好理论根底。恩格斯认为,任何一个民族,要想保持旺盛的发展活力,就一刻也不能离开理论思维。相比之下,我们往往不注意对工作进行理论思维,而喜欢就事论事。这直接导致我们一些公文起点不高,深度不够。实践证明,我们要正确地认识全局工作中的各种现象,正确地处理工作中的各种矛盾、各种关系,就不能不认真地学习有关的理论。理论是我们观察、认识和分析有关问题的指南。只有理论素质提高了,才能头脑更敏锐,思维更活跃,眼光更长远,写出来的东西才能有正确的立场观点和深刻的思想内容,才有不可动摇的逻辑力量。当然,理论的作用是间接的。一份调查报告可能没有直接谈理论问题,但它的观点是对调查材料进行透视和思维的成果。理论的作用是潜移默化的,不能指望学理论立竿见影,现炒现卖。打牢理论基础必须作长期艰苦的努力。

(二)努力扩大知识积累,建立起适合自己的知识结构。我们每天都在接触知识,并在不自觉地进行着知识积累。在积累知识时,既要注意量的增长,面的扩大,还要注意根据自己的职务和专业分工,设计自己的知识结构,有目的地进行知识积累。所谓知识结构合理,就是既有专业知识,又有外围知识,专业知识精,外围知识博。专业知识的精,是没有止境的,那么,外围知识要宽到什么程度呢?如果要划一个圈的话,这个圈应该把日常公文写作所涉及的领域基本覆盖住。这样,在写作公文时,即使涉及不懂的知识,也不会是完全生疏的,起码知道从哪里获得这些知识,从什么书里查到所需要的资料、数据。专业知识必须熟悉、精通。在写作中用到这些知识时,不必每次都去查找。要象律师熟悉法律条文那样熟悉自己的专业知识。特别是工作中常用的条令条例、政策法规、基本数据,要十分熟悉。

(三)勤奋地进行资料积累和思想积累。积累资料需要技巧,更需要毅力。偶尔剪辑、摘记一点资料,做一点卡片,比较容易,长期坚持相当不易。积累资料决不像有些同志想的那样是剪刀加浆糊的工作,它会耗费很多时间和精力。要积累资料,就要阅读资料,判断资料的价值及分类。如果由他人代劳,自己对资料内容没有印象,用时就无处查找。积累资料的过程,也是熟悉资料的过程。只有熟悉资料,才能在需要时,从资料储备中迅速把它调出来。当然,这里说的熟悉,并不熟悉资料的具体内容,而是指了解资料的类别、属性。资料是供备查用的,没有必要把它的内容都记住,知道能在那里找到它就行了。为了便于查阅,积累资料要注意分类,并定期整理。

资料的积累不能代替思想的积累。所谓思想积累,就是脑子要想事、装事,注意把一些一闪即逝的想法捉住,记下来,并加以联想。有一位参谋在翻阅报纸时,看到一篇题为《庄则栋谈乒乓》的短文。该文认为,中国乒乓球之所以近年来走下坡路,从主观上看有两个原因,一是世界在研究中国,而中国研究世界不够;二是中国自己研究自己不够。全文不到200字,但很有新意。这位参谋由此联想到,世界研究中国具有特有的优势;大批乒乓精英出国执教,他们对内情最清楚,由他们帮助外国人寻找战胜中国的方法,针对性最强。而我们没有这样的优势。这位参谋的思维并没就此停止,而是进一步联想,想到了军事上对现实敌人和潜在敌人的研究,感到我们目前知敌的程度,不如70年代后期和80年代初期。这是战法研究和训练内容改革缺乏针对性的重要原因之一(这就是在进行思想积累)。后来在讨论这几年战法研究缺少突破性的研究成果时,这位参谋又指出了另一条原因,就是我们缺乏高水平的近似实战的战役战术演习,以少代多、因陋就简的东西太多了;强击机一个编队俯冲突击,就宣布消灭了多少目标;放几个炸药包就说开辟了道路。这种演习既难以检验武器效能,也难以暴露问题,更难发展战役战术。这些想法的产生就是进行思想积累的结果。我们读报纸的时候,看文字的时候,调查研究的时候,与人交谈的时候,要开动脑筋,思考问题,使头脑总处于一种准备状态,这样,受领公文写作任务以后,进入情况就快,完成任务也快,不至于什么时候都是从零开始。

