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适应民企特点培养复合型文秘人员

2015-08-31 08:50:08  浏览次数:

——关于如何提升企业文秘工作服务经济水平的思考

广西华蓝设计(集团)有限公司  周佳

 

 

复合型人才指的是具有多种才能和本领的人。当今社会的一大特征是学科交叉、知识融合、技术集成。这一特征正越来越明显地反映到企业中来,对企业各项工作的广度和深度提出了新的挑战。企业文秘工作在单位中处于枢纽地位,主要通过办文、办会、办事来辅佐领导决策并服务于生产经营,他们的综合素养是否适应企业自身业务、技术特点和经济活动的需求,决定着他们履职水平的高低。为此,采取切实可行的措施培养复合型文秘人员,是提升民企文秘工作服务经济水平必须抓好的关键点。

一、适应民企特点培养复合型文秘人员的重要意义

在当今的民企,复合型秘书不仅指公室文秘人员,还包括经理助理、人事部主管、公关部主任、中、低层次管理人员等,他们对于企业领导层、决策层起到助理、参谋、顾问、智囊、协调、管理、策划等作用。要立足企业特点培养复合型文秘人员,首先要弄清培养复合型文秘人员的意义。

(一)培养复合型文秘人员是适应企业管理发展的需要。文秘工作也是管理工作的内容之一,复合型文秘人员是提高企业管理的优势所在。以广西华蓝设计集团公司为例,公司属于工程勘察设计行业,是一家技术密集型、智力密集型的生产性民营企业。从需求文秘人员的类型上看,企业更倾向于选择复合型秘书。除公司行政部配备专职的文秘岗位外,其他管理岗位的从业人员,既要求具备相当的专业技术背景,也要求具备一定的文秘专业素养、技能和事务能力;从需求文秘人员数量上看,目前公司近1400余名员工,其中管理兼文秘岗位员工占比接近20%,而且从发展的情况,今后对管理兼文秘岗位的需求还有增加的趋势;从需求文秘人员的层次上看,公司在选择管理岗位员工时,除有丰富的社会工作经验者可酌情降低要求外,其他至少要本科以上学历的全日制院校的毕业生。这充分说明,民企对文秘人才的需求比较注重实际,复合型文秘人员才能适用于企业管理的发展需要。

(二)培养复合型文秘人员是提高企业管理效率的需要。时下,人多、环节多、重复劳动多等现象是影响企业工作效率的不良因素。在一些企业中,由于不会写材料或不愿意写材料的人太多,凡是文字材料都压到一两个人肩上,不仅造成忙闲不均,而且极大地降低了工作效率。尤其是随着企业单位改革的深入,办公室人员越来越少,绝大多数的管理人员,每人都要对应联系好多个系统和单位,要承担好多项工作,如果自己不会写公文,那么企业管理的任务就难以完成。因此,在企业“减员增收”、提高效率的要求越来越高的今天,每一位企业管理人员都应该成为多面手,这样才能真正适应形势发展的需要。

(三)培养复合型文秘人员是推进企业管理创新的需要。创新是民族的灵魂。能够创造性工作是任何企业管理人员的共同期望和追求。所谓“创造性管理”,是指能够突破管理中的某个难点,使管理工作有深度有创意,能够能给公司提供成功的新经验,促进经济效益的提高。而“创造性管理”从那里来?简单地说,是遵循:“创造性学习——创造性思维——创造性文字条理——创造性实施——总结出创造性经验”这样的轨迹摸索总结出来的,没有一定文字表达能力就难以办到。比如不会写工作研究,就提不出需要创新的问题;不会写工作方案,就形不成创新的路子;不会写经验总结,就无法把创新实践上升到创新理性的高度。因此,不能把提高日用公文写作能力仅仅看成专门文秘人员的事,也是每一个管理人员提升本职工作能力的重要途径之一。

(四)培养复合型文秘人员是企业消除不良文风的需要。不良文风是党政部门、企事业单位机关人员党风不纯的外在表现。党的十八报告要求把“下决心改进文风会风”,同“着力整治慵懒散奢等不良风气”结合起来进行整治,可见不良文风危害之严重以及纠正之紧迫。实践证明,不良文风的存在,除了机关人员的工作态度不端之外,同时也是业务水平低下的问题。如果企业有一大批既懂文秘又熟悉实际和群众需求的复合型人员,写出来的公文材料就不会有“假、大、空”的现象。因此培养复合型文秘人员,正是将中央“改进文风会风”落到企业实处的可靠保障。

二、适应民企特点突出培养复合型文秘人员素养的重点

专才兼通才型的秘书人才是构建秘书人才培养模式中需要考虑的重要因素。企业复合型文秘人员的素质,从大的方面说有几十种,从实用的角度说也有十多种。但是,没有重点就没有政策。企业只有着眼“急用先学”,突出重点,加强培训和引导自学方可快见效。