(四)打破专业局限,多了解和熟悉全局性工作。机关工作分工是很细的,对分工的工作了如指掌是应该,但不应满足于此,还要熟悉全局。只有懂得全局,才能更好地把握局部,才能正确地估量本部门、本系统的工作在全局中的位置和份量。不懂得全局就往往见木不见林,把自己分管的工作强调到不适当的程度,给下面提出一些不适当的要求。强调了解全局,还有一个原因,就是有些中心工作往往要从各个部门抽调人员完成。如果对全局性工作很生疏,就会感到不适应。因此,在精通专业的同时,必须多了解全局。年度工作要点,基本思路,重大活动,近期召开一些重要会议的情况,上级和本级制发的重要文件,领导的讲话和指示,重要典型的情况,都应了解。能多参加一些活动多接触部队固然好,没有这些条件,通过阅读文件和有关材料也能了解不少情况。比如,某个单位的现场会开过以后,找来有关材料看看,也可以了解大体情况,并非只有到现场去才能了解情况。有些同志没有养成看文件的习惯,这很不利于了解和熟悉全局情况。有时兴师动众往返几天到部队去开个座谈会,了解情况不一定比从文件上得来的多。通过阅读文件,既能掌握政策,又能了解情况,对于机关干部来说,是一种多快好省的学习办法,不充分利用,未免可惜。

(五)研究一点写作之道。根据一些同志的体会,学习写作之道的主要途径,一是学习公用文书拟制的有关规定。公文分类、作用、一般内容和拟制要求,以及公文格式,是最基本的写作之道,要认真学习并熟记。二是读一点写作理论方面的专著。如《应用写作》、《写作通论》等。这些书会告诉我们怎样确定主题,怎样建立结构,怎样使用材料,以及对比、照应、起承转合等文章写作的基本问题。三是学一点语法和修辞。学语法的目的是消灭病句,把文字写通顺。学修辞的目的是把文章写得优美、富有文彩。二者都是需要的。有的同志认为,公文讲究严肃、庄重、朴朴实实,不能使用修辞手法。其实这是误会。讲修辞,并不是使文章华而不实。在我们所见的公文中,一些特别精彩的地方,恰恰是运用了修辞手法的结果。例如,“看自己一朵花,看别人豆腐渣”;“墙上芦苇,头重脚轻根底浅;山间竹笋,嘴尖皮厚腹中空”,都是用的修辞手法,非常生动、传神。对比、排比、对偶之类修辞手法用得更多。不讲修辞,文章就不免平谈、呆板。四是学一点逻辑学。逻辑与写作的关系非常密切。有一些公文之所以犯偷换概念、改换论题、自相矛盾等逻辑错误,就是由于没有掌握起码的逻辑规则。五是通过精读文件和正误对照学习写作之道。阅读文件时发现写得好的文件,不要看一遍就过去,要仔细研究它的结构、观点、材料以及论证方法和叙述方法,研究它好在什么地方,想一想,如果让自己写这个问题,自己会怎样写,两种写法的差别在哪里?还有没有别的写法?等等,仔细揣摩、体会、研究,定会悟出些道理。这就是通过精读文件学习写作之道。还有一种方法,就是通过对照公文的修改稿学习写作之道。一份公文有时要写好几稿,每写一遍都有新的提高。把这几稿,特别是领导修改过的稿子收集起来,仔细对照,边对照边思考为什么这样改,受益匪浅。

(六)在写作实践中提高写作能力。站在岸上,一辈子也学不会游泳,因为游泳是一种技能。写作也是一种技能。由知识转化为技能必须经过实践这个中间环节。用筷子吃饭是一种很简单的技能,只听人家讲,看人家做,自己不拿一双筷子在手里练一练,也掌握不了,何况是写作这样复杂的技能!因此,提高写作能力最有效的办法是大胆实践,刻苦练习。在这方面要注意三点:一是既不要把写作看得轻而易举,也不要看得高法可攀。提高写作能力是个长过程,不能企求一步登天。一开始写不好不要紧,只要坚持写,必须有提高。二是既要勤于练习,又要善于总结。毛手毛脚地写,只求数量,不求质量,即使有提高,也比较慢。要使自己打一仗,进一步,就要善于总结。每完成一份公文的写作,都回过头来总结一下有什么经验教训,特别要把初稿和后来的修改稿、审定稿认真加以对照,从对比中体会应该怎样写,不应该怎样写。三是要高标准要求自己,不要抱有应付态度。起草每一份文件,都要把自己的潜力充分挖掘出来。这样,才能写一次材料有一次提高。如果能挑一百斤,只担九十斤,时间长了,一百斤的担子就挑不动了。有的同志不愿修改自己写的东西,总希望领导高抬贵手,降低标准,凑付过关,这样是不利于提高写作能力的。

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