一要突出培养常用日用公文写作的能力。公文写作与处理是企业文秘人员的第一看家本领。一般说来,在党政机关高级决策层,“法定公文”使用频率较高,“日用公文”使用较少。而在“指导层”和“执行层”,则“日用公文”使用较多,“法定公文”使用较少。企业是经济实体和市场经济的主体,理所当然处于执行层的地位。因此企业文秘人员应该从本单位层次的实际情况出发,在掌握常用“法定公文”写作技巧的同时,着力研究“日用公文”的写作方法,尤其要十分熟练地掌握计划、规划、工作要点、讲话稿、简报、调查报告、章程、述职报告、协议书、工作总结等24种常用文种的写作,以适应本职工作的客观要求。

二要突出培养保障企业发展政策研究的能力《国务院关于鼓励和引导民间投资健康发展的若干意见》强调:必须“清理和修改不利于民间投资发展的法规政策规定,切实保护民间投资的合法权益。”政策环境是民营企业做出经济行为的首要因素和维护自身利益的护身符。无数经验教训证明,企业管理人员良好的政策素质,是激励和引导企业健康发展的核心正能量,反之,亦然。在十八大新政指导下,我国对民间投资的重视被提到从未有过的高度,民营企业迎来大好的发展机遇。企业应培养文秘人员具有研究好4个层面政策的素养:一是具有研究“官方层面”政策的素养,提高企业对官方政策的可用性;二是具有研究“民间层面”决策的素养,增强本单位对同行决策的可借签性;三是具有研究“自身层面”决策的素养,确保本企业投资及经济活动政策依据的准确性;四是具有研究“法不禁止”空地的素养在没有违反法律的情况下,勇于扩大企业活动空间,为实现企业经济效益最大化提供强有力的政策支撑。

三要突出培养全面熟悉本单位业务内容的能力。就勘察设计企业来说,文秘工作的全部内容是与本行业、本单位的业务紧密联系的,而且本行业、本单位的业务,往往要与全国甚致全世界勘察设计方面的业务相联系。这种联系,决定了文秘工作不仅要紧紧地和单位的业务技术联系在一起,而且还要扩大覆盖面,增强更大空间的针对性。这就要求着力培养文秘人员十分熟悉本行业方面的基本专业知识,拓宽知识领域;十分熟悉本行业、本单位的业务性质、经营活动的范围和业务流程;基本了解一些邻近行业的有关业务情况,悉知国内国际相关情况的发展变化,以便把各种公文材料写得符合实际,更好地协助领导搞好各项工作的决策。

四要突出培养促进本单位团结聚合的能力我国十大企业新星俞敏洪曾告诫:民营企业千万不要孤军作战,各行业应该联合成为非常强有力的团队,否则你就变成一个落单的狮子被一群牛活活整死。(《俞敏洪:民营企业家千万不要孤军作战》2011-12-11中国企业家网))行业如此,本单位更应团结聚合。为此,企业要着力培养文秘人员具有良好的团队协作精神和聚合能力,使他们懂得多种场合的礼仪、程序,善于待人接物,善于运用交际手段和艺术,妥善处理经济交往中的矛盾和冲突,能够运用良好的沟通能力,协助领导与企业内外进行广泛沟通,营造并巩固发展一个合作无间、同心同德、互相援助的内外团队,不断增强企业应对国内外复杂局面的能力和市场竞争力,在共同振兴“中国梦”的新征程中实现企业自己的“发展梦”。

五要突出培养服务企业管理和商务贸易的能力。随着现代企业制度的建立和市场机制的充分发挥,企业之间的质量竞争和服务竞争越来越激烈,文秘人员在很大程度上已经成为领导的智能服务者和辅助决策者,他们服务企业管理和商务贸易的能力,有时直接影响企业利润的高低。据此,企业应该着力培养他们熟悉企业的管理和商务贸易的基本技巧,培养他们掌握适时为领导减压的内容和方法,培养他们具备为企业加强管理保持和谐稳定出谋划策的能力。同时,企业文秘人员应该适应当前中央向企业放权的改革新势,勇于解放思想,转变工作职能,创新工作方法,在企业管理和企业经济发展中发挥好创新的助手作用,辅佐领导用好用活企业自主权。

六要突出培养务实品质和埋头苦干的精神。“空谈误国,实干兴邦”,这是习近平担任总书记以来反复强调的工作作风。企业要发展,各级各类员工都要实实在在地多干少说,作为文秘人员,应具有并坚持好“三实”作风。一是求真务实干事。要突出教育和培养文秘人员处理任何工作,都必须尊重事实,从实际出发,不能道听途说,捕风捉影,从凭个人感情和好恶为出发点;二是脚踏实地出力。要教育和培养文秘人员在完成本职工作中,充分体现埋头苦干、任劳任怨、兢兢业业的敬业精神和献身精神,竭诚为企业发展添砖加瓦;三是忠诚老实做人。要教育和培养文秘人员努力培养对企业和本职的赤诚无私、尽心竭力的思想情感、道德操守和职业品德特别是要以诚实守信品格,为提高企业的信用度争光

三、适应民企特点培养复合型文秘人员的途经和方法

“有资料显示,我国企业界秘书80%以上没有受过专业培训”(福州秘书网2005410,都不是“专业户”出身,就是从名牌院校出来的也未必具备全面的秘书素养。要想有一批高素质的复合型文秘人员,企业只有强化在岗培训培养才有可能得到。

(一)强化自学充实法。自学是靠个人的努力去独立获取知识、探求真知、增长才干的个体性活动。华罗庚曾经说过:“一个人在实践的长河中,只有具有独立获取知识的能力,才会永远立于不败之地。”企业应针对一些文秘人员满足现状、放松学习的倾向,通过各种途径,调动他们加强自学的“三力”:即强化责任意识,增强危机感和紧迫,激发自学的“内动力”;强化目标考核,实行绩效与工资挂钩,增强自学的“外压力”;树立先进榜样,营造浓厚的学习氛围,提高自学的“吸引力”。只要不断地学习,不断夯实基础,拓宽知识面,就一定能够使他们紧跟形势及时更新知识,精通业务扎实而有效地做好本职工作。

(二)利益激励成才法人员激励是提高劳动生产率的一个基本途径。企业应根据本单位的实际条件,有选择性地采取如下8种激励内容培养文秘人员:制度激励建立科学、规范的管理制度,催促文秘人员励精图治目标激励确定适当的目标,诱发积极动机和行为,调动文秘人员学习成才主动晋升激励,对特别优秀人员,给予适当职务和工资级别晋升,使他们增强攀向高峰自觉;工作激励把分配给每个文秘人员的工作与其兴趣尽量结合起来,使他们真正怀着兴趣去工作;信任激励,通过对文秘人员的依靠,激励他们积极地去钻研业务;情感激励加强与文秘人员的感情沟通、尊重他们的人格和劳动,使他们始终保持良好的情绪和高昂进取热情物质激励通过物质(如发放工资、奖金、津贴、福利等)刺激的手段,鼓励文秘人员奋发成才;荣誉激励对工作业绩优良、职业道德高尚的文秘人员进行表扬授予光荣称号等激发他们攀向新的高峰。

(三)角色换位培养法,为加快青年文秘人员成才速度,企业应有意识地安排一些同志进行轮岗锻炼,定向培养。企业各级在安排业务骨干轮岗锻炼时,要把文秘人员排上去,不能因为某项业务工作需要某位骨干,就把他们死捆在一个岗位上长久不动,也不能因为机关工作岗位缺人,就把某位文秘骨干长期安排在办公室工作,从而使他们失去“多能”锻炼的机会。对于在集团公司机关工作的文秘人员,要利用多种机会让他们到下属企业任职或挂职锻炼,以促进他们在领导岗位上加快成为“复合”人才的进程。

(四)以老带新提高法。开展“以老带新”活动,是促使青年管理文秘人员快速健康成才的有效途径。为提高帮、带实效,企业应抓好三项工作:一要有明确分工。首先把需要“带”和能够“带”的对象找出来,然后确定谁带谁,做到分工明确,责任明确,内容明确;二要有严格要求。负有“带”任务的老同志要制定详尽的传、帮、计划并付诸实施,新老同志要多联系、多沟通、多交流,老同志应毫无保留的把自己的写作经验、方法和技能传授给新同志,新同志对“带”的内容不达熟练掌握,“带”的工作就不能停止;三要有良好方法。如老同志要带领新同志一起进行调研、写作和处理文件,要指导新同志如何分析问题、如何确定框架、如何草拟初稿、如何修改定稿等,要积极带领新同志参加上级举办的公文写作评比活动,在评比中带出快速准确行文的能力。

(五)定向补短完善法。企业应从单位人才库中选拔具有一定文秘素质、基础较好的青年管理人员作为培养对象,按照“缺什么,补什么”的原则,针对他们的短缺,有目的、有计划地送院校或相关文秘培训班进行短期培训,补齐短板、补强短板,让被培养者逐渐“复合”起来,尽快缩短能力与职务要求的距离。同时,形势在发展,情况在变化,今天已经补齐了的短板,明天又可能出现新的短块。这就需要企业把文秘人员补短板的工作,作为一项长效工作坚持下去。

(六)优选劣汰激活法。经验证明,建立完善的淘汰机制,这是保持秘书人员奋发成才的有效手段。企业对于重要的秘书岗位,应留出一定数量职位,通过群众推荐、考试演讲、组织考察等程序,实行竞争上岗,真正做到“能者上,庸者下”,促使秘书队伍保持一种奋发向上、力争上游的精神状态。就是对于在岗的一般文秘人员,也要定期用“群众拥护不拥护、赞成不赞成、满意不满意”的标准进行考核,对才华出众的“优”者给予提拔任用,对绩效平平的“庸”者进行帮助,对出工不出力的“懒”者进行批评,对无组织无纪律的“散”者进行严管,对铺张浪费贪图享乐的“”者进行整治,借以推动秘书人员始终保持报效企业的坚定志向、自强不息的意志品格和朝气蓬勃的生机活力。

 

(作者系广西华蓝设计(集团)有限公司行政部副部长,联系电话:0771-2438149通信地址:南宁市华东路39广西华蓝设计(集团)有限公司 电子邮箱zjia@gxhl.com.cn

 

 

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